Guide: Slik kartlegger du dine arbeidsprosesser

82% av offentlige virksomheter opplever manglende kultur og prosesser for å realisere gevinster som en av de største hindringene for å nå sine mål (IT i praksis 2016). Den offentlige forvaltningen består av mange verdikjeder og arbeidsprosesser av forskjellig kompleksitet. Viktige gevinstdrivere vil derfor være effektivisering, automatisering og samhandling av prosesser og arbeidsrutiner, samt prioritering og forenkling av disse.

Men endring i arbeidsprosessene krever først og fremst at man har god oversikt over de oppgavene som finnes i virksomheten og hvordan de blir utført. Til dette er prosessanalyse et nyttig verktøy, og vi ønsker her å dele noen av suksesskriteriene.

Vær forberedt

Gjør gode forberedelser. Informer om bakgrunnen og hensikten med kartleggingen. Planlegg et arbeidsmøte, sett av god tid og book gjerne et eksternt møtelokale.

Involver

Kartlegg arbeidsprosessen med de som har den høyeste kompetansen – brukeren! Alle roller i prosessen skal være representert under kartleggingen. Her er det viktig å se arbeidsprosessen i sin helhet da en prosess ofte spenner over flere enheter eller avdelinger.

Ikke gap over for mye

Avgrens området som skal kartlegges, og ikke gap over for mye på en gang. Hold detaljeringsnivået på et hensiktsmessig nivå slik at modellene blir oversiktlige og håndterbare, og arbeidet opprettholder sin troverdighet ved at det blir ferdigstilt innen kort tid.

Fokusèr på de riktige tingene

Start med å definere hva som trigger prosessen, og fokuser på aktiviteter, behov, resultater og beslutningspunkter i prosessen, samt informasjonsflyten mellom disse. Blir informasjonen tolket ulikt? Finnes det flaskehalser? Er det mye dobbeltarbeid?

Få utenfra-perspektiv

Benytt rådgiver uten fagkunnskap i den respektive prosessen. Ved å benytte en ekstern rådgiver i et slikt arbeid sikrer man en effektiv gjennomføring da vedkommende ikke er påvirket av historikk eller intern kultur. Rådgiver sørger også for at ingen elementer blir tatt for gitt.

Utnytt mulighetene i flytdiagrammer

Det er hensiktsmessig å bruke flytdiagrammer i kartleggingen. Dette kan gjennomføres med gule Post-it-lapper som kan henges opp på veggen, prosessen kan tegnes på gråpapir, det kan være enkle PowerPoint-diagrammer eller man kan benytte seg av et tegneprogram.

Ønsker du lære mer om prosessanalyse eller bestille tjenesten besøk våre hjemmesider

Linn Veronica Watle jobber som prosjektleder og rådgiver i Visma Unique og har flere års erfaring med implementering av IT-systemer og tilhørende kartlegging av arbeidsprosesser. Linn ser viktigheten av å ha tydelige arbeidsrutiner for å forbedre samhandling og optimalisere bruken av IT-systemer.
Connect with Linn Veronica: