Hva med næringsdrivende og fradrag for kost- og losji?

Selvstendig næringsdrivende har bare krav på fradrag for dokumenterte utgifter til kost og losji. De kan ikke bruke statens/skatteetatens satser når de fører opp fradrag for reiser eller arbeidsopphold borte fra hjemmet.

Næringsdrivende har bokføringssplikt, og alle utgifter skal kunne dokumenteres med originalkvitteringer.

Tips! Dette er en grunnleggende regel som alle næringsdrivende bør lære seg én gang for alle: Originalbilag må til.


Når bilag mangler
Utgifter til reise og diett i forbindelse med virksomheten gir rett til fradrag for en næringsdrivende. Dette kan gjelde reise til leverandører, kunder, møter osv.

Mangler den selvstendig næringsdrivende bilag, gjelder det å gjenskape og begrunne så godt som mulig hvilke utlegg det har vært snakk om. Er det relativt små beløp, er det kurant at den næringsdrivende selv anslår utgiftene etter beste skjønn.

I andre tilfeller skal skattekontoret ta stilling til om det likevel kan gis fradrag for utgifter og i tilfelle hvor mye. Lignings-ABC sier at fradrag skal gis ”etter skjønn”.

I en del tilfeller godtar skattekontoret fradrag etter de vanlige satsene også for næringsdrivende. Men næringsdrivende har altså ikke krav på fradrag etter satser.


Når bilag er på plass
Også i de tilfellene der kvitteringer og andre bilag er på plass bør den næringsdrivende være nøye med dokumentasjonen, blant annet for å påvise at utgiftene er pådratt i sammenheng med næringen.

Tips! Før på originalbilagene en kort orientering om hvorfor utgiftene er ført til fradrag. Det kan f.eks. være «kundemøte med N», «forhandlingsmøte med leverandør K», «besøk fagmesse» osv – med detaljer.


Kostgodtgjørelse på reise med overnatting
Reise- eller diettgodtgjørelse utbetalt til næringsdrivende av deres oppdragsgivere, kunder mv for reiser innen næringen skal inntektsføres i sin helhet i regnskapet. Dette gjelder også for godtgjørelse beregnet etter statens satser.

Dokumenterte utgifter går tilsvarende til fradrag.


Losjigodtgjørelse
Losjigodtgjørelse utbetalt til næringsdrivende for reiser innen næringen skal inntektsføres i sin helhet i regnskapet. Dokumenterte utgifter går tilsvarende til fradrag.

Når eksempelvis en næringsdrivende konsulent må reise en del for å utføre arbeid eller oppgaver for sin oppdragsgiver, er det naturlig at det i avtalen også ligger bestemmelser om dekning av reiseutgiftene.

Ofte gjøres i praksis avtale om dekning etter satsene og reglene i statens regulativ. Andre ganger avtales dekning etter regning.

Det kan også avtales andre varianter eller andre satser, fordi det i en slik sammenheng ikke gjelder noen regler. Partene kan for den saks skyld gjerne avtale at den næringsdrivende mottar det dobbelte av statens satser.

Dette henger sammen med at den næringsdrivende ikke har noe skattefritak – opp til bestemte satser – slik arbeids-/oppdragstakeren har. Dette må følgelig gjøres:

  • Den næringsdrivende må føre til inntekt i sitt regnskap alt som er mottatt av oppdragsgiveren/kunden, også dekning av kost og losji, eventuelt etter avtalte satser.
  • På den andre sida fører den næringsdrivende til fradrag i sitt regnskap alle dokumenterte kostnader (kvitteringer) til kost og losji som er fradragsberettiget i forbindelse med virksomheten.

Merk! Særlig konsulenter og andre som er næringsdrivende i rådgiversammenheng kan møte denne problemstillingen hos enkelte av sine kunder. Kundens regnskaps- og lønningsavdeling behandler nemlig vanligvis arbeidstakere og deres innberetning mv av reiser. De kan i noen tilfeller være usikre på hvordan de skal gjøre alt riktig når den næringsdrivende de har fått en faktura på kost og losji fra – og må forholde seg til – faktisk er en enkelt person (men riktignok et enkeltpersonforetak).

Kilde: Reise og diett i småbedriften

I over 20 år har Visma Mamut gjort det enklere å starte og drive egen bedrift. Visma Mamuts administrative programvareløsninger og nettbaserte tjenester til små og mellomstore virksomheter, gjør driften av din virksomhet mer effektiv.
Kontakt Visma: