Er én eller flere av disse møteplagere? Sannsynligvis. Ta grep og bli en bedre møteleder.

Er du en møteplager? Med 5 enkle grep blir du en møtevinner

Det finnes neppe én annen ting på arbeidsplassen som det er så sterke meninger om – og som skaper så heftige diskusjoner – som møter. Nærmere bestemt endeløse møter. Møtetyranni. Møteplagere. Bortkastet tid. Lite produktivt. Dette er alle gjengangere i diskusjoner jeg har overhørt (og selv deltatt i). Noen velger å løse møteflokene med stående møter, gående møter, møteforbud, møter kun i kjernetiden, tidsbegrensede møter og andre mer eller mindre vellykkede tiltak. Men hvorfor i all verden er det slik? Er virkelig møter så ille – eller er det noe ved måten vi gjennomfører møtene på som skurrer?

Jeg brenner for effektivitet og økonomi. Det gjør heldigvis også arbeidsgiveren min. Så kan man gjerne si at diskusjoner rundt økonomi bare bidrar til enda flere møter. Samtidig skriver jeg i innledningen at møter ofte er lite produktive. Så, hva er det egentlig jeg mener?

Min konklusjon ser omtrent slik ut: Ordet «møte» indikerer at to eller flere personer møter hverandre. Når man møter hverandre, kommuniserer man. Kommunikasjon er bra og skaper grunnlag for effektivitet. Altså – møter er bra. Men ettersom møter gir rom for misbruk, bør det settes opp noen kjøreregler.

Fem kjøreregler for en sunnere møtekultur

Disse retningslinjene tar utgangspunkt i møter med økonomiske spørsmål på agendaen. Jeg tror at de med fordel kan brukes for andre typer møter også. Her er fem forslag:

  1. Møtestruktur: Planlegg møter igjennom året. Slik setter du helt andre forventninger til møtene enn om de bare dukker opp i ny og ne. Det har også en oppdragende effekt ved at alle ansatte selv må avgjøre på hvilke møter ting kan tas opp. Dette reduserer bruken av plutselige møter. Det kan være smart å strukturere møtet etter en mal med utgangspunkt i hvem som trenger informasjon når og behovet for kommunikasjon begge veier (altså det reelle behovet for et møte). Er ikke disse kriteriene tilfredsstilt, vil det være enveis kommunikasjon. Til dette har vi andre og bedre metoder.
  2. Møtetyper: Definer møtetypen og la det være avklart på forhånd. Er det et informasjonmøte (enveis), arbeidsmøte hvor det skal produseres underveis i møtet, et diskusjonsmøte, forberedende møte eller noe helt annet? Det handler om å styre forventningene til de som møter opp riktig.
  3. Forarbeid: Alle som kommer i møtet må vite hva som skal gjennomgås, hva som er forventet og hva formålet med møtet er. Og det viktigste ved diskusjoner om økonomi og tall: Alle må sitte på det samme tallgrunnlaget og kjenne dette på forhånd. I Visma har vi eksempelvis en portal som heter Myvisma. Denne er brukerstyrt, med et dashboard med tall i sanntid og muligheten for standard rapporter. Hvis disse er tilgjengelige for møtedeltagere på forhånd, sitter alle med samme informasjon, samme tall og samme målparametre. Dette er helt essensielt for å kunne ha gode diskusjoner. Da kan årsakssammenhenger diskuteres og debatteres, uten at møtet dreier seg om hvorvidt tallene er riktige.
  4. Agenda: Å sette en agenda er en ting. Den sier mye som hva slags type møte det er snakk om, tidspunkt, hvor lang tid som er satt av, hvem som er invitert (de som må komme og de som er invitert men ikke er obligatoriske) og hva som er forventet mål med møtet. Hva skal deltakerne sitte igjen med?
  5. Referat: Her skal du oppsummere møtet så kort og konsist som mulig. Hvis møtet er av typen der det blir tatt beslutninger, skal dette komme klart frem av referatet. Hvem skal gjøre hva til hvilken tid og med hvilket resultat? Når er neste møte? Referat skal alltid sikre fremdrift.

Gode forberedelser er nøkkelen

I Visma er vi ikke så opptatt av om møtet gjennomføres stående eller sittende, eller i et møterom med bord eller uten. Vi er derimot opptatt av at forarbeidet er gjort og at alle data er tilgjengelige på en enkel måte for alle deltakerne. Det være seg på mobil, nettbrett eller PC. Jo mer informasjon som er tilgjengelig og riktig, jo mer effektivt blir selve møtet. Så er det også en del regler som bør følges, som vi nå har sett nærmere på.

Våre rådgivere kan hjelpe til med å sette opp systemer for enkler håndtering av økonomiske rapporter gjennom smarte nettløsninger eller skreddersydde rapporter. Vi kan også hjelpe til med å bygge opp en produksjonsplan rundt alt som har med regnskap og lønn og gjøre. På dette fundamentet kan vi bygge en mer effektiv møtekalender og en sunnere møtekultur.

Dag Henning Kleven er Head of Sales i Visma Services Norge AS. Han har tidligere jobbet som Country Sales Manager i Sony og Checkpoint Systems.
Kontakt Dag Henning: