Altinn skjermbilde

Hvordan gå litt inn med Altinn?

Mange offentlige etater sliter med gamle eller mangelfulle datasystemer. Dette kan medføre lang saksbehandlingstid, liten grad av selvbetjening og lite smidighet for brukeren. Det foregår for tiden en storstilt oppgradering av ulike datasystemer i offentlig sektor, men hva med de etatene som ikke har en ekstraordinær post i statsbudsjettet?

NAV, Skatteetaten, Statens Vegvesen og flere andre skifter ut og oppgraderer sine systemer, og de siste statsbudsjettene har vært et løft for digital samhandling. Ut går manuelle prosesser og utdaterte fagsystemer og inn kommer konsulenter med buzzwords og moderne rammeverk. Alt dette mens regjeringens plan om digitalt førstevalg langsomt blir en realitet for befolkningen. Selv om man kan diskutere nytteverdien og fremgangsmåten i enkeltprosjekter er nok de fleste enige i at digitalisering av offentlig sektor er en riktig og viktig satsning.

 

Hva betyr digitalisering i praksis?

For etatene medfører nye systemer tidsbesparelser og de ansatte får tid til å konsentrere seg om andre og mer krevende oppgaver enn de som kunne vært automatisert. Vi som brukere blir fornøyde når vi kan gjøre mye av saksbehandlingen vår fra sofakroken og få raskere svar på henvendelsene våre.

Dessverre er realiteten en helt annen for mange av de små offentlige etatene og institusjonene. De har ikke de samme mulighetene til å gjøre store løft i IT-systemene sine, og i alle fall ikke store prosjekter over mange år, hvor gevinstrealiseringen ligger mange år frem i tid. Hvordan skal disse etatene møte de nye kravene fra regjeringen om digitalt førstevalg? Hvordan møte krav om en gitt saksbehandlingstid, krav fra andre etater om rask og enkel utveksling av data, og ikke minst de økende kravene fra brukere som etter hvert har blitt vant til å kunne levere søknader fra sofakroken når det måtte passe dem

 

Altinn som en ”litt inn-løsning”

Den opplagte løsningen for små etater er Altinn. Altinn har seks ulike tjenestetyper som kan brukes frittstående, integreres med eksisterende systemer både i og utenfor etaten, og utformes etter alle kunstens regler. Altinn inneholder alt fra enkle innsendingstjenester til avanserte tjenester for direkte innlogging og muligheten for samhandling og utveksling av informasjon mellom ulike etater og institusjoner. Altinn tilbyr også et kjøretidsmiljø og førstelinje brukerstøtte, slik at du ikke trenger å tenke på dette og kan komme raskt i gang.

For å ta det klassiske eksemplet med digitalisering av papirskjemaer: Tenk deg at en etat i dag har en enkel innsending av skjemaer på papir. Disse dataene må så legges inn av saksbehandler, og hvis noe er feil utfylt, må det sendes tilbake til brukeren. Dette er en prosess som både tar tid og er rutinepreget for saksbehandleren som må legge dette inn i saksbehandlingssystemet. Her kan etaten bruke innsendingstjenesten i Altinn, som legger til rette for autentisering av brukeren, validering av inputfeltene samt ferdig utfylt navn, adresse og telefonnummer.

Selv om man ikke integrerer denne løsningen mot det eksisterende systemet i første omgang, har man likevel oppnådd en betydelig gevinstrealisering, sammenlignet med dagens løsning, og i mange tilfeller kan en slik løsning være nok dersom det dreier seg om et skjema med lavt innsendingsvolum.

 

Spesielle utfordringer

En ting man ofte hører fra etater og institusjoner er at ”Altinn passer ikke til våre behov”, ”vi har spesielle krav” osv. For de etatene som faktisk har spesielle behov er det mulig å bruke enkelte tjenester i Altinn og integrere disse mot eksisterende fagsystemer for å oppnå bedre og mer effektive løsninger. Den kanskje største fordelen er at brukeren kan autentisere seg på lik linje med allerede eksisterende tjenester som bruker Altinn, også til bakenforliggende fagsystemer. Påloggingen vil dermed oppfattes som transparent av brukeren, og etatene trenger ikke å bekymre seg for sikkerheten.

 

Men hvorfor Altinn?

Men hvorfor skal enda flere etater ta i bruk Altinn, denne tidvis svært utskjelte portalen for offentlig samhandling som alltid går ned når alle skal sjekke selvangivelsen? Altinn har sine mangler, men det er ikke uten grunn at en enkel innsendings- og innsynsportal har blitt en ”A-kjendis” i Norge. Nesten 40 etater, flere tusen bedrifter og flere hundre tusen mennesker benytter den. Og den fungerer stort sett som den skal! Det kan man dessverre ikke si om mange småsystemer som har for få brukere til å bli førstesidestoff. Det finnes også massevis av kompetanse på Altinn både blant offentlige etater og private aktører, noe som medfører at det er lett å få hjelp og dele erfaringer.

Alt oppstyret rundt Altinn, samt at mange etater har systemer som fungerer, om ikke helt optimalt, gjør sitt til at mange etater er skeptiske til om de skal gå ”all in” i Altinn. Mange er skeptiske til om Altinn kan dekke alle deres behov, samtidig som de gjerne vil prøve ut en løsning før de evt. tar den i bruk. Noen har hørt skumle rykter om skyhøye utgifter, mens andre har hørt at man må låse seg til Altinn til evig tid.

Dette er feil. Det er faktisk mulig å gå bare litt inn i Altinn uten at dette blir et uhåndterlig prosjekt eller pengesluk. Du er ikke tidsbundet, og utgiftene til den enkelte etaten fordeles etter bruken av Altinn. Lite bruk = få utgifter. Et bruksområde som i eksemplet ovenfor er glimrende til å teste ut Altinn i liten skala, og kan samtidig bidra til å forenkle dine tjenester.

 

Du trenger ikke å gå helt inn i Altinn, du kan gå litt inn.

Ta i bruk Altinn stegvis og vurder hvilke verdier det får for sluttbrukeren, og hva alternative løsninger ville ha kostet eller gitt som resultat. Gjennom å gjøre et forsøk, får du et bedre beslutningsgrunnlag ved fornying/utskifting, og det er realiserbart innenfor trange budsjetter. Om du lar det være med forsøket, velger å integrere mot eksisterende løsninger, eller går helt inn får være opp til den enkelte.

Steinar er fagmanager for Altinn i Visma Consulting og har jobbet mye med løsningsbeskrivelser og implementering i Altinn-plattformen
Kontakt Steinar: