Min bestefars fornemmelse for The Broken Window Syndrome

Min bestefar holdt orden rundt seg. Ikke slik at alle plagg i skapet måtte ha tellekanter og det aldri måtte stå en brukt kopp framme, men på den måten at ei rive som lå ubrukt framme på tunet alltid ble satt inn i skjulet og søppel som lå ved avkjøringa til garden ble plukket opp og lagt dit det skulle ligge. Han var også en mann som leverte inn penger funnet på gata til ekspeditøren i nærmeste butikk med beskjed om å gi de til den som hadde mistet de hvis denne skulle komme tilbake å spørre. Dette var en oppførsel jeg som gutt så mange eksempler på.
Mye senere i livet ble jeg introdusert for The Broken Window Syndrome eller det knuste vindus teori, som jeg velger å kalle det på norsk. Dette er et av de øyeblikkene jeg har fått en ganske umiddelbar følelse av at noen gir meg en nyttig og god beskrivelse vi kan bruke for å forstå noe av det komplekse i menneskelig samhandling. Følelsen sprang ut av at jeg umiddelbart kunne gå gjennom mange eksempler fra livet som ga medhold til teorien. Tittelen spiller på at et forlatt hus kan stå ganske uskadd en periode, helt til det første vinduet blir knust og ingen reparerer det. Åpningen i dette vinduet ser ut til å være en invitasjon til Shiva, ødeleggelsens gud, til å ta noen dansesteg innenfor. Ganske umiddelbart er flere vinduer knust, og deretter vil huset forfalle raskt.

Mer generelt kan vi si at signaler om at mennesker har sluttet å bry seg vil føre til at enda flere mennesker slutter å bry seg. Vi vil nesten alle sammen ha respekt for det andre viser respekt og omsorg for. Det er mennesker som knuser disse rutene. Når et vindu er knust uten at hverken det gjøres anskrik eller noen tar en telefon til glassmesteren har resten av vinduene med ett status som skyteskiver for sprettertene i nabolaget. Min bestefar lot aldri et knust vindu stå ureparert, og han lot ikke den uheldige dø i synden ved å tie om saken.

Teorien er introdusert gjennom samfunnsforskningen og handler om hvordan respekten for lover, regler og orden generelt blir redusert hvis vi aksepterer brudd på noen regler eller omgivelsene er forsøplet. Det interessante er at dette virker relevant for organisering av mennesker selv om vi ikke behøver å anse forglemmelse av timeføring som en kriminell forseelse. Dette handler først og fremst om å bygge en felles kultur hvor alle har omtrent den samme respekten for våre felles behov og hver enkelts behov. Dette vil gjelde på flere nivåer og i flere sammenhenger. I programmeringsfaget vil det være veldig gode eksempler på hvor viktig det er å være veldig bevisst på å følge noen godt utprøvde framgangsmåter. Når vi skal skal bygge motivasjon for å følge årets planer og oppnå lojalitet, kan det hende at en plan det er mulig å følge fullt og helt er bedre enn mange gode intensjoner? Til sist, i etableringen av et kvalitetssystem gir det seg nesten selv at teorien vil være relevant, her er det kanskje en nøkkel som ingen helt har funnet ennå, kvalitetssystemer har en egen evne til å forvitre. Vi skal se nærmere på dette under.

 

Angående programmering

Noen programmerere har kanskje allerede hørt om det knuste vindus teori, og her i Visma har vi i alle fall hørt om «The Boy Scout Rule», som ble ypperlig beskrevet av Tommy Bø i blogginnlegget The boy scout rule og smidige prosjekter. Slektskapet mellom de to er veldig nært. En speider skal alltid forlate leirplassen i bedre stand enn da han fant den. Kode du skal utvide vil alltid ha svakheter. Hvis du finner en metode med feil navn her og en løkke som består av løkke på løkke der, kan du prøve å løse litt opp i det så det blir en pen sløyfe til slutt. Da har en sprekk i et vindu blitt borte og det hele er mer forståelig for nestemann. Kanskje denne nestemannen også føler at det er viktig å ikke lage rot i denne koden som en forgjenger har lagt så pent fra seg.

Det vi snakker om her er å bevege seg mot et ideal. Det krever utvikling av kultur og erfaring, men i dag finnes det også verktøy som kan blottlegge noen av syndene til en stakkars programmerer fra dag til dag. En klok utnyttelse av slike verktøy for å bygge en kultur som sørger for godt kodehåndverk er å anbefale. Da blir idealene litt mer konkrete og munnhellet om at man kan ønske i den ene hånda og spytte i den andre får mindre slagkraft.
Idealer og regler kan stå i nært slektskap, jeg tror regler er nevøen til idealer. Idealer er noe som må modnes og kan ha stor innvirkning. Regler har den fordelen at de er veldig konkrete, svakheten er at de ofte berører kun det overfladiske. En god regel i programmering er å fjerne all utkommentert kode og død kode, altså kode som ikke kjøres. Det syndes ofte mot dette, men er så lett å gjennomføre at selv en prosjektleder kunne gjort det. Det gode med denne regelen er at det ikke finnes gode grunner for unnlate å umiddelbart følge den og at den peker mot et ideal.

Når en regel peker mot et ideal om at f.eks. koden skal være ryddig bygger vi opp kulturen gjennom regelen. Etter noe tid trengs ikke overvåkning av regelen lenger, siden det er etablert i kulturen at man holder orden i koden. Alle har over tid følt på fordelen av å jobbe med ryddig kode, og den som nå roter det til vil forhåpentligvis få pent beskjed om å endre praksis. Det er også et godt eksempel på å forbedre det teamet selv har kontroll over.

 

Angående planlegging

Mange av oss er ivrige etter å gjennomføre forbedringer og utvide eksisterende aktivitet. Det fører til det neste område hvor det knuste vindus teori bør ligge i bakhodet til aktørene. Som jeg har beskrevet i tidligere blogginnlegg er det hovedretninger som settes opp mot hverandre blant annet i planlegging der klassisk lineær planlegging med tidlig detaljplanlegging er det ene ytterpunktet og smidig planlegging med stegvis planlegging er det andre. Det er mye å si om dette, men et helt sentralt poeng i den sistnevnte er å legge planer i så stor grad som vi faktisk antar vi klarer å gjennomføre.
Det gir et godt førsteinntrykk hvis vi legger fram detaljert planer som viser at vi behersker alle eventualiteter. Men hvis tiden går og vi ser at den prestisjefylte planen ikke er gjennomførbar, har vi da muligheten til å få andre til å legge inn litt ekstra innsats for å gjennomføre noen deler hvis andre deler uansett ikke lar seg redde? Vil de ikke se de brustne vinduene, og gjøre som mennesker flest, anta at vinduet deres også kan leve videre med en sprekk?

Noen planer legges fram og oppdateres jevnlig, og det er ikke uvanlig at mot i brystet og høye kneløft har gjort disse planene omfangsrike. Ofte er det likevel slik at det i løpet av planperioden må gjøres harde prioriteringer rundt hva vi ledere bruker tiden på. Det er forståelig, men det fjerner ikke den synlige skaden som oppstår når et uoppfylt mål forbigås i stillhet. «Hainn lyse’ no itj’ læll,» sa en politimann rolig til meg, da jeg ble stoppet med leiebil uten lys i ene frontlykta, og i litt heseblesende falsett prøvde å si at bilen ikke er min og at jeg akkurat hadde plukket den opp i hui og hast.

Vi kommer ikke rundt at planer og strategier må være enklest mulig i sin form og sette fram noen få idealer og regler som det er mulig å følge og gjennomføre. Vi kan ikke beherske verden, men vi kan finne sentrale felles kulturbyggende regler å etterleve og beherske.

Etter hvert kan vi kanskje strekke oss litt lenger hvis reglene har blitt innarbeidet i kulturen og vi alle står støtt i den. Idealene og reglene må være synlige og det må være ærlighet rundt om de er brutt. Ledere må fram med sparkel og glass hver gang en sprekk oppstår. Da vil ikke planene bli rammet av forfall slik som teorien tilsier at de kommer til å gjøre. Det vil også styrke respekten og ærbødigheten for planene som kommer i neste fase.

 

Angående kvalitetssystemer

Sist, men ikke minst, er innføring av kvalitetssystem et interessant studie i det skarpe sollyset som kommer inn gjennom det knuste vindus teori. En definisjon av et kvalitetssystem kan være noe sånt som «Organisasjonsstruktur, ansvar, prosedyrer og ressurser som er iverksatt for å sikre kvalitet». Det mange har sett og det vi etterhvert vet ganske sikkert er at kvalitetssystemene forvitrer overraskende fort etter at de er implementert selv om noen selskaper satser ganske mye på å få dem til å fungere.
Dette er litt forbløffende, siden mennesker som utformer disse systemene burde være opptatt av kvalitet i gjennomføringen. Ledelsen burde være opptatt av å få effekt av den store investeringen det normalt er å utforme dem og ikke minst skulle man tro at de som skal bruke det ville plystre på vei til jobb i trygg forvissning om å ha et system som hjelper dem til å være dyktige. Et godt system burde være i stand til å håndtere rutineoppgaver og repeterende oppgaver slik at de som skal utføre arbeidet vil kunne bruke mest mulig tid på å utfolde sin kreativitet og skaperkraft.

Et ganske solid grunnlag for å slå fast den raske forvitringen er gitt i artikkelen til Jon Iden, førsteamanuensis ved NHH, publisert i tidsskriftet Magma (Econas tidsskrift for økonomi og ledelse). (Iden, J. Fører investering i kvalitetssystem til prosessledelse? Magma. 1/2011s. (49-57)). Dette er skrevet i de avsluttende linjene i oppsummeringen av artikkelen: «[…]Basert på en fortolkende analyse av intervjuer fra 23 bedrifter konkluderer vi med at investering i kvalitetssystem ikke synes å ha ført til utstrakt prosessledelse for disse bedriftene. Bedriftslederne er ikke spesielt opptatt av arbeidsprosessene i det daglige, prosesseierrollen er ikke etablert i praksis, arbeidsprosessenes ytelse og resultater blir ikke målt, og kontinuerlig forbedring er ikke i fokus. […]» Dette er konklusjonen etter at han har undersøkt et utvalg av bedrifter som tilhører bransjer som bank, IT, utdanning, næringsmiddelindustri, olje og gass, ingeniørvirksomhet, telekommunikasjon og sykehus. Størrelsen varierer fra 50 til mange tusen ansatte. Alle unntatt to firmaer har sågar sertifisert kvalitetssystemet sitt i henhold til en ISO-standard og/ eller en bransjestandard.
Det går selvsagt an å forestille seg at systemene har blitt for omfattende og byråkratiske, slik at de oppleves som et hinder og dermed motarbeides. Det kan også være et antall andre grunner for at det blir store avvik mellom kvalitetssystem og praksis. Men forskeren har noen betraktninger på slutten av artikkelen: «Et kvalitetssystem er en betingelse for handel; for å selge produkter og tjenester i sin bransje. Derimot var det ingen av dem vi intervjuet, som fortalte at de primært investerer i et kvalitetssystem fordi dette vurderes som viktig for bedriftens utvikling og styring.»

Å forstå paradokset med de hurtig degenererende kvalitetssystemene er noe som burde ha vært plottet i en Agatha Christie-roman eller en Alfred Hitchcock-film. En kan se det for seg hvordan protagonisten går rundt blant menneskene og snakker med dem for å forstå hvordan systemet for kvalitet selv ikke blir fulgt opp med kvalitet. Scenen utspiller seg kanskje ikke på Orientekspressen, men på den varm dag i Silicon Valley. Og kanskje kan vi låne øre til de store krim-mestrene. Løsningen ligger i menneskenes sinn og i psykologien. Når de som vil innføre systemet ikke føler at det har en verdi i seg selv, men at det er et middel til å oppnå noe annet, så oppfatter kanskje andre mennesker disse signalene. Ganske sikkert sniker det seg inn en følelse av et litt rusk her og en hybelkanin der ikke er så nøye. Det går ganske lang tid før målet om salgbarhet blir skadelidende; før rusket har samlet seg opp til en kontorlandskapskanin. En stor en, som synes fra utsiden. Mange av oss vet hvor vanskelig det er å ta livet av en gnager som har blitt mannevond.

Og igjen: Hvis kvalitetssystemet er enkelt i sin beskrivelse og form er det lettere å få et forhold til det og vedlikeholde det. Et forslag fra undertegnede er å bruke The Boy Scout Rule som en grunnsten i systemet. Ta utgangspunkt i de som bryr seg mest om arbeidsprosessene og resultatet og bruk deres forslag til å bygge et system og en kultur. Prosessene er i praksis det samme som det vi kaller håndverket, kunnskapen og faget. Etabler gode mønstre å jobbe etter og sørg for at det ferdige arbeidet er basert på et godt mønster.

 

Tenk selv

Det blir opp til hver enkelt å tenke gjennom om erfaringene i livet stemmer med det knuste vindus teori. Denne typen teorier kan ikke underlegges like strenge tester som de naturvitenskapelige, men det er gjennomført noen forsøk på se om den stemmer, og en undersøkelse som gir støtte til teorien er beskrevet her: https://www.forskning.no/artikler/2008/november/201988. (K. Keizer, S. Lindenberg, L. Steg, The Spreading of Disorder, Science, Science Express, 20. november 2008.)

Budskapet jeg vil ha fram er ikke at vi alle skal gå i takt og aldri opponere. Det er to helt forskjellige ting å opponere mot en regel fordi du bevisst mener at regelen er feil og å bryte den fordi du ikke tenker. Alle som er involvert i et felles prosjekt skal være bevisst hvordan vi opptrer og hvordan vi påvirker andre ved å vise respekt for grunnleggende felles mål og idealer. Se deg rundt og vær bevisst på hva du ser, og si fra hvis noe kan bli bedre.

Vi må innse at vi er mennesker. Vår sterkeste drivkraft er å bli sett og anerkjent for beundringsverdige resultater samtidig som vi fungerer godt i et miljø som anstendige borgere etter de normer og regler om finnes. Hvis lista legges lavere av de toneangivende vil mange av oss sveve litt ubevisst nedover. Oppfordringen er likevel at det er prisverdig for hver enkelt å sette sin egen standard og være en som lirker lista oppover.

Tilbake der jeg vokste opp står det mange bygninger som har opplevd mange harde vintre. På bildet ser du vinduene på huset vi kaller Gamlebygningen, ei østerdalsstue som ble bygget på 1690-tallet. Gardens små overvåkere, ekornene og svalene, må vite at Shiva lurer i buskene og ser etter en mulighet for å lage en sprekk, men huset har stått stødig i 300 år og kommer nok til å stå i 300 år til. Årsaken til det er at Vishnu, som skaper og opprettholder, også har vært til stede, i form av min mormor, min bestefar og brødrene hans.

Da de forlot oss stod det igjen en gård som var i bedre stand enn da de overtok den. De arbeidet ganske uten nedskrevne kvalitetssystemer, men med en klar fornemmelse for det knuste vindus teori.

Sivilingeniør med 15 års erfaring innen prosess- og prosjektledelse, utvikling, løsningsarkitektur og rådgivning. Han har både personalansvar og prosjektansvar.
Kontakt Anders G.: