Mer tid til kjernevirksomhet med innkjøpssamarbeid

Infratek ønsket å frigjøre mer tid til selskapets kjernevirksomhet. Løsningen var å bli med i et innkjøpssamarbeid. Nå sparer de både tid og ressurser.

Infratek har totalt 1450 ansatte og leverer alt fra strømforsyning, jernbanesystemer, el-sikkerhet og gatebelysning, til ladestasjoner for el-biler og tunellsikkerhet. Arbeidet Infratek gjør for sine kunder påvirker over 2 millioner mennesker i Norden. Det å frigjøre mest mulig tid til selskapets store infrastruktur prosjekter er derfor svært viktig.

Måtte frigjøre mer tid til kjernevirksomhet

Trond Ovesen jobber som innkjøpskoordinator i Infratek Norge. Sammen med resten av innkjøpsavdelingen har han ansvaret for å forhandle avtaler og kvalitetssikrede avtalene Infratek bruker i dag.

– Vi har mest fokus på de avtalene som inngår i prosjektene vi jobber med og som er kritisk for virksomheten. Det er her hovedfokuset ligger for Infratek og sikkert mange andre bedrifter. Skal Infratek fungere trenger vi også mange støtteavtaler og det er her Visma har gjort det lettere for oss. Det å vite at vi på innkjøpsavdelingen kan ha ryggen fri fordi vi føler oss trygge på at vi alltid har gode avtaler, også på mindre kontrakter, har frigjort mye tid, forteller Ovesen.

Det er ikke bare avtalene i seg selv som frigjør tid for Infratek. Infratek er fornøyd med å slippe å forholde seg til mange kontaktledd hos ulike leverandører.

– Nå har vi kun ett kontaktpunkt å forholde oss til for alle avtaler. Dette har gjort det mye enklere for oss i Infratek. Har vi spørsmål til avtalene eller ønsker å gjøre endringer, kontakter vi Visma og får hjelp til det vi trenger. Vi har fått god oppfølging og er svært fornøyde, fortsetter Ovesen.

Gode avtaler til enhver tid

Å outsource administrative innkjøp til en partner eller et innkjøpssamarbeid kan være en mer effektiv måte å få tilgang til gunstige betingelser, enn å forhandle hver enkelt avtale selv. Infratek har gjort store besparelser med Vismas Innkjøpssamarbeid.

– Vi følte at vi ikke hadde gode avtaler innen de områdene hvor Visma har gode avtaler, samtidig som vi ikke hadde tid til å se på disse avtalene selv. Med Visma Innkjøpssamarbeid så vi at vi hadde en mulighet til å få på plass flere gode avtaler fort, sier Ovesen.

Sparer 120 000 kroner i året på kontorrekvisita

– Spesielt på kontorrekvisita nådde vi en større besparelse enn hva vi først trodde. Vi har til nå hatt en besparelse på 120 000 kroner per år i Norge ved å benytte Vismas avtale og ved å endre eksisterende innkjøpsrutiner. Tidligere hadde vi ingen form for avtalelojalitet og handlet fra forskjellige leverandører på ulike avtaler. Nå har vi i samarbeid med Visma fått på plass en løsning hvor vi får påfylt kontorrekvisita direkte i skap og har en som er ansvarlig for bestilling og håndtering av avvik på hver lokasjon. Med gode priser og rutiner er dette besparelser direkte på bunnlinjen.

Ønsker du å vite hvor mye dere kan spare på kontorrekvisita? Få en gratis innkjøpsanalyse.

Reiseanalyse viser besparelser

En reiseanalyse kan enkelt vise til de konkrete besparelsene. Ved å bruke Vismas avtale på flyreiser, og flytte volumet over på denne, har Infratek spart mye. – Vi har sett at vi har oppnådd besparelse ved å bruke Vismas avtale på flyreiser. Her har vi i samarbeid med Visma gjennomført en reiseanalyse. Selv om vi har stor lojalitet til denne avtalen i dag, ser vi at det er mye mer å hente ved å flytte en enda større andel av vårt reisevolum over på denne avtalen.

Test sparekalkulatoren for å se hvilke besparelser din bedrift kan få på blant annet reise.

Nye avtaler gjennom Visma

Å redusere innkjøpskostnadene krever tid, kompetanse og bevissthet om alle innkjøpene. Når du inngår et felles innkjøpssamarbeid med Visma vil du raskt oppdage mange nye områder å kutte kostnader. Våre innkjøpsspesialister har forhandlet frem noen av de beste prisene på markedet hos 40 ledende leverandører. Gjennom Visma har Infratek fått tilgang til nye avtaler som de ikke ville hatt, om de ikke hadde blitt en del av innkjøpssamarbeidet.

– Nå har vi blant annet tilgang til en god avtale på briller, hvor Infratek dekker deler av utgiften på arbeidsbriller for de ansatte. Dette er en av flere avtaler vi nok ikke ville hatt tilgang til om det ikke var for Visma.

Avtalen på kaffemaskiner har også vært godt tatt imot, og har gitt et positivt inntrykk på bedriften. – Tidligere eide vi våre egne kaffemaskiner. Disse kostet strengt talt ingenting foruten reparasjonskostnader, men kaffen smakte ikke godt. Gjennom Visma har vi fått bedre kaffemaskiner – her sparer vi ikke bare penger, men øker også trivselen blant de ansatte.

Infrateks anbefaling til andre innkjøpsorganisasjoner

-I innkjøpsorganisasjoner er hverdagen travel og man sitter gjerne og forhandler avtaler innenfor prosjekter og avtaler som påvirker selskapets kjernevirksomhet. Dette tar mye tid og da er det veldig lett å glemme de administrative støtteavtalene. -Ja, man vet man er ute og reiser, og man bruker kontorrekvisita, men man tenker gjerne ikke over at dette også er en kostnad. Ser man ikke over disse avtalene regelmessig har man til slutt ikke så gode avtaler. Opplever du at du ikke har tid til å forhandle frem disse avtalene selv – slik som oss i Infratek, mener jeg at Visma Innkjøpssamarbeid kan være helt strålende, avslutter Trond Ovesen.

Ønsker du å gjøre som Infratek? Kontakt Visma Innkjøpssamarbeid for mer informasjon om hvilke fordeler du kan oppnå i din bedrift.

Ann-Harriet Granberg er Marketing Trainee for Visma Innkjøpssamarbeid. Hun har en bachelor i markedsføring og master i markedsføringsledelse fra Høyskolen Kristiania, samt årsstudium i medievitenskap fra NTNU.
Connect with Ann-Harriet: