Ledere tviholder på Excel-rapportene: 5 grunner til hvorfor du bør endre på det

Som leder ønsker du å ta beslutninger basert på faktiske data – og ikke på magefølelse. Derfor trenger du et skybasert rapporteringsverktøy.

Enten du leder en organisasjon, en mellomstor bedrift eller et større selskap er likhetstrekkene ofte det samme: Du ønsker å styre virksomheten med orden og oversikt. Slik får du et bedre beslutningsgrunnlag for å ta vanskelige avgjørelser og kan fokusere på fremtidige strategier som skaper verdier og sikrer vekst.

Men hvilke verktøy bør du benytte deg av for å få overblikk over organisasjonen? Og hvordan kan du bruke denne innsikten til å forbedre og fornye bedriften?

Martine Borgaard i Visma har i mange år jobbet med skybaserte rapporteringsløsninger for norske bedrifter. Hennes erfaring er at mange ledere ikke vet at det finnes verktøy som gjør det enklere å ta gode beslutninger.

Egentlig er et slikt verktøy en gavepakke til alle daglig ledere, fordi man ikke er avhengig av å vente på regnskap fra måned til måned, sier Borgaard.

En som allerede har sett verdien av å investere i gode rapporteringsverktøy, er Irmelin Leinslie. Hun er økonomiansvarlig i “Høyt & Lavt”, en bedrift med 15 klatreparker i Norge. Ifølge Leinslie har de merket betydelig forskjell i tidsbruk både i regnskapsavdelingen og i ledelsen, etter at de tok i bruk skybasert rapporteringsverktøy i stedet for kun Excel.

Når man setter opp budsjetter manuelt er det stor sannsynlighet for feil, men når tallene automatiseres løpende og rapportene genereres automatisk, får mer tid til kjernevirksomheten vår som er å utvikle og utvide klatreparkene, forklarer Leinslie.

5 grunner til hvorfor norske bedrifter bør gå bort fra Excel?

1. Du får full oversikt og kan hente ut dataene i sanntid.

– Tiden med manuell regnskapsføring og rapportering er forbi. Har du verktøy som automatiserer disse prosessene, kan rapporter genereres på et blunk og du kan til enhver tid sjekke siste status på budsjettet og se hvordan bedriften ligger an i forhold til prognosene, forklarer Martine Borgaard i Visma.

2. Du kan tilpasse tallene til hvem som skal se dem.

Skal du presentere tall for styret, interesserte investorer eller ansatte i bedriften?

– Med digital rapportering kan du enkelt og effektivt velge ut hvilke tall du vil vise. Ulike målgrupper er gjerne interesserte i ulike aspekter ved bedriften,  og har ulike utgangspunkt for å forstå dataene.  Derfor er det viktig å tilpasse tallene til formålet de presenteres for, sier Borgaard.

Hun trekker frem at noe av styrken med slike verktøy er at man velger hva man vil vektlegge og kan variere dette visuelt med grafer, diagrammer og tabeller –  alt etter hva som er hensiktsmessig og hvilken målgruppe man ønsker å nå ut til.

3. Du sparer tid.

– Rapportene  genereres automatisk. På den måten slipper man å bruke for mye tid på sette opp rapportene, sier Irmelin Leinslie i Høyt & Lavt.

Etter at bedriften la om til digital rapportering merker hun betydelig forskjell i tidsbruk både i regnskapsavdelingen og i ledelsen.

– Når tallene automatiseres løpende og rapportene kan genereres får vi mer tid til kjernevirksomheten vår, nemlig å utvikle og utvide klatreparkene, sier hun.

4. Du slipper å gjøre feil.

En annen fordel med digitale rapporteringsverktøy er at det blir mer presist.
– Det er stor sannsynlighet for feil når man setter opp budsjetter manuelt, sier Leinslie. Hun viser til at prosessen også blir enklere når hver avdeling kan legge sine tall direkte i rapporten, i stedet for å sende det inn til regnskapsavdelingen.

– Det føles trygt og tidsbesparende å bruke digital rapportering, sier Leinslie i Høyt & Lavt.

5. Du kan legge strategier fremover.

For en daglig leder er likevel det aller beste med digitale rapporteringsløsninger at du får tid til å tenke fremover, mener Martine Borgaard i Visma.

– Ikke bare får du frigjort tid du ellers ville brukt til å grave etter tall, du får også bedre oversikt og finner ut hvilke grep du bør ta for å jobbe mer effektivt.

Vil du vite mer om skybasert rapportering? 

Erstatter du Excel med et skybasert verktøy for rapportering, blir det enklere og mer effektivt å lage budsjetter, og til enhver tid holde seg oppdatert på bedriftens økonomiske helse. Og med riktige tall i regnskapet, kan du som leder stole på at du går fremtiden i møte med beslutninger tatt på et godt grunnlag.

Klikk på knappen under og les mer om hvordan du kan bruke et skybasert rapporteringsverktøy i din bedrift her.

Les mer her

Mest populære