Hvorfor er EHF den beste faktureringsløsningen?

Hva er EHF ved Filip Caspersen

Mange kunder jeg snakker med, klapper seg selv på skuldra når de forteller at de har blitt flinke, og digitalisert fakturaprosessen – med epost. Hvorfor rynker jeg på nesen av det?

La oss gå litt tilbake i tid. Året er 2012. Mayakalenderens slutt og jordens undergang var spådd. 2012 skulle også være året for papirfakturaens begravelse, til fordel for det yrende livet til den elektroniske fakturaen. Hva skjedde?

– Norske bedrifter er trege

I 2019 sendes kun 4 av 10 fakturaer elektronisk. Digital Index viser at digitaliseringsgraden til norsk næringsliv er lavere enn både Sverige, Danmark og Finland.

Faktura printes og postes, uten at det gjør arbeidslivet noe mer effektivt av den grunn. Norske bedrifter er blitt litt mer digitale, men ikke mer produktive. Kundene skryter av å sende elektroniske fakturaer – men gjør de egentlig det?

Definisjonsspørsmålet av elektronisk faktura kan være forvirrende. Elektronisk er vel alt som ikke er papir? Få svaret i artikkelen Hva er efaktura?

Har leverandørene skumle ba(n)ktanker?

Mange mistenker leverandøren av fakturaløsningen for å ha skumle baktanker, eller skal jeg si banktanker, med elektronisk faktura (EHF). Særlig med tanke på transaksjonskostnadene. Fordi ja, det koster faktisk å sende en elektronisk faktura fra systemet – mens en faktura via epost er gratis.

Les også: Hva er EHF?

Så hvorfor skal du da velge å betale for fakturaer du sender ut? Dette taper vel bedriften penger på? Særlig hvor det sendes ut et stort antall fakturaer i løpet av dagen eller måneden? Det er jo så fort gjort å trykke «send» på eposten!

Akkurat her ligger kjernen til «problemet», som jeg som rådgiver bruker mye tid på å forklare til kunder. Det samme vil jeg nå gjøre for deg, kjære leser, som forhåpentligvis også lurer på dette. 

3 måter å sende og motta faktura på

Papirfaktura

Denne løsningen – som er tidkrevende for både sender og mottaker – er heldigvis på vei ut.

Fakturaen må lages, printes og legges i konvolutt. Videre må den legges i posthylle eller postes i postkasse. Tiden går. Fakturaen mottas, må åpnes, den må registreres og kanskje godkjennes – før den legges til betaling, kanskje sendes over som fil per epost til banken. Er du heldig, er fakturaen registrert med KID. Tenker du noen gang på hva timeprisen din for dette utgjør? Dette er den reelle kostnaden for fakturaen.

– Tenker du noen gang på hva timeprisen din for dette utgjør? Dette er den reelle kostnaden for fakturaen.

Faktura som PDF

Sender du fakturaen som vedlegg i en epost, har du rett i at den er digital. Den er for så vidt også rask å sende, men det vil fremdeles kreve at mottaker må punche dataen (med mindre du betaler for en fakturatolk, som jo også koster penger). Du som mottaker vil ha samme rolle, dersom leverandør sender deg faktura per epost. Tenk på timeprisen din! 

EHF-faktura

Du lager en faktura på vanlig måte og trykker send faktura. Kanskje har du til og med en tidsplan i systemet ditt, som hjelper deg med å sende denne fakturaen automatisk, etter den er blitt laget. Som elektronisk faktura (EHF) går denne fakturaen direkte til mottakeren og havner i deres system for godkjenning/betaling.

Leverandøren din har et «digitalt postkontor» som automatisk sjekker om kunden din kan motta elektronisk faktura. Hvis ja, vil kunden få et enkelt varsel om «ny faktura», og kan videre godkjenne denne og legge den til betaling øyeblikkelig. Alt du har gjort, er å trykke «send faktura». Det er en såkalt «send og glem»-tjeneste. 

– Alt du har gjort, er å trykke «send faktura». Det er en såkalt «send og glem»-tjeneste.

Hva om kunden ikke har system for efaktura?

Dersom kunden du skal sende faktura til, ikke har et system for efaktura, vil det digitale postkontoret (ELMA) sjekke om du har registrert epostadresse på kunden. Den sender da ut en epost til kunden din. Dette er det nest beste alternativ til EHF.

Les også: Hva er ELMA og hvordan registrerer du deg?

Hva om jeg ikke har kundens epostadresse heller?

Dersom du ikke har registrert epostadresse på kunden din, kan fakturaløsningen din gi deg automatisk beskjed. Du får da varsel om at fakturaen må sendes på papir.

EHF, eller skal jeg si EEF – effektiv elektronisk faktura?

Forhåpentligvis har du nå fått et litt bedre inntrykk og forståelse av hvorfor du bør benytte elektronisk faktura, og ikke sende faktura per epost eller på papir.

Tenk på timeprisen din! Gjør det enkelt for deg selv å ha oversikt og betale i tide. Be leverandørene dine om å sende deg EHF-faktura. Og kanskje burde det ikke hete EHF (elektronisk handelsformat), men heller EEF (effektiv elektronisk faktura)?

Les mer om efaktura på våre nettsider!