Før regnskapet selv – regnskap på 1-2-3

Før regnskapet selv – her er noen tips

Mange føler at de mangler den nødvendige kompetansen til å ta kontroll over regnskapet selv. Med utgangspunkt i et moderne brukervennlig økonomisystem, er det ikke mye som skal til før du trygt kan føre hele eller deler av ditt eget regnskap. Se på hva du kan gjøre selv med vårt nettbaserte regnskapsprogram Visma eAccounting.

Driver du en virksomhet krever myndighetene at du fører et regnskap, og er virksomheten over en viss størrelse må du også sende årlige regnskap til Brønnøysundregistrene. Brukt riktig vil et regnskap være ditt viktigste ledelses- og styringsverktøy.

 

Alle kontoer har to sider

De grunnleggende prinsippene for regnskap er relative enkle og logiske oppbygd.

Når vi fører regnskap tar vi utgangspunkt i at alle transaksjoner – det vil si at penger, varer og/eller tjenester – bytter eier. Dette kalles bilag.

Et av grunnprinsippene i regnskap er alle dine regnskapsbilag – det vil si kvitteringer, fakturaer og bankutskrifter – føres mot ulike kontoer. Dette kalles postering, og når vi posterer fører vi alltid bilaget mot to poster. Har du brukt bankkort når du kjøpte kopipapir, føres dette mot balansekontoen bankinnskudd og mot resultatkontoen kontorrekvisita.

Alle kontoer har to sider, disse kaller vi debet og kredit, hvor debet alltid står til venstre og kredit til høyre.

Last ned vår gratis guide om «Bokføring for nybegynnere» for å komme i gang!

 

De grunnleggende byggesteinene

Regnskapet er en oppstilling over:

  • inntekter
  • utgifter
  • dine eiendeler
  • gjeld
  • egenkapital.

Strukturen i et regnskap er definert ut i fra en kontoplan, og vi bruker normalt en kontoplan som følger norsk standard. Fordelen med dette er at alle som skal forholde seg til regnskapet ditt som for eksempel myndigheter, eiere, kunder, leverandører og kreditorer, enkelt kan finne frem og gjøre seg opp sin mening om økonomien i din virksomhet.

Det kan være klokt å gjøre seg kjent med standard kontoplan, slik at du har en ide om hvilke kontoer du skal føre de ulike inntektene og kostnadene mot. Det kan også være en god ide å gå gjennom kontoplanen i ditt system, og skjule de kontoene du ikke bruker. Du kan også legge til kontoer dersom du ønsker mer detaljert regnskapsførsel.

Selve regnskapet kan deles opp i to hoveddeler; resultatet og balansen. Resultatet viser på den ene siden alle dine inntekter og på den andre siden alle dine kostnader. Differansen kalles resultatet. Balansen har også to sider. Den ene siden viser alle dine eiendeler, og den andre siden viser hvem som eier dem – med andre ord gjeld og egenkapital.

Regnskapet avsluttes vanligvis én gang per år – som oftest ved nyttår, og da overføres årsresultatet til balansen. Et positivt årsresultat vil føre til at egenkapitalen din øker, og tilsvarende vil et underskudd føre til en reduksjon i egenkapitalen. Balansen din føres løpende, og kontoen her vil aldri nullstilles. Logikken bak dette er at dine eiendeler og gjeld forsvinner ikke selv om du begynner på et nytt år.

 

Kontroll over kunder og leverandører

Reskontroen er et hjelpemiddel som er kilde til en mengde nyttig informasjon. Reskontroen er ikke noe annet en spesifisert oversikt over alle transaksjoner mellom deg og dine kunder og leverandører. Når du kjøper en vare, vil du normalt få en faktura som skal betales på en eller annen forfallsdato. Du har gjerne fått varen men ennå ikke betalt den. Du skylder med andre ord penger – altså har din leverandørgjeld økt.

Tilsvarende gjelder når du sender fra deg varer. Kunden din har fått varen, men du har satt en 14 dagers betalingsfrist. Du har med andre ord kunder som skylder deg penger – kundefordringer.

For å ha en strukturert og god oversikt over alle utstående fordringer og krav, kan vi spesifisere de to balansepostene kundefordringer og leverandørgjeld ved hjelp av reskontro. Når det utføres inn- eller utbetalinger føres disse også via reskontro, og på den måten vil du alltid se hvor mye du skylder, og hvor mye dine kunder skylder deg.

