«Hjelp….jeg drukner!»

..normalt iler vi til når noen skriker at de drukner. Vi ønsker jo ikke være ansvarlig for at noen går til bunns.

Men med papir er det annerledes. «Hjelp, jeg drukner i papir» oppnår ikke helt samme oppmerksomhet. Kanskje greit nok. Vi får skille på umiddelbar krise og en bønn om hjelp…

Ja, for «Hjelp, jeg drukner i papir» er egentlig en bønn om hjelp. I hvert fall på en arbeidsplass.

La oss hoppe litt til siden. Mange av dere har kanskje vært på et intervju. Noen av dere har også avholdt intervjuer. I slike situasjoner brukes det tid. Mye tid på være helt sikker på at man finner den rette eksperten til en jobb. Man kjører første-, andre- og tredjegangsintervjuer. Referanser ringes. Og vi sjekker naturligvis at de nødvendige høyskole- og universitetseksamener foreligger med et visst karakternivå.

Å ansette noen er dyrt. For mange virksomheter den dyreste investeringen man gjør. En «feilansettelse» koster en virksomhet fort vekk millionbeløp. Det er bare de større virksomhetene forunt å kunne replassere og omplassere feilansatte medarbeidere. Så tiden er vel anvendt.

I vårt eksempel vil vi ansette en lønns-og personalsjef.

Så når vi nå bruker så mye tid på å sjekke at kompetansen er helt på høyden; og bruker så mye tid på å finne rett person til jobben. Så gleder vi oss til overblikket og kontrollen vi endelig skal få over lønns-og personalarbeidet…ikke sant?

Endelig skal antallet feriedager stemme i lønnssystemet. Fraværsrapporteringen til Statistisk Sentralbyrå kan sendes uten flau smak i munnen, og endelig kan jeg få overblikk over kompetansen i firmaet vårt….

Eller..?

Så skjer det noe. Uten videre refleksjon sender vi den nyansatte ut på en ørkenvandring i datafangst. På papir!

Den stakkars nyansatte Lønns-og personalsjefen reduseres hurtig til en lønns- og personalslave. Bunker med papir samles – og slippes på «sjefens» pult.

Det er bunker med skjema for ferie, fraværsskjema, hauger med timelister for de siste fire ukene, en haug med reiseregninger og utleggsrefusjoner og CV og personalopplysninger.

..og det meste av det kommer håndskrevet, på papir. Vår «sjef» er ikke bare redusert til sorterer, men også til levende OCR-tolk.

Overdrevent eksempel?

Jeg tror egentlig ikke det. Er det et tema som går igjen i lønns-og personalavdelinger rundt omkring i det ganske land, så er det at ledelsen etterspør informasjon, mens spesialisten som vi jo ansatte for å produsere informasjonen til oss, er nedlesset i sorterings- og punchearbeid.

I Team-HR i Visma har vi en enkel visjon:

Eliminer punching og papir!

Løsningene vi leverer skal på et eller annet vis bedre kvaliteten, det vil si gjøre ting riktigere. Men like viktig; løsningene vi leverer skal bidra til å gjøre ting raskere.

Vi har gjort målinger på dette. En bruker av vår Ansattportal med Visma Travel Expense, frigjorde et halvt årsverk i rent punchearbeid ved å ta i bruk vårt system*. Det er effektivisering, det! Og det gir bare gevinster for vår virksomhet.

Det kjedelige sorterings- og punchearbeidet er byttet ut med interessant analyse- og kontrollarbeid. Endelig får vi brukt medarbeideren langs de dimensjonene vi prøvde å måle under intervjuet.

Så ikke bare bedrer vi arbeidsplassen for våre medarbeidere, vi sikrer også bedre samsvar med våre egne mål for virksomheten og de arbeidsprosessene vi tilbyr våre medarbeidere.

Her er det veldig mye å hente. Du kan lese mer om dette temaet på Ansattportal og Visma Travel Expense sidene.

* En Virksomhet med ca 150 ansatte og ca 3000 utlegg og reiseregninger pr år.

Kontakt Product Manager Visma Travel/Ansattportal, Ulf Bjørnvold: