Valg av nye bedriftsløsninger er omfattende. Særlig krevende er valget av et nytt Business Intelligence-verktøy – som gjerne skal møte mange ulike ansattes behov, i tillegg til å være godt integrert med ERP-systemet. Da trenger du en leverandør som kjenner markedet, et brukervennlig system, og en prismodell som gjør investeringen lønnsom i lengden.
Leverandøren må ha fagkompetanse
For å få bedre innsikt i leverandørens kundehåndtering og fagkompetanse, kan du undersøke steder som supportside og kundeforum. Du kan også ta kontakt med BI-leverandøren direkte, og be dem skissere et forslag til hvordan de kan bidra til at ditt selskap når sine mål.
Dette kan gi en god indikasjon på om BI-løsningen innehar produkter som bidrar til økt performance management (ytelsesstyring) for deg. Også kundeerfaringer er en god måte å innhente troverdig og pålitelig informasjon på.
Les også: Sixt Bilutleie valgte OneStop Reporting
Systemet må være brukervennlig
For å få god utnyttelse av BI-løsningen, er brukervennlighet trolig også en avgjørende faktor. Det er viktig at funksjonaliteten er intuitiv, så alle forstår hvordan de skal manøvrere i løsningen. Alternativet er at dere ender opp med en passiv bruk og at løsningens fulle potensiale aldri blir brukt.
For å avgjøre brukervennligheten, kan det være en god indikator å evaluere hvor lang tid det tar «å komme ordentlig i gang». Hvor lang tid det tar kan være svært forskjellig fra system til system. Disse spørsmålene gir en god indikasjon på hvor ressurskrevende systemet er:
- Kreves det en omfattende implementering med mye ekstern bistand?
- Eller er det noe dere enkelt kan gjøre og forstå på egenhånd?
- Etter implementeringen, hva gjenstår før dere får utnyttet løsningen?
- Tilbyr leverandøren det et sett av ferdige rapporter og budsjetter slik at dere med engang er «oppe og går»?
- Hvor krevende er det å skreddersy egne rapporter/budsjetter?
Prismodellen må passe din forretningsmodell
Priser kommer i alle størrelser. Det som innledningsvis ser billig ut, kan ende opp med å bli en dyr investering avhengig av pristypen: Er det fastpris, månedlig avgift, vedlikeholdskostnader, pris per bruker?
Skal du ha mange brukere i systemet, kan det for eksempel lønne seg å velge en leverandør som tilbyr en noe høyere fastpris (og dermed lavere pris per bruker), som betales med én gang. Det å kartlegge hvor mange produkter i leverandørens produktsuite dere har behov for, kan også få stor innvirkning på sluttsummen.
Les også: Hva bør du se etter i en rapporteringsløsning?
Gjør en behovsvurdering
Det finnes utallige faktorer og spørsmål å ta hensyn for å avdekke BI-løsningen som best imøtekommer dine behov. Vi håper denne artikkelen har gitt deg noen forslag til hvor du kan begynne denne prosessen. Gode fagkunnskaper, erfaring, brukervennlighet og prising er faktorer vi tror er særlig viktige å ta hensyn til.
Dette er viktigste spørsmål du bør stille:
- Ønsker vi rapportering og/eller budsjettering?
- Er det viktig for oss med grafiske fremstillinger i analysene?
- Hvor omfattende tenker vi at implementeringen må være?
- Skal løsningen kjøres i økonomisystemet, datavarehus eller skyen?
- Har vi kun behov for ett produkt eller ville en komplett produktsuite vært mer nyttig?