 

Det å føre bilag er relativt enkelt

Alle bilag vil vanligvis ha sitt utgangspunkt i at du fører dem mot en bankkonto, kasse, kundefordring eller leverandørgjeld. En faktura fra for eksempel Telenor vil du typisk føre til debet på resultatkontoen ”telefon”, og mot leverandørreskontro. Har du et godt økonomisystem vil du kunne legge inn forfallsdato på inngående fakturaer, og på den måten ha full kontroll over når disse må betales. De aller fleste bilag du ender opp med å føre manuelt vil normalt være inngående fakturaer, inn- og utbetalinger, samt kvitteringer for ulike kjøp av varer og tjenester betalt med kort eller kontant.

Så lenge du har kontroll over hvordan bilaget er ”betalt” – det vil si via bank, kasse, eller at det føres mot leverandørgjeld/reskontro, er det å føre bilag relativt enkelt.

Bokføringsforskriften § 5 setter krav til at alle transaksjoner i kunde-/leverandørforhold skal spesifiseres. Dette innebærer at inngående faktura må føres mot leverandørens reskontronummer og ikke direkte mot kasse/bank.

 

Hva gjør du når du har gjort en feil?

Ingen grunn til panikk. Men det er noen regler i regnskap det er nyttig å være klar over. For det første skal en bilagsperm være komplett. Det vil si at alle bilag skal være fortløpende nummerert, og det skal ikke være noen ”hull” i nummerserien. Du kan med andre ord ikke slette bilag, løsningen er å lage et nytt korrigeringsbilag. Dette kalles også å ”reversere bilag”.

 

Skillet mellom utgifter og kostnader

Dette er et annet viktig område innen regnskapsførsel du bør være bevisst på. Driver du et lastebilselskap og kjøper inn 5 000 liter diesel i oktober til totalt kr 50 000, vil ikke regnskapet ditt gi et riktig bilde av dine reelle kostnader dersom du bokfører hele beløpet som en kostnad. Du får riktignok en faktura på kr 50 000, og den må du betale innen årsslutt, men den virkelige kostnaden er det du reelt har brukt av diesel i de tre siste månedene.

Hvordan skal du så få ført dette riktig? Løsningen er å ta i bruk balansen, og føre hele varekjøpet mot en eiendelspost i balansen. Etter hvert som du bruker opp dieselen kan du føre forbruket mot kostnadsposten i resultatet. Om du gjør dette ukentlig, månedlig eller kvartalsvis blir opp til deg å vurdere. Men skal regnskapet være riktig ved årsavslutning må du sørge for at kostnadssiden i regnskapet kun viser det du har brukt og ikke bare det du har betalt.

 

Klare regler knyttet til avskrivning

Alt du kjøper med verdi over kr 15 000 forutsett at det har en forventet levetid over tre år skal føres mot balansen. Kjøper du en varebil, vil årsresultatet ditt bli lite relevant dersom du kostnadsfører hele beløpet. For det første vil varebilen ha en egenverdi ved årsslutt, noe regnskapet bør vise. Videre har du ikke hatt en reell kostnad tilsvarende det du betalte for bilen (med mindre du er blitt skikkelig lurt). Den reelle kostnaden ved varebilen er verditap og slitasje, og det er det regnskapet bør vise. Her er det avskrivninger kommer inn.

Det er helt klare regler knyttet til avskrivning. Primært kan du velge mellom to hovedtyper avskrivning, lineær og saldo. Ved lineær avskriving tar du anskaffelsesverdien og deler den i like store deler på det antall år eiendelen skal avskrives over.

Ved saldoavskrivning avskriver du den bokførte restverdien med en gitt prosentsats. Dette vil bety at du i begynnelsen av en avskrivning vil kostnadsføre relativt store avskrivninger. I det saldoen kryper under kr 15 000 har du muligheten til å avskrive hele restbeløpet.

Det er som nevnt ulike satser for ulike typer eiendeler. Oversikt over disse satsene finner du på www.skatteetaten.no.

 

Ønsker du å lære mer om hva det vil si å føre regnskap?

Last ned denne gratis guiden om bokføring.

 

Lykke til!

Katarina jobber i markedsavdelingen i Mamut Norge, som leverer programvare og tjenester rettet mot start-ups og småbedrifter.
Kontakt Katarina: