Det er fremdeles mange som sverger til regneark for å føre regnskapet. Er du en av dem?

Fallgruvene ved å føre regnskap med regneark

I dag finnes det mange moderne, brukervennlige og rimelige regnskapsprogram som små bedrifter og foreninger kan benytte seg av for å holde kontroll på økonomien. I tillegg er de fleste av disse systemene nå nettbaserte, noe som gir en helt unik tilgjengelighet og kontroll over regnskapet. Til tross for dette er det fremdeles mange som sverger til regneark for å føre regnskapet. Hvorfor?

Hvorfor ønsker fortsatt mange å føre regnskap ved hjelp av regneark?

Selv for de minste bedriftene og foreningene er det store besparelser å hente ved å investere noen hundrelapper i måneden på et fullverdig regnskapsprogram for økonomistyring. Jeg har nå lyst til å utfordre flere av de argumentene jeg stadig vekk møter når jeg snakker med personer som er tilhengere av regneark.

 

“Vi er ikke bokføringspliktige, så vi trenger ikke et regnskapsprogram”.

Greit, så du har ikke omsetning på over 50 000,- i året (har du det er du bokføringspliktig), men du har fremdeles et regnskap du skal holde kontroll på. Vi i Visma har stor forståelse for at små bedrifter og foreninger ofte må være ekstremt kostnadsfokuserte, men ingen bør lande på den konklusjonen at et regnskapsprogram kan betegnes som en unødvendig kostnad. Selv om man har liten økonomisk aktivitet er det alltid noe som skal føres. Det kan være en utgift som må kostnadsføres eller en faktura som må sendes ut. Det er ditt ansvar å ta vare på tallene i mange år. Bruker du regneark er det du selv som må sørge for at alle lover og regler er kontinuerlig oppdatert. Bruker du derimot et ordentlig regnskapsprogram oppdateres alle lover og regler automatisk, og alt at tall lagres automatisk i henhold til bokføringsloven.
.

“Vi er jo en liten bedrift i oppstartsfasen”

Så har vi elementet med ønsket om å vokse. Dette gjelder kanskje i hovedsak små bedrifter, men jeg tror ikke jeg er naiv når jeg sier at både oppstartsbedrifter og små bedrifter har et ønske om å vokse og bli større. Ved å ta i bruk et regnskapsprogram fra dag 1 har du en skalerbarhet og mulighet til å kunne vokse i løsningen, uten å plutselig bli stilt overfor en problemstilling når du blir bokføringspliktig. Ikke sett deg i den situasjonen at du må begynne å gjøre masse endringer relatert til regnskap midt i vekstfasen av bedriften din, når du helst bør være ute og holde på med kjernevirksomheten din!

“Det er mye tryggere å ha dataene lagret trygt på min PC”

Så har vi en av de største årsakene til å prioritere et moderne regnskapsprogram overfor regneark – de er nettbaserte. Det vil si at du kan logge deg inn i programmet fra hvilken som helst enhet (pc, mac, mobil, nettbrett) så lenge man har internettilgang – akkurat som du gjør med for eksempel din nettbank. Rent praktisk betyr dette at du aldri behøver å tenke på backup eller oppdatering, dette tar vi oss av og lagrer dine data trygt for deg (les mer om Visma Trustcenter). Vi har opp gjennom årene mottatt utallige henvendelser fra desperate bedriftseiere og kasserere som har vært så uheldige å miste sine data av ulike grunner: tyveri, virus, PC-krasj, sølt kaffe over PC’en, you name it. Det som da er så trist er at det er ingen måte å redde dine data på. Har du fått PC-krasj, og du ikke har tatt backup er dataene borte for alltid. Men dette problemet er det altså slutt på ved å ta i bruk et nettbasert regnskapsprogram – aldri tenk på backup eller vær redd for å miste dataene dine igjen!

“Vi er bokføringspliktige, men har under 600 bilag i året og da er det ikke noe krav for oss om regnskapsprogram, så ser ikke helt poenget”

Det er riktig det, det er først når man overskrider 600 bilag at bokføringspliktige er pålagt å bruke et regnskapsprogram. Men du har fremdeles et regnskap med bokføringsplikt. Det vil si at om det så bare er noen få bilag i måneden så er du fremdeles pliktig til å oppfylle minimumskravene i henhold til bokføringsloven.
Dette ser vi igjen i bokføringsforskriften paragraf 4-1 om ajourhold som kort forklart sier at bokføringspliktige med færre enn 600 bilag i året har som krav å være ajour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Det vil si at du må selv holde full kontroll på alle lover, regler og frister tilhørende bokføringsloven og regnskapsrapportering, og sørge for at ditt regneark er helt oppdatert med dette. Hvis du for eksempel sender en faktura fra Excel som ikke oppfyller kravene som er satt som minimumskrav for bokføringsloven, er faktisk ikke den fakturaen et gyldig salgsdokument og du kan miste retten til blant annet fradrag for mva. I tillegg er du pliktig til å ajourføre regnskapet innen fristene for pliktig regnskapsrapportering.
Akkurat dette med å hele tiden være oppdatert på nye satser og regler i bokføringskravene, samt minne om frister for rapportering, er noe et regnskapssystem gjør helt automatisk – slik at du slipper å følge med på hver stortingsmelding.

“Det er for dyrt for oss”

En annen fordel med moderne nettbaserte regnskapsprogram er at det er ingen installasjon eller oppstartsavgift for å komme i gang. Det baserer seg på plug-and-play prinsippet som vil si at du kan logge deg inn og komme i gang med regnskapsprogrammet helt på egenhånd, samme dag som du bestiller. Man betaler kun en årlig abonnementsavtale som dekker hele programvaren, og inkluderer fri brukerstøtte på telefon, e-post og chat. Prisene på enkle regnskapsprogramer altså svært lave, og du får i dag et fullverdig regnskapsprogram inkludert brukerstøtte fra kun kr 99,- /mnd. Tiden du bruker på regnearket ditt i forhold til backup, oppdatere det med nye lover og regler, samt eventuelt rådføre deg med noen ved spørsmål, blir fort 99,-/mnd om du baserer deg på ”tid er penger”-prinsippet.

 

Investering i regnskapsprogram = riktig investering

Jeg har her forsøkt å utfordre en del av argumentene som benyttes fra mange når de sier at de fremdeles velger å føre regnskap med regneark i stedet for et regnskapsprogram, samt at jeg har forsøkt å avlive en del av mytene som eksisterer rundt regnskapsprogram. Det er helt lov å være uenig i mine tanker her, men jeg er og blir helt overbevist om at selv de minste bedriftene og foreningene vil ha en gevinst av å ta i bruk et enkelt og moderne regnskapsprogram i stedet for å føre regnskap ved hjelp av regneark. Enkelte investeringer er rett og slett essensielle – regnskapsprogram bør være en av dem.

Heldigvis har mange forstått dette, og i dag har over 100 000 bedrifter og foreninger tatt i bruk Visma eAccounting – et moderne, brukervennlig og nettbasert regnskapsprogram.
Ta gjerne kontakt med oss i dag om du vil ha en prat om hva som er riktig løsning for deg!

Jobber du for en forening? Les mer om regnskapsprogram for foreninger.
Har du startet en bedrift innen de 12 siste månedene? Da har vi et eget tilbud til deg.
Ønsker du å kunne tilby dine medlemmer fordelsavtale på Visma eAccounting? Les mer her.

Daniel Ognøy Kaspersen er Sales Manager for Visma eAccounting i Norge. Han er utdannet med en mastergrad i markedsføring fra BI Oslo, og har bakgrunn som både Sales Trainee og Salgskonsulent i Visma.
Connect with Daniel: