Lovpålagt oversikt
Det følger av arbeidsmiljølovens § 10-7 at det i virksomheten skal være en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet.
Det følger av forarbeidene til bestemmelsen at formålet er «dels at virksomheten selv skal ha nødvendig oversikt over arbeidstiden, dels at tilsynsmyndigheten skal kunne kontrollere at bestemmelsene overholdes»
Alminnelig arbeidstid og overtidstimer
Oversikten skal vise antall timer alminnelig arbeidstid (eventuelt gjennomsnittsberegnet arbeidstid) og overtid for den enkelte arbeidstaker. Bestemmelsen presiserer at det skal fremgå av oversikten hvor mye den enkelte arbeidstaker faktisk har arbeidet, og ikke bare den samlede arbeidstidsbruken i virksomheten.
Oversikten skal føres fortløpende.
Arbeidsgivers ansvar
I forarbeidene til bestemmelsen fremgår det at det er arbeidsgiver som har ansvaret for at det foreligger en oversikt over arbeidstiden. Arbeidsgiver velger selv hvordan arbeidstiden skal registreres. Arbeidsgiver kan be de ansatte om egenrapportering av hva som er arbeidet ut over alminnelig arbeidstid.
Arbeidstakere med ledende eller særlig uavhengig stilling
Arbeidstakere i “ledende stilling” samt arbeidstakere i “særlig uavhengig stilling” er unntatt fra arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven, jf. aml. §10-12. Disse ansatte er også unntatt fra reglene om å føre oversikt over arbeidstiden og om å inngå i en arbeidsplan i virksomheten.
Arbeidstilsynet og tillitsvalgte
Oversikten skal være tilgjengelig for arbeidstilsynet og de tillitsvalgte.
Dokumentasjon i regnskapet
Ifølge bokføringsforskriften §5-6 (5), skal arbeidede timer for ansatte med timelønn eller dagslønn være dokumentert ved timelister, stemplingskort eller lignende manuelle eller elektroniske system.
Følgende opplysninger skal framgå for den enkelte ansatte:
- dato for utført arbeid
- antall timer den aktuelle dato
- sum timer for den aktuelle perioden
Kravet til timelister eller tilsvarende dokumentasjon gjelder ikke for ansatte med fastlønn.
Krav til oppbevaring
Dokumentasjon av antall arbeidede timer i henhold til bokføringsforskriften §5-6 (5), skal oppbevares i Norge i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.
Timeføring, ferie og fravær i Payroll
Føre timer, registrere fravær og søke om ferie, dette kan gjøres superenkelt i lønns – og HR – systemet Payroll! Systemet er alltid oppdatert i henhold til lovverket – slik overholder dere reglene for føring av timer og fravær. Les mer her!
