Hva skjer i skyen? Håndtere fravær

Hva skjer i skyen
Hva skjer i skyen? er en serie i 11 deler for deg som er nysgjerrig på digitalisering. Det snakkes om sky, effektivisering og bærekraft over en lav sko, men hva betyr det for deg? Hvilke prosesser kan du automatisere? Hva er fordelene og hvor starter du?

Vel, la oss starte med å snakke om …

Å håndtere fravær

59% av fraværet til de ansatte i bedriften (egenmeldinger, permisjoner, sykt barn osv.) føres i en elektronisk løsning for fravær. Det viser Visma Digital Index 2019.

Mange bedrifter bruker Excel eller papirbaserte løsninger for registrering av fravær ved sykdom og permisjon. De ansatte fyller da ut et skjema, som lønnsansvarlig deretter manuelt puncher inn i lønnssystemet. Mange bedrifter har mangelfulle oversikter og ufullstendige fraværsstatistikker for bedriften. 

Les også: Råd og regler om oppfølging av sykefravær

Med en digital løsning for fraværsregistrering får ansatte og ledere en fullstendig og solid oversikt over fravær. Fraværet kan registreres via mobil, nettbrett eller PC, når som helst og hvor som helst. En digital løsning sikrer at de ansattes registreringer er ført i henhold til gjeldende regelverk rundt for eksempel egenmelding, permisjon eller fravær ved barns sykdom.

Ledere får automatisk varsel og kan godkjenne på nett eller mobil. Deretter sendes dataene automatisk til bedriftens lønnssystem. For lønnsavdelingen innebærer dette mindre manuelt arbeid og færre permer og dokumenter å holde orden på.

Visste du dette om fraværshåndtering?

  • Som arbeidsgiver har du, i henhold til lov om folketrygd, plikt til å føre statistikk og kunne legge frem dokumentasjon over de ansattes fravær.
  • Et digitalt system for fraværsregistrering oppdaterer seg selv automatisk ved regel- og lovendringer. Dermed sikrer systemet at bedriften til enhver tid opererer i henhold til gjeldende regelverk. 
  • Med en digital løsning kan forespørsler godkjennes eller avvises av leder eller lønnsansvarlig, på flere enheter, inkludert mobil.

Les også: Er du klar for å jobbe digitalt med sykefravær?

Så hvordan kommer du i gang?

  • Velg en nettbasert løsning som lar de ansatte føre fravær på mobilen. 
  • Velg en løsning som gir gode rapporteringsmuligheter og sanntidsbaserte data. På den måten får bedriften et solid styringsverktøy som gir økt kontroll og på den måten legger til rette for bedre oppfølging av ansatte.
  • Velg en løsning som lar bedriften legge til lokale tilpasninger og regler, for eksempel flere egenmeldingsdager enn hva loven sier. 

Skjer det noe annet i skyen, da?

0