Hvorfor er det viktig å velge riktig lønnsbeskrivelse ved registrering av lønn? I a-meldingen rapporterer arbeidsgiver inntekts- og arbeidsforholdsopplysninger hver måned. Skatteetaten, NAV og Statistisk Sentralbyrå (SSB) har derfor til enhver tid oppdaterte opplysninger som de kan bruke i sitt arbeid.
Les også: Hva er forskjellen på arbeidsreise og yrkesreise?
Det er også andre etater og institusjoner som kan bruke opplysningene fra a-meldingene etter samtykke eller hjemmel i lov, dette gjelder blant annet Fellesordningen for AFP, banker og Husbanken mv. Forsikringsselskaper og banker kan også hente grunnlaget for OTP-premien dirkete fra a-meldingene. At opplysningene i a-meldingen er oppdaterte og riktige hver måned er derfor av stor betydning.
Grunnlaget for beregning av sykepenger
Sykepengegrunnlaget fastsettes som hovedregel på grunnlag av hva som er rapportert i a-meldingene de tre siste månedene før den ansatte ble syk.
NAV sin kontroll av sykepengegrunnlaget angitt i inntektsmeldingen har en delvis automatisert beregning basert på hvilke lønnsbeskrivelser som er valgt ved rapporteringen i a-meldingen. De fleste lønnsprogrammer foreslår et sykepengegrunnlag til den digitale inntektsmeldingen basert på hva som er rapportert i a-meldingen.
Unøyaktig rapportering vil kunne medføre feil beregning av inntektsgrunnlaget, gi lavere refusjon av sykepenger enn forventet og generere flere henvendelser fra NAV.
Valg av lønnsbeskrivelse – Kontantytelse
Her er en oversikt de mest brukte lønnsbeskrivelsene, og når de som utgangspunkt er ment brukt
Fastlønn
Lønnbeskrivelsen gjelder når lønn utbetales månedlig, ukentlig eller det gjøres en annen fast utbetaling. Fastlønn omfatter avtalt fast bruttolønn.
Timelønn
Timelønn rapporteres for ansatte med avtalt timelønnssats. Det skal spesifiseres antall timer som ligger til grunn for timelønnen.
Faste tillegg
Faste tillegg er tillegg som kommer regelmessig ved hver lønnsutbetaling, og knyttet til personlige egenskaper, evner eller ansvar. Eksempler på faste tillegg er tillegg for ansvarsvakter, fagansvar og lederansvar.
Uregelmessige tillegg knyttet til ikke-arbeidet tid
Benyttes hvor den ansatte får et uregelmessig tillegg for å være tilgjengelig, men hvor han ikke er på arbeidsplassen. Dette omfatter for eksempel vakttillegg, beredskapstillegg, hjemmevakt mv
Helligdagstillegg
Skal brukes hvis den ansatte har krav på tillegg til ordinær lønn for arbeid utført på helligdag, for eksempel på 1. og 17. mai. Det er kun tillegget som skal rapporteres under denne lønnsbeskrivelsen.
Uregelmessige tillegg knyttet til arbeidet tid
Denne lønnsbeskrivelsen skal brukes når arbeidsgiver gir tillegg på grunn av forhold knyttet til stillingen eller yrket, arbeidsmengde, arbeidstid eller -sted. Det regnes som arbeidet tid så lenge den ansatte må oppholde seg på arbeidsstedet. Dette gjelder selv om det ikke er utført noen arbeidsoppgaver.
Eksempler på tillegg som skal innrapporteres er skifttillegg, turnustillegg, offshoretillegg, tillegg for arbeid på lørdag og søndag, samt tillegg for arbeid på kveld eller om natten.
Bonus
Bonus er godtgjørelse som kan knyttes direkte til innsats eller resultater som for eksempel resultatbonus, deling av overskudd i virksomheten, gratiale, tantieme mv.
Overtid
Overtid er kontantvederlag som er gitt som kompensasjon for arbeidet overtid. Gjelder både der arbeidsgiver utbetaler ordinær timelønn og overtidstillegg eller der kun overtidstillegget kommer til utbetaling.
Styrehonorar og godtgjørelser i forbindelse med verv
Lønnsbeskrivelsen skal brukes både på honorar og godtgjørelse til medlem av styre, representantskap, utvalg, råd el.
Sluttvederlag
Sluttvederlag er definert som kontantytelser som gir økonomisk kompensasjon til arbeidstakere som ufrivillig mister jobben ved avskjed, oppsigelse eller avtale med arbeidsgiver, og er ofte avtalt i «sluttpakker». Det regnes også som sluttvederlag når lønn utbetales etter at den ansatte har fratrådt sin stilling.
Honorar, akkord, prosent eller provisjonslønn
Kontantytelser som er honorar, prosent-, provisjonslønn eller etter akkord skal rapporteres på denne lønnsbeskrivelsen. Honorarer eller godtgjørelser til medlem av styre, representantskap, råd eller lignende skal oppgis som styrehonorar.
Feriepenger
Feriepenger omfatter alle kontante ytelser for ferie, uavhengig av hvordan dette beregnes. Samlede feriepenger innrapporteres, uavhengig av om beregningen er basert på prosentsats eller som et ferietillegg til ordinær fastlønn. Feriepenger inngår som hovedregel ikke inn i sykepengegrunnlaget, og NAV vil derfor se bort fra inntekt som rapporteres som feriepenger ved kontroll av inntektsmeldingen.
Annet
Lønnsbeskrivelsen skal i utgangspunktet omfatte alle kontantytelser som ikke naturlig hører inn under en spesifisert lønnsbeskrivelse. Annet er f.eks riktig å bruke ved refusjon av arbeidsreise, ved refusjon eller godtgjørelse til overtidsmat utover skattefri sats og ved refusjon av elektronisk kommunikasjon uten bilag.
