Kommunikasjon i prosjekter – uten First House

I våre dager er kommunikasjonsbransjen et hett tema. First House får så ørene flagrer for å gå fram med uetiske virkemidler for å påvirke opinionen og makthaverne. Det kan virke som enkelte aktører har andre oppfatninger om hva som er god og akseptabel kommunikasjon i samfunnsdebatten enn det som er den gjengse oppfatningen. Men hva er egentlig problemet?
Dette er interessant på samfunnsnivå, og jeg vil gjennom dette innlegget beskrive hvordan dette kan vurderes innenfor et prosjekt og hva slags kommunikasjon vi trakter etter når vi skal forsøke å jobbe sammen mot et mål.

Dag Hareide, nåværende leder av Regnskogfondet, skrev for noen år siden en artikkel som gir en god inndeling av kommunikasjonsformer. Blant sine mange verv har han også vært leder av Nordisk Forum for Megling og Konflikthåndtering og rektor på Nansenskolen. Han delte det opp i dialog, diskusjon, debatt og forhandlinger. Dette er en veldig god struktur for forstå de situasjonene vi er i også når vi kommuniserer innenfor rammen av et prosjekt, og det kan være nyttig å få alle involverte til å reflektere over dette. Det er tre kategorier her som kan være nyttige i prosjektsammenheng, og en som ikke er så nyttig.
Dialog beskriver han som en åpen samtale hvor hensikten er å bli kjent med hverandre og få innsikt i hverandres bakgrunn. Mange anbefaler å gå til et sted som serverer drikke med bobler eller holde en annen samling av sosial karakter for å få til dette. Det er vanlig praksis å gjennomføre noe sånt når et prosjekt starter. Den innledende dialogen danner grunnlag for å bedre å forstå grunnlaget for andres behov.
Diskusjonen er arenaen hvor en utfordring blir lagt på bordet sammen med alle kjente fakta og de involverte kommer med sine beste forslag og argumenter. Idealet er at alle skal forstå mest mulig og den eneste intensjonen er å finne den beste løsningen uansett ståsted. Sannheten skal fram. Vi vil gjerne være på denne arenaen, siden partsmotsetninger legges til side og løsningen står i sentrum.
Forhandling er en arena hvor vi erkjenner at vi har forskjellige ønsker og partene vet at vi skal gjennom noen runder hvor vi ikke nødvendigvis er villige til å legge alt på bordet i utgangspunktet. Dette er den reelle situasjonen i blant, for eksempel ved forhandlinger om kontrakt fram mot oppstart. Hvis forhandlingene går bra gir dette grunnlag for at partene heretter kan åpne seg opp for hverandre og løse prosjektets utfordringer gjennom diskusjon.

Når vi kommer til debatten er det vanskeligere å se nytten i prosjektarbeid. Vi opplever som regel denne formen på tv hvor målet for alle deltagerne er å slå i hjel den andres argumenter og stå igjen som en seierherre. I samfunnslivet har debatten nytte, siden det kan vise klart forskjellige menneskers oppfatning og hvordan dette bryter mot andre interesser i samfunnet. Formen kan også være opplysende for andre, siden det er mulig å se hvilke argumenter som står seg i en slik tvekamp.
Når prosjektdeltagerne havner i en debatt vil dette normalt ikke føre noe sted hen. Dessuten kan det oppstå konflikter hvis du tror du har møtt opp til en diskusjon og etter hvert oppdager at du har havnet i en debatt hvor alle opplysninger som troskyldigst er lagt på bordet blir brukt mot deg.
Det er i debatten kommunikasjonsbyrået gjør sin entré. Eller rettere sagt, det er når debatten foregår det viser seg at de allerede har vært der, ommøblert arenaen og gått igjen uten at noen helt så hva som foregikk. En oppsummering av dette kommer nederst i innlegget.

Åpenhet er ikke alltid kommunikasjonsbyråenes ledestjerne, men det er nettopp det vi ønsker i prosjektet. For å få til åpenhet er det noen generelle tips vi kan ta med oss. Først og fremst: Bruk et språk flest mulig forstår og forsøk å sette deg i stolen til en nylig ankommet tredjepart som skal forsøke å skjønne hva som foregår. Det er alltid noen som ikke var i rommet hvor en beslutning ble tatt som vil som være dypt takknemlig for dette perspektivet.
Er avvist et korrekt status for kravet hvis det i virkeligheten burde stått erstattet? Er Utlity et godt navn på en gruppe funksjoner i kildekoden? Er bistand et godt ord for en aktivitet hvis det ikke går inn under bistandsavtalen?

Hvis du har tenkt å bruke et nytt ord, kan det hende det allerede finnes et ord som er ganske enkelt forklarende? For noen år siden dukket proaktiv opp som et buzzword. Proaktiv er et vaskeekte ord som i ordboka har denne beskrivelsen: «som handler på forhånd (for å hindre at noe uønsket skal skje), foregripende«. Men den siste tiden har ikke ordet hatt så mye med bekymring om uønskede effekter å gjøre, det handler om å være enda mer aktiv, kjempeaktiv eller kanskje superduperaktiv. Jeg antar veldig aktiv er dekkende for det som var ment, og hva kan være grunnen til at dette ikke var godt nok? Vanskelig å si, men motivet for bruk av ordet var kanskje ikke å oppnå gjennomsiktighet?

Det pussigste eksemplet her ble gitt for noen år siden hvor et selskap tilbød proaktiv support. Dette har vi et greit ord for, og det er rådgivning. Support er en støttefunksjon hvis noe oppstår, og før noe oppstår gir vi råd om hva vi kan gjøre for å unngå eller håndtere oppstandelsen.

Likevel kan det vise seg at vi trenger noen spesialord. Innen Domain Driven Design finnes det et begrep som heter Ubiquitous Language. Nå spør kanskje leseren seg om den foregående setningen er et optimalt forsøk på å føre et enkelt språk, men dette er gode referanser for videre lesning for de som måtte være interessert. Ubiquitous Language kan være kun en ordliste, men helst en ordliste bygd rundt en felles modell. Den er konstruert ut fra et ønske om at mennesker med forskjellig bakgrunn, men som har det til felles at de skal jobbe sammen mot et mål i et prosjekt, skal delta like lett i diskusjonen. Innenfor et område, et domene, etableres det et felles språk for å åpne opp intern kommunikasjon. Dette strider mot å gjøre språket til enhver tid forståelig for alle mennesker, men alle gode formål går ikke hånd i hånd, og her må vi prioritere. Behold et enkelt språk så langt som mulig, men bli enige om gode felles ord innenfor prosjektet når dette tvinger seg fram.

Fra et faglig ståsted er det viktig å lage en kommunikasjonsstrategi eller en kommunikasjonsplan for prosjektet. Her skal noen formelle regler inn, som en beskrivelse av hvordan problemsaker eskaleres, når det skal rapporteres, hvordan interessenter informeres og så videre. Mitt råd er i tillegg å beskrive kort at det til enhver tid skal gjennomføres diskusjoner for å oppnå gjennomsiktighet og unngå debatter. Da kan vi ta beslutninger på lavest mulig nivå uten mange eskalerte saker. Hvis det i noen sammenhenger åpenbart er forhandlinger som skjer bør disse defineres klart i tid og ha som mål å legge til grunn for diskusjoner basert på gjensidig tillit når prosjektets utfordringer skal løses i fellesskap.

I blogginnlegget publisert den 23/5 ble det smidige manifestet beskrevet, og åpenhet er det som gjennomsyrer all tenkning der. De fleste vil nikke anerkjennende til en slik verdi, og det er kanskje denne verdien mange synes at kommunikasjonsbyråene undergraver. Hvis et ord har blitt plantet og gjentatt gang på gang i media for å forsøke å dreie oppfatningen i opinionen er dette ikke med å klargjøre debatten, det tilslører den. Et ord som «naturgass» høres mer miljøvennlig ut enn «gass», men det er akkurat det samme stoffet vi snakker om. Hvis noen uttaler seg i media om en sak og i en bisetning beskriver personer involvert i en annen sak er en effekt oppnådd som kanskje ingen la merke til. Debattantene kommer ikke inn på debattarenaen en gang. De forsøker å unngå klare posisjoner og klare diskusjoner. Det gir ikke de beste løsningene, det gir uttelling for parten som vant kommunikasjonskrigen.

Hvis en part i et prosjekt føler for å hyre inn en kommunikasjonsekspert er vi nok ikke på rett vei. Det beste prosjektresultatet oppnås ved i stedet å følge Arne Næss’ seks normer for saklig diskusjon.

Sivilingeniør med 15 års erfaring innen prosess- og prosjektledelse, utvikling, løsningsarkitektur og rådgivning. Han har både personalansvar og prosjektansvar.
Kontakt Anders G.: