Gammeldags lønnskjøring
I de fleste tilfeller får du flyttet dataene du ønsker fra A til B, uten store utfordringer. Men du har kanskje også opplevd at filene har blitt borte mellom A og B?
Det kan for eksempel være vanskelig å få tak i filene når lønnssystemet ligger installert på PCen din, mens regnskapssystemet ligger hos en driftsleverandør. Eller når det er feil i filformatet og du må vente til tett oppunder lønnsdatoen før du kan lese inn transaksjonene i lønnssystemet. Kanskje ender du også opp med å punche lønnsgrunnlaget i stedet, fordi importen ikke alltid fungerer?
Det er så ufattelig mange muligheter at det er helt utrolig. Jeg er snart 70 år og sitter faktisk akkurat nå og kjører min tredje lønn, helt alene! Før Payroll har jeg blant annet brukt Huldt & Lillevik, PCC og Visma Lønn. Sammenlignet med disse kommer Payroll svært godt ut. Jeg synes det er litt vanskelig å finne de rapportene som er relevant for meg, men jeg vet at dette er noe som vil komme etter hvert som jeg blir bedre kjent med systemet.
Jeg vet også at systemet hele tiden videreutvikles. Ved selve lønnsavregningen dukket det for eksempel plutselig opp et nytt grensesnitt som jeg valgte å bruke. Lønnsavregningen gikk nesten av seg selv. Det er helt fantastisk. Britt Ersvær, lønnsansvarlig Tysnes Sparebank
Nettbasert lønn med integrasjoner
Det er her lønnskjøring med integrasjoner sørger for at du blir raskt ferdig og at resultatet blir korrekt uten å måtte gå frem og tilbake.
Ved timeregistrering vil fordelen med å bruke et lønnssystem som åpner opp for integrasjoner være at timene fra det andre systemet går rett inn i lønnssystemet. Én eller flere ledere går inn og godkjenner, og timene er klare til å bli med på neste lønn.
Et annet eksempel er HR-systemet. Det bør ikke være nødvendig å måtte punche denne informasjonen inn i lønnssystemet ditt, så også her kan integrasjoner spille en rolle. Med et lønnssystem som åpner opp for integrasjoner, kan ansattinformasjon sendes direkte fra HR-systemet og inn i lønnssystemet. All dataflyten går av seg selv, uten at du må laste ned, lagre som, hente fil og laste opp.
Tette integrasjoner mellom HR- og lønnssystemet skaper sømløse prosesser. Les mer om hvordan integrasjonen mellom 4human HRM og lønnssystemet Payroll skaper muligheter her.
For å være helt ærlig så var det helt gresk i starten. Ingenting var likt som i det gamle manuelle systemet, men jeg hadde veldig god hjelp av den veiviseren som finnes i systemet. Du kommer jo ikke videre før du har gjort alt du må gjøre. Det er en trygghet. Etter bare noen dager, når du kommer inn i det, er det faktisk et veldig enkelt system.
Unni G. Berntsen, lønn og regnskap i Mellbyes Planteskole om Visma.net Payroll
På tide å endre lønnskjøringen?
Last ned. Lagre som. Hent fil. Last opp. Høres kjent ut? Disse fire stegene bruker veldig mange som kjører lønn i dag. Det er rutiner du har for å kunne bokføre lønnstransaksjoner i regnskapet, sende betalinger til bank eller for å lese inn transaksjoner i lønnssystemet.
Nå som vi har byttet lønnssystem, så kan jeg til en viss grad forstå at noen er usikre. Det er jo en helt annen måte å jobbe på, med mye å sette seg inn i. Samtidig er gevinstene veldig store. Før gjorde jeg jo alt manuelt. De ansatte leverte timelister på papir og jeg måtte avstemme manuelt fordi jeg ikke fikk importert inn til regnskapssystemet. Nå er den biten veldig enkel, alt har forandret seg. Jeg bruker så innmari mye mindre tid på å kjøre lønn. Jeg sitter og tenker: Er jeg ferdig allerede? Har jeg virkelig gjort alt jeg skal gjøre på lønnskjøringa nå? Før kunne jeg sitte en hel dag. Nå sitter jeg maks 2–3 timer. Jeg kan gjøre det raskere, men foreløpig vil jeg dobbeltsjekke timelister og sånt.
Unni G. Berntsen, lønn og regnskap i Mellbyes Planteskole om Visma.net Payroll
Filbasert flytting av data er en helt vanlig del av hverdagen i det vi ofte definerer som on-prem, eller jordbaserte, systemer. Dette innebærer at du og bedriften selv oppbevarer og drifter IT-serverne. I noen tilfeller er det også leverandøren som drifter serverne på vegne av bedriften, men det er i begge tilfellene en stasjonær server involvert i motsetning til å jobbe helt nettbasert.
Dette er en både tung og risikabel måte å jobbe på. Hvis du fortsatt jobber fra en lokalinstallert programvare, er det på tide å vurdere en endring til et skybasert system som ivaretar data og arbeidsflyt på en smartere måte. Se ulempene ved lokalinstallert programvare her.
