Hva er elektronisk faktura (efaktura)?

En elektronisk faktura (efaktura) er en elektronisk fil. Filen inneholder alle fakturadataene i et strukturert format, som gjør at ulike datasystemer kan forstå dataene. Det strukturerte formatet bidrar til at dataene enkelt kan overføres fra et økonomisystem til et annet.

Det betyr at en faktura lages elektronisk i avsenderen sin fakturaløsning, sendes elektronisk og kan leses elektronisk av mottakers system for håndtering av inngående fakturaer. Alt skjer automatisk, og du slipper å punche data manuelt. 

EHF-faktura – hva er det?

EHF er en offentlig standard for efaktura i Norge. Ved å ha en standard, sikrer man at alle aktører kan sende og motta dokumenter på samme måte, selv om systemene deres er ulike. På den måten vil dokumentflyten går mer smidig og etterarbeidet blir enklere, og virksomhetene slipper å ha dyre én-til-én integrasjoner mellom ulike datasystemer.

Det er pålagt for leverandører av varer og tjenester til statlige virksomheter å sende fakturaer på EHF-formatet (jf. Rundskriv P-11/2011 pkt. 2,6 og Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning § 10).  Kommunene ble pålagt å kunne ta i mot EHF-fakturaer fra januar 2015. Også mange private virksomheter krever å få faktura i EHF-format, men det er ikke pålagt på samme måte som for offentlige virksomheter.

Les også: Hva er EHF – Hva er elektronisk handelsformat?

Er EHF det samme som eFaktura i nettbanken?

Nei, det er ikke det samme. EHF er et standardformat for efaktura og brukes ofte når man snakker om faktura sendt mellom bedrifter (B2B). En eFaktura er Nets sitt produktnavn på tjenesten du som privatperson får når du får en faktura direkte i nettbanken din.

Er faktura på epost (PDF) en efaktura?

Nei, en PDF-faktura sendt med epost er ikke en efaktura i denne sammenheng, selv om den «sendes elektronisk». En efaktura er laget for at datasystemer skal forstå dem og hjelpe deg med å behandle dem automatisk. En PDF-faktura er bare laget for å kunne åpnes elektronisk på PCen din, men er ikke forståelig for et datasystem og kan ikke behandles elektronisk. Dermed oppnår du ikke samme effekt som når du bruker efaktura, fordi den som mottar fakturaen på PDF fremdeles må punche inn alle dataene manuelt for å få regningen betalt.

Les også: Derfor bør du ikke sende faktura på epost

Hvordan komme i gang med mottak av efaktura?

For å kunne motta elektroniske fakturaer, må du ha en innboks eller et mottakssenter for elektroniske fakturaer i din ERP-løsning. Du må deretter registrere deg i ELMA via et Peppol-aksesspunkt. I tillegg må du fortelle dine leverandører, at du ønsker å motta fakturaer fra dem elektronisk, og ikke på papir eller epost.

Når du har gjort som beskrevet over, vil du få fakturaene dine direkte fra leverandør, rett inn i ditt økonomisystem, uten at dere trenger å bruke tid på skanning, tolking eller øvrig manuell innblanding. Fakturaen konteres i henhold til forutbestemte regler. Om alt er som det skal, attesteres fakturaen uten noen manuell innblanding. Økonomiavdelingen slipper da å håndtere alle fakturaer, og kan heller jobbe med avvik.

Dette sparer bedriften både for mye tid og penger. Tall blant annet fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser at du kan spare opptil 10 minutter per faktura du mottar elektronisk sammenliknet med om du mottar den på papir eller epost. 

Hvordan sender jeg en efaktura?

Tre punkter må oppfylles før du kan sende din første efaktura (EHF).

1. Du må ha en løsning for efaktura

Aller først må du ha et økonomisystem og en faktureringsløsning for efaktura. Når dette er på plass, må du sørge for at du har organisasjonsnummeret til alle kundene dine registrert i økonomisystemet ditt.

2. Du må ha et organisasjonsnummer

Organisasjonnummer er nødvendig om du skal sende fakturaen elektronisk. Du oppretter deretter fakturagrunnlaget i økonomisystemet på samme måte som om du skulle sendt den på papir eller som epost, og sender fakturaene videre til faktureringssystemet ditt.

3. Mottaker må være registrert i ELMA

Faktureringssystemet sjekker organisasjonsnummeret opp mot det sentrale adresseregisteret for EHF (ELMA). Dersom mottakeren er registrert der, betyr det at den kan motta EHF-fakturaer. Fakturasystemet vil dermed automatisk sende fakturaen som EHF.

Kunde kan ikke motta efaktura – hva gjør jeg?

Det er sannsynlig at flere av kundene dine ikke kan motta efaktura ennå. De fleste faktureringsløsninger har funksjonalitet for å sende både efaktura (EHF), epostfaktura og papirfaktura.

Fakturere til bedriftskunde

Skal du sende faktura til en bedrift, vil løsningen sjekke om organisasjonsnummeret kan motta efaktura gjennom oppslag i det sentrale adresseregisteret for EHF (ELMA)Om mottakeren ikke er registrert der, vil fakturasystemet sende fakturaen enten på epost (som PDF) eller vanlig postgang.

Les også: Hva er ELMA og hvordan registrerer du deg?

Fakturere til privatkunde

Skal du sende faktura til en privatperson, vil løsningen først sjekke om kunden kan motta den i nettbanken eller Vipps, for deretter å sende regningen dit. Dersom mottakeren ikke kan motta efaktura, vil fakturasystemet sende fakturaen enten på epost (som PDF) eller vanlig postgang.

Vil du lære mer om hvilke muligheter din bedrift har med efaktura?

 

Svein Holanger er produktsjef i Visma Software. Han er ansvarlig for våre løsninger for elektronisk faktura.
Connect with Svein: