Alt du trenger å vite om gevinstene ved god sykefraværsoppfølging.

Den ultimate guiden til god sykefraværsoppfølging

Er bedriften din godt nok rigget for god og riktig sykefraværsoppfølging? Arbeidstakere i enhver bedrift vil fra tid til annen være borte fra jobben. Fraværet kan for eksempel skyldes egen sykdom, barns sykdom, foreldrepermisjoner, legetimer, begravelser, eller tilvenning i barnehage.

Arbeidstakeres rett til fri er lovbestemt i Arbeidsmiljøloven og Folketrygdloven. Lovverket sier også noe om hvorvidt fraværet skal være lønnet eller ikke, og om det er arbeidsgiver eller folketrygden (NAV) som skal ta regningen. Mange bedrifter er også tilknyttet tariffavtaler som gir ytterligere rettigheter knyttet til fravær fra arbeidsplassen.

Dårlig sykefraværsoppfølging = store kostnader

Det er store kostnader knyttet til fravær i en bedrift. Derfor er det mye å spare på gode rutiner. Mange ledere legger mest krefter i å følge opp sykemeldinger og refusjoner. Det er som oftest her de største og mest synlige kostnadene ligger. Samtidig kan også annet fravær koste bedriften mye – uten at man ser det like tydelig.

Visste du for eksempel at kjennskap til arbeidstakeres rett til egenmeldinger, og korrekt beregning av arbeidsgiverperiode for sykepenger, vil kunne spare bedriften for store kostnader? Gode systemer er viktig for å gjøre fraværsoppfølgingen mest mulig effektiv, men bedriften er også avhengig av at ansatte med personalansvar er godt kjent med regelverket.
Retningslinjer for god fraværsoppfølging gir flere fordeler.

Tydelige retningslinjer understreker at alle arbeidstakere behandles likt.

Samtidig får arbeidstakerne et klart bilde av hva de kan forvente som ansatt i virksomheten.

Les mer om hva bedrifter kan gjøre for å redusere sykefraværet

Bruk av egenmeldinger

Egenmeldinger er tett knyttet til sykefraværsoppfølging. Egenmeldinger kan benyttes for inntil tre kalenderdager i løpet av en periode på 16 dager (åtte dager for IA-bedrifter). Man kan altså ha inntil fire separate egenmeldinger i løpet av de siste 12 måneder. Egenmeldingen kan kun benyttes for hele dager. Arbeidsgiver kan også kreve skriftlig egenmelding fra arbeidstaker, og kan nekte å utbetale sykepenger dersom arbeidstaker ikke leverer dette.

Det er begrensninger i arbeidsgivers plikt til å utbetale sykepenger. Helt konkret gjelder dette for nyansatte eller ansatte med et sammenhengende brudd i arbeidsforholdet på mer enn to uker. Eksempler på brudd kan være permisjoner (lovfestede eller ikke), permittering, militærtjeneste eller tilkallingshjelper uten turnus som ikke jobber oftere enn hver fjortende dag.

Vær klar over at en ansatt som har vært i foreldrepermisjon, ikke har rett på sykepenger fra arbeidsgiver før vedkommende har vært tilbake i arbeid i fire uker. Vær også oppmerksom på at arbeidstaker som har vært i utdanningspermisjon, må ha vært tilbake i to måneder for å få utbetalt penger.

Når er sykefraværet høyest? Dette sier statistikken

Egenmeldinger er et gode for arbeidstakere. Arbeidsgiver har anledning til å frata arbeidstakere retten til bruk av egenmeldinger – dersom det er rimelig å anta at retten misbrukes. Det kan kanskje være greit å tenke på når det gjelder sykefraværsoppfølging. Statistikk fra Workforce Management-spesialisten Quinyx viser nemlig at dagen før nyttårsaften er dagen der flest arbeidstakere er syke.

Av de ti dagene i året arbeidstakere er mest syke, er halvparten rett før eller rett etter nyttårsaften, eller før og etter perioden 27. desember til 2. januar. Ser man generelt på fraværet i løpet av en uke, er fredag den dagen i uken arbeidstakere oftest er syke.

Visste du også at arbeidsmiljøet er en kritisk faktor for å få ned sykefraværet?

16 kritiske dager

Beregning av korrekt arbeidsgiverperiode (16 kalenderdager), er viktig når det kommer inn en sykemelding som er på nærmere 16 dager eller over. Glemmer arbeidsgiver å sjekke om arbeidstaker har benyttet egenmelding de siste 16 dagene før sykemeldingens startdato, kan arbeidsgiver ende opp med å dekke flere dager med sykepenger enn det de egentlig er nødt til.

Arbeidsgivere som ikke betaler lønn ut over arbeidsgiverperioden, må sørge for å stoppe den ansattes lønn ved fravær over 16 dager. Arbeidstaker må da søke NAV om sykepenger fra og med den syttende fraværsdagen.

Arbeidsgivere som forskutterer lønn skal sende inn inntektsskjema og krav om refusjon av sykepenger for fravær over 16 dager.

NAV må ha krav om refusjon innen tre måneder.

Hvis du som arbeidsgiver glemmer å sende kravet innen fristen, vil du ikke få refundert sykepenger utbetalt til arbeidstaker. En sykemelding som varer i 14 dager utover arbeidsgiverperioden vil kunne koste deg over 17 000 kroner i tapt refusjon for NAV. Dette er et helt reelt tall med utgangspunkt i en ansatt 450 000 kroner i årslønn. Pass derfor på at sykemeldinger ikke havner i skuffen på kontoret, men sendes til NAV fortløpende.

Det er mange kostnader knyttet til sykefravær – også utover de som allerede er nevnt. Her er det naturlig å nevne blant annet sykepenger i arbeidsgiverperioden, eventuelle utgifter til vikarer og tapt inntekt/salg.

Alle arbeidsgivere bør oppdage de mange fordelene god sykefraværsoppfølging gir. Det er svært viktig å få sykemeldte helt eller delvis tilbake i arbeid så fort som mulig. Ved langtidssykemeldinger har både arbeidsgiver og arbeidstaker plikter.

sykemeldte

Last ned vår sjekkliste for oppfølging av sykemeldte her

Søknad om fritak fra arbeidsgiverperiode

Har man arbeidstakere som er gravide eller sliter med kronisk sykdom, kan man søke NAV om fritak for å betale sykepenger i arbeidsgiverperioden. Bedriften må forskuttere sykepenger, men kan søke om å få sykepenger tilbakebetalt.

Arbeidstakere med kronisk sykdom må ha et vedtak fra NAV for at bedriften skal kunne søke om refusjon. Både arbeidsgiver og arbeidstaker kan søke om unntak fra arbeidsgiverperioden. Skal bedriften søke, bør dette gjøres i samarbeid med arbeidstaker.

Hva med refusjon for sykdom i graviditetsperioden? Her må NAV ha dokumentasjon på at arbeidstakeren er gravid. Unngå at fraværsperioden foreldes. Husk derfor å sende inn krav om refusjon fortløpende, selv om om vedtaket ikke er fattet enda.

Små bedrifter kan også søke NAV om å forsikre seg mot ansvar for sykepenger i arbeidsgiverperioden. Blir de omfattet av forsikringen, kan de søke om å få refundert utgifter til sykepenger ved fravær utover tre kalenderdager (må i så fall være dokumentert med sykemelding).

Når barna er syke

Det er egne regler som trer i kraft ved barns sykdom. Arbeidstakere har rett til å være hjemme med syke barn i inntil ti dager per kalenderår. Dette gjelder også hvis den som har det daglige tilsynet med barnet er syk, slik at en av foreldrene må være hjemme for å passe barnet.

Enkelte arbeidstakere vil ha rett på flere enn ti dager, eksempelvis arbeidstakere med  eneomsorg eller som har flere enn to barn. I slike tilfeller kan bedriften søke NAV om refusjon fra og med den ellevte fraværsdagen.

Fem av topp ti-dagene for sykedager igjennom året er faktisk i februar.

Statistikk viser nemlig at barn oftere er syke i februar. Dermed må foreldrene være borte fra jobb for å passe dem.

Retten til velferdspermisjon

Mange arbeidsgivere er usikre på når arbeidstakere har rett på fri, og om de har rett på lønnet fravær eller ikke. Mange forveksler også vanlig praksis med hva lovverket faktisk gir en arbeidstaker rett til.

Uklare retningslinjer kan føre til både unødvendige kostnader og misnøye blant arbeidstakere. Et vanlig eksempel er bedriftslederen som gir alle sine arbeidstakere fri med lønn for å gå til tannlege og fysioterapi i arbeidstiden. Dette vil koste mer enn lederen som er klar over at arbeidstakerne faktisk ikke har rett på lønn for fraværet. I utgangspunktet skal slike besøk legges til utenom arbeidstid (hvis det er mulig å få til).

Derfor er det en stor fordel å ha en oversikt i bedriftens personalhåndbok som viser når arbeidstakere har lovfestet rett på fri og hvilke regler bedriften selv har satt som retningslinjer for velferdspermisjoner som ikke følger av lovverket.

Slik planlegger du ferien

Det er også arbeidsgivers ansvar å følge opp at alle arbeidstakere avvikler ferien sin. Få nyttig informasjon om ferieplanlegging, blant annte feriedager, ferieavvikling og arbeidsgiveres styringsrett.

Sykefraværsoppfølging er et stort og komplekst område som krever gode rutiner og et systematisk arbeid. Til gjengjeld kan belønningen være stor. Har du flere spørsmål og ønsker hjelp til oppfølging av sykemeldte? Finn ut mer

Julie Nielsen er lønns- og HR-rådgiver i Visma Employee Management AS. Her jobber hun med rådgivning ut mot selskapets lønns- og regnskapskunder. Nielsen har en Bachelor i Hotell og relasjonsledelse fra Markedshøyskolen i Oslo og spesialkurs i arbeidsrett fra BI. Hun startet som lønns- og HR-trainee i Visma i 2012 og har siden jobbet både i lønnsproduksjon og med rådgivning.
Kontakt Julie: