Jobb digitalt – smart og effektivt

Jobb digitalt

Enten du vanligvis jobber digitalt eller har behov for å jobbe mer digitalt nå i korona-krisen, må du sørge for å jobbe så effektivt som mulig. Selv om ikke alt arbeid kan gjøres digitalt, er det mye som kan gjøres via datamaskin, nettbrett og mobil. I denne artikkelen gir vi deg noen tips og verktøy for ditt digitale arbeid.

Samarbeid i skyen

Du kan ha møter med kunder, ansatte og partnere via PC eller mobiltelefonen. Google Chat er et enkelt gratis verktøy for å sende meldinger og holde videomøter. Dokumenter kan også deles i skyen for enkelt samarbeid, og til og med her har Google gode løsninger gjennom Google Drive. Slack er en annen samarbeidsløsning brukt av mange.

Les mer: Tips til effektivt hjemmekontor

Nettbasert timeregistrering

Med nettbasert timeregistrering kan du og dine ansatte rapportere timer hvor du vil, både på PC og direkte på mobilen eller nettbrettet. Dette gir deg en god oversikt over virksomheten. Dersom du også integrerer timeregistrering med regnskapsprogrammet ditt, har du kommet enda lenger i digitaliseringen. Visma eAccounting Time er en modul til Visma eAccounting som lar deg registrere timer og utlegg mens du er ute av kontoret. Slik at du enkelt kan fakturere kunder når jobben er gjort.  

Signer digitalt

Med Visma Sign kan du enkelt og effektivt signere dokumenter digitalt. Du kan avslutte et salg eller signere en kontrakt selv om kunden befinner seg et annet sted. En rekrutteringsprosess kan gå i lås dersom den kommende medarbeideren ikke er fysisk tilstede for å signere arbeidskontrakten. Identifikasjon gjøres trygt og sikkert med BankID og avtalen lagres digitalt i syv år.

Digital fakturahåndtering

Hva om dine fakturaer kom direkte inn i regnskapsprogrammet ditt og du la alt det manuelle arbeidet med bokføring til side? Ved å aktivere elektronisk fakturering blir det en realitet. I tillegg unngår du usikkerheten som oppstår når du sender fakturaen som pdf. Har kunden mottatt fakturaen eller har den havnet blant søppel e-posten.

De som sender fakturaer per post har mest tid og penger å spare. Glem utskrifter, konvolutter, porto og enda mer usikkerhet om posten virkelig kommer frem. Med elektronisk fakturering kan du rolig lene deg tilbake og vite at fakturaen er sendt og har nådd mottakeren.

Skanningstjenester

Bruk smarte skanningstjenester som Visma Scanner for å skanne kvitteringer og fakturaer, slik at de sendes rett inn i regnskapsprogrammet klare til registrering. Eksempel: De ansatte skanner sine kvitteringer. Appen leser og tolker innholdet slik at dato, beløp, moms og kjøpssted fylles ut automatisk og legges i regnskapsprogrammet klart til bokføring. Du slipper mye manuelt arbeid, og dine ansatte kan enkelt rapportere kvitteringer og kjøp.

Del status for selskapet

Del hvordan det går med bedriften med dine kollegaer. Visma Økonomioversikt gir et raskt og tydelig bilde av økonomien og muligheten for diskusjon gjennom grafiske dashbord. Alle får  samme informasjonen, uansett hvor du er, enten du er på kontoret eller andre steder. Dette betyr at du alltid er oppdatert og kan handle etter behov.

Hvis du samarbeider med en regnskapsfører, kan regnskapsføreren enkelt invitere deg til å samarbeide i Visma Økonomioversikt. Da kan regnskapsføreren laste opp regnskapet når som helst, slik at du kan få gjeldende status for selskapet. På den måten vet du alltid hvordan det går med bedriften din.

Selg digitalt

Med en nettbutikk kan du selge på dine varer på nettet, hele døgnet, uavhengig av hvor kundene er. Det er kanskje særlig aktuelt i disse tider der flere butikker har måttet stenge, eller at kundene ikke kommer til butikken din. Det kan være lurt å supplere din fysiske butikk med en nettbutikk, eller at du må endre forretningsmodellen etter hvert som flere og flere handler digitalt. Visma Webshop gir deg muligheten til å sette opp en nettbutikk raskt og enkelt, samt at  den er sømløst integrert med Visma eAccounting.

Automatisk bankavstemming

Med en bankintegrasjon til firmakontoen din blir alle transaksjoner fra nettbanken automatisk overført til regnskapsprogrammet daglig. Betalinger matcher seg mot riktig faktura og leverandørfaktura sendes automatisk til nettbank for utbetaling. Så nær automatisk regnskap du kan få det.

For regnskapsførere: Effektiviser periodeavstemminger og årsavslutningen

Visste du at du kan spre arbeidsmengden jevnt utover året? Med Visma Byrå Periode & År gjøres perideavstemminger løpende med en rekke automatiserte kontroller og sørger for at du alltid har komplett og korrekt data. Du jobber i sanntid, og unngår sesongtoppene slik at du er bedre rustet for årsoppgjøret.

Jobber du hjemmefra om dagen? Ikke noe problem! Du kan samarbeide med både din regnskapsfører og dine ansatte i programmet.. Når du bruker mindre tid på regnskap, frigjør du mer tid til bedriften og kundene dine. Og tiden du bruker på økonomien blir mer strategisk og effektiv.

0