Verktøyet vi snakker om er Excel. Det er i dag et av de mest brukte verktøyene for rapportering, budsjettering og analyse blant bedrifter over hele verden. Men, med manuelle håndteringer kan det gå skikkelig skeis.
1. Kodak – to nuller for mange
I 2005 måtte Kodak nedjustere økonomiske resultater for to kvartaler fra 13 millioner til 2 millioner dollar. En ansatt hadde feilaktig lagt til 2 ekstra nuller på posten for pensjon og andre ansattytelser til en annen kollega. Det resulterte i en overvurdering av 11 millioner dollar i sluttpakke for vedkommende. Selskapets aksjer falt drastisk da feilen ble offentliggjort. Ekstra uheldig for Kodak var det at feilen skjedde i en tid da selskapet allerede tapte mer enn 100 millioner dollar i kvartalet.
2. JPMorgan Chase – Klipp-og-lim feil
Dette eksemplet viser en veldig klassisk og enkel klipp-og-lim feil i Excel. JPMorgan brukte Excel for å lage «Value-at-risk»-modeller, og en regnskapsmedarbeider klarte å kopiere og lime inn feil informasjon fra et regneark til et annet. Formlene bak cellene ble ikke justert til riktig kalkulering, noe som gjorde at det ble feilberegninger av deres kredittportefølje. Ingen andre i selskapet dobbeltsjekket eller testet om beregningene var riktige.
Feilen resulterte i et tap på 6.5 milliarder dollar i 2012, som er et av de største tapene JPMorgan Chase har opplevd i sin historie.
3. Emerson Electric Co. – Glemte en kostnadscelle
Emerson Electric Co er et av de største teknologi- og ingeniørselskapene i verden. I en anbudsrunde estimerte de feil for totale kostnader for en kontrakt de ville vinne. De hadde glemt å legge til cellen for elektriske kostnader i regnearket, som gjorde at de tapte 3.7 millioner dollar.
4. London Olympics – 20 000 i stedet for 10 000 billetter
Da en ansatt i den Olympiske komiteen i London ved et uhell skrev inn 20 000 i stedet for 10 000 billetter, endte de opp med å selge billetter til 10 000 seter de ikke hadde. Dette resulterte i at de måtte oppgradere og kompensere alle 10 000 billettholdere til andre arrangementer de stod for – en ekstrautgift den olympiske komiteen selv måtte ta.
5. Barclays Capital – Skjulte celler
Da Lehman Brothers gikk konkurs i 2008, kjøpte Barclay Capital noen av selskapets eiendeler, inkludert 179 kontrakter som de ikke ønsket med i kjøpet. Cellene som inneholdt de uønskede kontraktene lå skjult (ikke slettet) i et regneark med nesten 1000 rader og 24 000 celler. Da regnearket ble eksportert til PDF for å bli publisert på konkursboets nettsider, dukket disse skjulte cellene opp. Barclay Capital endte opp med et uopplyst tap på grunn av denne feilen.
Les også: 5 tegn på at du bør velge et skybasert verktøy
Ikke bli en skrekkhistorie!
Mange selskaper sliter med å samle riktige regnskapstall fra ulike systemer i rapporteringsprosessene, og det er vanskelig å unngå feil som nevnt over når data må registreres manuelt.
Det er mange måter å unngå slike feil. Et steg i riktig retning er å gå bort fra Excel og bruke et skybasert rapporteringsverktøy.
