Forenklinger ved reiseregninger og utleggsrefusjon

Kravet om originalbilag i skattebetalingsforskriften oppheves

Kravet om originale vedlegg til reiseregninger og utleggsoppstillinger oppheves. Utlegg kan etter dette behandles elektronisk både for ansatte og bedriften. Dette medfører for de aller fleste en vesentlig enklere håndtering av utlegg og vil også kunne utgjøre en vesentlig besparelse for bedriften.

Vi har tidligere omtalt en rekke endringer og forenklinger i bokføringsregelverket. Enkelte av endringene har imidlertid vært gitt utsatt ikrafttredelse, og vi venter fremdeles på at alle endringer skal vedtas og tre i kraft.

En av forenklingene man har ventet på har vært frafallelse av plikten til å levere originalbilag eller kvittering ved refusjon av arbeidstakeres kostnader pådratt ved utførelse av arbeid etter skattebetalingsforskriften § 5-6-11.

Fordi rene refusjoner fra arbeidsgiver for utlegg arbeidstakere har hatt, ikke er en skattepliktig inntekt for arbeidstaker, har det vært strenge krav til dokumentasjon av utlegg – herunder krav til at kvittering for utlegget skulle være original. Hensikten med krav til original kvittering har vært å sikre at man ikke får refundert samme utgift flere ganger.

Skattedirektoratet har nå tilpasset seg den stadig økte bruken av elektronisk dokumentasjon og elektronisk arbeidsflyt. Det aksepteres derfor nå at arbeidsgiver kan skanne inn kvitteringer og originalbilag for elektronisk oppbevaring.

Det er dermed fremdeles krav om at det foreligger en skannet versjon av den originale kvitteringen eller bilaget. På samme måte er det også et krav at arbeidstaker signerer en refusjonsbegjæring, enten ved original signatur på papir eller godkjent elektronisk signatur i esignaturloven § 6.

Selv om dette nå kan gjøres elektronisk må det fremdeles føres en oversikt over utlegget eller reiseregning som oppfyller kravene, for eksempel må en reiseregning inneholde en reisebeskrivelse og arbeidstakers adresse, og refusjon av kostnader til bevertning må fremdeles angi navn på personen og virksomheten personen representerer mv. Vi går ikke nærmere inn på disse kravene her.

Endringen er kort oppsummert at «originalbilag» i forbindelse med utlegg eller reise nå kan være enten papirbasert eller elektronisk.

Endringene gis virkning fra 1. juli 2014.

Se hele Skattedirektoratets uttalelse her

Har du spørsmål vedrørende bokføring og legitimasjonskrav i næring, ta kontakt med Visma Advokater AS på tlf. 46 40 40 00 eller epost.

Visste du at Visma har et program for reiseregninger som passer regelendringen? Sjekk ut  Visma.net Expense!  

 
Therese sitt spesialfelt er merverdiavgift, men hun arbeider også med generell forretningsjus. Therese kom til Visma Advokater i 2012 etter tre år i Skatt Øst, hvor hun jobbet i seksjon for merverdiavgift.
Kontakt Therese: