Hva skjer i skyen? Håndtere reiseregning og utlegg

Hva skjer i skyen
Hva skjer i skyen? er en serie i 11 deler for deg som er nysgjerrig på digitalisering. Det snakkes om sky, effektivisering og bærekraft over en lav sko, men hva betyr det for deg? Hvilke prosesser kan du automatisere? Hva er fordelene og hvor starter du?

Vel, la oss starte med å snakke om …

Å håndtere reiseregning og utlegg

Hvor mange av dine reiseregninger og utlegg fører du digitalt? Norske bedrifter melder at 48 % av reiseregningene og 40 % av utleggene, håndteres i en nettbasert løsning. Det viser Visma Digital Index 2019.

De fleste har et utlegg på jobben iblant, det være seg i forbindelse med reise, bredbånd, gaver, overtidsmat eller noe annet. Mange norske bedrifter fører fremdeles reiseregninger og utlegg på papir. Det er en tidkrevende arbeidsmåte både for ansatt og lønnsansvarlig. Papirkvitteringer må spares på, leveres inn og leses, og alt må kontrolleres opp mot gjeldende lover og regler.

Les også: Hvorfor er elektronisk reiseregning og utlegg så viktig?

Med en skybasert løsning fyller ansatte inn utleggene i en nettleser eller mobilapp. De tar bare bilde av kvitteringen, mens løsningen tolker dato, beløp og valuta. Brukeren fyller deretter ut detaljer som navn på reise eller utlegg, formål og deltakere. Innebygd funksjonalitet sørger for at utleggene knyttet til reiseregningen, registreres korrekt, og at lover og regler overholdes. Ledere kan godkjenne på PC eller fra mobil på farten. Dataene sendes automatisk økonomisystemet via lønnssystemet – eventuelt direkte til økonomisystemet.  

Visste du disse tre tingene?

  • Det går med mye tid på føring og kontrollering av reiseregninger med gammeldagse løsninger. Du må for eksempel spare på papirkvitteringer, skanne dem og laste dem opp som vedlegg til reiseregningen. 
  • Mange reisende opplever papirløse reiseregninger som en stor befrielse, fordi de ikke trenger å samle på papirkvitteringer og kan føre reiseregninger på farten med mobilen. 
  • En digital løsning for håndtering av reiseregning bidrar til raskere behandling av reiseoppgjør, noe som er en fordel både for de ansatte og for bedriften. 

Les også: Utfylling av reiseregning – strenge og kompliserte krav

Så hvordan kommer du i gang?

  1. Gjør et lite overslag, hvor mye reiser dine ansatte? Tenk så over tiden de bruker på å føre reiseregninger. For de ansatte kan denne tiden både skape frustrasjon, og er dårlig utnyttelse av ressurser.  
  2. Velg en løsning som automatisk oppdaterer seg på til enhver tid gjeldende regelverk. 
  3. Velg et system hvor du kan føre og godkjenne reiseregninger og utlegg fra mobilen. I tillegg kan det være smart å ha en løsning som kan ta bilde av kvitteringen, slik at hele reiseregningen kan gjøres papirløst. 
  4. Ta gjerne en tur til våre nettsider for reisereging og utlegg.

eller…

Gratis guide: Alt du trenger å vite om utlegg og elektronisk reiseregning

Skjer det noe annet i skyen, da?

0