Hva er elektronisk faktura?

En elektronisk faktura er en elektronisk fil. Filen inneholder alle fakturadataene i et strukturert format, som gjør at ulike datasystemer kan forstå dataene. Det strukturerte formatet bidrar til  at dataene enkelt kan overføres fra et økonomisystem til et annet.

Det betyr at en faktura lages elektronisk i avsenderen sin fakturaløsning, sendes elektronisk og kan leses elektronisk av mottakers system for håndtering av inngående fakturaer. Alt skjer automatisk, og du slipper å punche data manuelt.  

EHF-faktura – hva er det?

EHF er en offentlig standard for elektronisk faktura i Norge. Ved å ha en standard, sikrer man at alle aktører kan sende og motta dokument på samme måte, selv om systemene deres er ulike. På den måten vil dokumentflyten går mer smidig og etterarbeidet blir enklere, og virksomhetene slipper å ha dyre én-til-én integrasjoner mellom ulike datasystemer.

Det er pålagt for leverandører av varer og tjenester til statlige og kommunale virksomheter å sende fakturaer på EHF-formatet (jf. Rundskriv P-11/2011 pkt. 2,6 og Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning § 10). Også mange private virksomheter krever å få faktura i EHF-format, men det er ikke pålagt på samme måte som for offentlige virksomheter.

Les mer om EHF her 

Er EHF det samme som eFaktura jeg får i nettbanken min?

Nei, det er ikke det samme. EHF er et standardformat for elektronisk faktura og brukes ofte når man snakker om faktura sendt mellom bedrifter (b2b). En eFaktura er Nets sitt produktnavn på tjenesten du som privatperson får når du får en faktura direkte i nettbanken din.

Er faktura på e-post (PDF) en elektronisk faktura?

Nei, en PDF-faktura sendt med e-post er ikke en elektronisk faktura i denne sammenheng, selv om den “sendes elektronisk”. En elektronisk faktura er laget for at datasystemer skal forstå dem og hjelpe deg med å behandle dem automatisk. En PDF-faktura er bare laget for å kunne åpnes elektronisk på pc-en din, men er ikke forståelig for et datasystem og kan  ikke behandles elektronisk. Dermed oppnår du ikke samme effekt som når du bruker elektronisk faktura, fordi den som mottar fakturaen på PDF fremdeles må punche inn alle dataene manuelt for å få regningen betalt.

Hvordan sender jeg en EHF-faktura?

Aller først: For å kunne sende en EHF-faktura, må du ha et økonomisystem og en faktureringsløsning for elektronisk faktura.

Når det er på plass, må du sørge for at du har organisasjonsnummeret til alle kundene dine registrert i økonomisystemet ditt. Organsisasjonnummer er nødvendig om du skal sende fakturaen elektronisk. Du oppretter deretter fakturagrunlaget i økonomisystemet på sammen måte som om du skulle sendt den på papir eller som e-post, og sender fakturaene videre til faktureringssystemet ditt.

Faktureringssystemet sjekker organisasjonsnummeret opp mot det sentrale adresseregisteret for EHF (ELMA). Dersom mottakeren er registrert der, betyr det at den kan motta EHF-fakturaer. Fakturasystemet vil dermed automatisk sende fakturaen som EHF.

Jeg har kunder som ikke kan motta elektronisk faktura – hva gjør jeg da?

Det er sannsynlig at flere av kundene dine ikke kan motta elektronisk faktura ennå. De fleste faktureringsløsninger har funksjonalitet for å sende både elektronisk faktura (EHF), epostfaktura og papirfaktura. Fakturaløsningen sjekker om organisasjonsnummeret kan motta elektronisk faktura gjennom oppslag i det sentrale adresseregisteret for EHF (ELMA)Om mottakeren ikke er registrert der, vil fakturasystemet sende fakturaen enten på epost (som PDF) eller vanlig postgang.

Les og lær mer om elektronisk faktura her

 

Kaja Falck-Ytter jobber som tekstforfatter i Visma Software AS. Kaja har mastergrad i språkvitenskap fra NTNU, og har jobbet med tekst og formidling i flere år. Kaja startet i Visma i 2015.
Kontakt Kaja: