Hvordan velge riktig lønnsbeskrivelse på lønnsarten?

Lønnskoder erstattet av lønnsbeskrivelser

Hvorfor er det viktig å velge riktig lønnsbeskrivelse ved registrering av lønn? I a-meldingen rapporterer arbeidsgiver inntekts- og arbeidsforholdsopplysninger hver måned. Skatteetaten, NAV og Statistisk Sentralbyrå (SSB) har derfor til enhver tid oppdaterte opplysninger som de kan bruke i sitt arbeid.

Det er også andre etater og institusjoner som kan bruke opplysningene fra a-meldingene etter samtykke eller hjemmel i lov, dette gjelder blant annet Fellesordningen for AFP, banker og Husbanken mv. At opplysningene i a-meldingen er oppdaterte og riktige hver måned er  derfor av stor betydning.

Lovendring i 2019

Fra 2019 vil en lovendring tre i kraft som innebærer at riktig rapportering i a-meldingen får enda større betydning. Fra 1.1 2019 skal sykepengegrunnlaget som hovedregel bli fastsatt på grunnlag av hva som er rapportert i de tre siste a-meldingene før den ansatte ble syk.

NAVs kontroll av sykepengegrunnlaget angitt i inntektsmeldingen vil ha en delvis automatisert beregning basert på hvilke lønnsbeskrivelser som er valgt ved rapporteringen i a-meldingen. De fleste lønnsprogrammer vil også foreslå et sykepengegrunnlag til den digitale inntektsmeldingen basert på hva som er rapportert i a-meldingen. Mer om inntektsmeldingen på NAV sine sider.

Unøyaktig rapportering vil kunne medføre feil beregning av inntektsgrunnlaget, gi lavere refusjon av sykepenger enn forventet og generere  flere henvendelser fra NAV.

Med innføringen av a-ordningen ble lønnskodene erstattet av lønnsbeskrivelser. Tidligere lt-kode 111-A er nå fordelt på 15 lønnsbeskrivelser og vi ser at det kan være utfordrende å finne den riktige lønnsbeskrivelsen til kontante ytelser som tidligere ble rapportert i lt-kode 111-A.

Valg av lønnsbeskrivelse

Her er en oversikt de mest brukte lønnsbeskrivelsene, og når de som utgangspunkt er ment brukt:

Kontantytelse-fastlønn:
Lønnbeskrivelsen gjelder når lønn utbetales månedlig, ukentlig eller det gjøres en annen fast utbetaling. Fastlønn omfatter avtalt fast bruttolønn og fast avtalt overtidsgodtgjørelse.

Kontantytelse-timelønn:
Timelønn rapporteres for ansatte med avtalt timelønnssats. Det skal spesifiseres antall timer som ligger til grunn for timelønnen.

Kontantytelse-faste tillegg:
Benyttes hvor den ansatte får et uregelmessig tillegg for å være tilgjengelig, men hvor han ikke er på arbeidsplassen. Dette omfatter for eksempel vakttillegg, beredskapstillegg, hjemmevakt mv.

Kontantytelse-uregelmessige tillegg knyttet til ikke-arbeidet tid:
Denne lønnsbeskrivelsen skal brukes når arbeidsgiver gir tillegg på grunn av forhold knyttet til stillingen eller yrket, arbeidsmengde, arbeidstid eller -sted. Det regnes som arbeidet tid så lenge den ansatte må oppholde seg på arbeidsstedet. Dette gjelder selv om det ikke er utført noen arbeidsoppgaver.

Kontantytelse-helligdagstillegg:
Skal brukes hvis den ansatte har krav på tillegg til ordinær lønn for arbeid utført på helligdag, for eksempel på 1. og 17. mai. Det er kun tillegget som skal rapporteres under denne lønnsbeskrivelsen.

Kontantytelse-uregelmessige tillegg knyttet til arbeidet tid:
Denne lønnsbeskrivelsen skal brukes når arbeidsgiver gir tillegg på grunn av forhold knyttet til stillingen eller yrket, arbeidsmengde, arbeidstid eller -sted. Det regnes som arbeidet tid så lenge den ansatte må oppholde seg på arbeidsstedet. Dette gjelder selv om det ikke er utført noen arbeidsoppgaver.

Eksempler på tillegg som skal innrapporteres er skifttillegg, turnustillegg, offshoretillegg, tillegg for arbeid på lørdag og søndag, samt tillegg for arbeid på kveld eller om natten.

Kontantytelse-bonus:
Bonus er godtgjørelse som kan knyttes direkte til innsats eller resultater som for eksempel resultatbonus, deling av overskudd i virksomheten, gratiale, tantieme mv. Prosentlønn, provisjonslønn og akkordlønn er ikke bonus, men skal rapporteres på egen lønnsbeskrivelse.

Kontantytelse-overtid:
Overtid er kontantvederlag som er gitt som kompensasjon for arbeidet overtid. Gjelder både der arbeidsgiver utbetaler ordinær timelønn og overtidstillegg eller der kun overtidstillegget kommer til utbetaling. Overtid etter arbeidsmiljøloven skal ikke inngå i sykepengegrunnlaget, NAV vil derfor se bort fra inntekt som rapporteres som overtid ved kontroll av inntektsmeldingen.

Kontantytelse-styrehonorar og godtgjørelser i forbindelse med verv:
Lønnsbeskrivelsen skal brukes både på honorar og godtgjørelse til medlem av styre, representantskap, utvalg, råd el.

Kontantytelse-sluttvederlag:
Sluttvederlag er definert som kontantytelser som gir økonomisk kompensasjon til arbeidstakere som ufrivillig mister jobben ved avskjed, oppsigelse eller avtale med arbeidsgiver, og er ofte avtalt i «sluttpakker». Det regnes også som sluttvederlag når lønn utbetales etter at den ansatte har fratrådt sin stilling.

Sluttvederlag innrapporteres som hovedregel som lønn uavhengig av om det er en løpende ytelse eller et engangsbeløp. Hvis det foreligger rettskraftig dom som slår fast at oppsigelsen er usaklig eller avskjedigelsen er urettmessig kan erstatning for ikke økonomisk skade utbetales trekkfritt inntil 1,5 G. Innrapporteres da som «kontantytelse – skattefri erstatning».

Sluttvederlag inngår som hovedregel ikke inn i sykepengegrunnlaget, og NAV vil derfor se bort fra inntekt som rapporteres som sluttvederlag ved kontroll av inntektsmeldingen.

Kontantytelse-honorar, akkord, prosent eller provisjonslønn

Kontantytelser som er honorar, prosent-, provisjonslønn eller etter akkord skal rapporteres på denne lønnsbeskrivelsen. Honorarer eller godtgjørelser til medlem av styre, representantskap, råd eller lignende skal oppgis som styrehonorar.

Kontantytelse-feriepenger:
Feriepenger omfatter alle kontante ytelser for ferie, uavhengig av hvordan dette beregnes. Samlede feriepenger innrapporteres, uavhengig av om beregningen er basert på prosentsats eller som et ferietillegg til ordinær fastlønn. Feriepenger inngår som hovedregel ikke inn i sykepengegrunnlaget, og NAV vil derfor se bort fra inntekt som rapporteres som feriepenger ved kontroll av inntektsmeldingen.

Kontantytelse-annet:
Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på at NAV ikke tar med ytelser innberettet på denne lønnsbeskrivelsen ved beregning av sykepenger og foreldrepenger.

Feil rapportering vil kunne medføre lavere refusjon av sykepenger enn forventet og flere henvendelser fra NAV. Hvis NAV i løpet av året får lovhjemmel til å beregne sykepengegrunnlaget basert på a-meldinger vil feil innrapportering kunne medføre at ansattes sykepengegrunnlag blir for lavt.

Kontantytelse-annet:
Lønnsbeskrivelsen skal i utgangspunktet omfatte alle kontantytelser som ikke naturlig hører inn under en spesifisert lønnsbeskrivelse. Annet er f.eks riktig å bruke ved refusjon av arbeidsreise, ved refusjon eller godtgjørelse til overtidsmat utover skattefri sats og ved refusjon av elektronisk kommunikasjon uten bilag.

NAV har tidligere sagt at dette er en lønnsbeskrivelse som ikke skal inngå i grunnlaget for beregning av sykepenger, dette er nå endret, ytelser som innberettes med lønnsbeskrivelse kontantytelse-annet vil bli regnet inn i inntektsgrunnlaget til den ansatte

Lovendringer og oppdateringer av regelverk endrer stadig måten å jobbe på.

Lær mer om den digitale inntektsmeldingen og digitaliseringen av prosessen rundt sykepenger og sykefravær. Lær også om de nye reglene for beregning av sykepenger som endres 1. januar 2019.

Les om nyhetskurset: Nye regler – sykepenger

Karianne er advokatfullmektig med spesialisering i skatterett. Hun jobber med rådgivning innenfor lønn- og skatt, i tillegg underviser hun i juridiske fag på Høgskolen i Lillehammer. Karianne er kunnskapsrik, har god oversikt og formidler lønnsfaget på en systematisk og lett forståelig måte.
Connect with Karianne: