Derfor bør du ikke sende faktura på epost

Så fort det er snakk om elektronisk faktura (efaktura) og epostfaktura, er det mange som tror at dette er to sider av samme sak. For er ikke epostfaktura (PDF) en efaktura? Og hvis ikke, hvorfor ikke bare fortsette med epostfaktura?

En epostfaktura (hvor regningen kommer som PDF) er ikke en efaktura i denne sammenheng, selv om den sendes elektronisk. En efaktura er laget for at datasystemer skal forstå og behandle dem automatisk. En epostfaktura åpnes elektronisk, men er uforståelig for et datasystem. Dermed må mottakeren fremdeles punche inn alle data manuelt for å få regningen betalt.

Les også: Hva er elektronisk faktura (efaktura)?

Efaktura eller epostfaktura?

37 % av norske virksomheter sender faktura på epost. Er du en av dem? Her er fire gode grunner til at du bør slutte med det i dag – og heller melde overgang til efaktura.

1. Raskere innbetaling – færre forfall

Du får raskere innbetalinger og langt flere betaler til forfall når fakturaen blir sendt elektronisk. Det viser flere undersøkelser via regjeringen.

2. Billigere enn epostfaktura

Det er faktisk ikke gratis å sende faktura på epost. Om for eksempel fakturaen ikke har kommet fram til mottakeren, og du må sende den ut på nytt, vil det som i praksis virket som den «billigste» løsningen, likevel bli det dyreste alternativet. Bruker du mer enn ett minutt på å følge opp en PDF-faktura, vil det koste deg mer enn å sende den elektronisk.

3. Fakturaen når frem til mottakeren

Epost blir en stadig mer risikabel måte å sende fakturaer på. Spamfilteret er mer kritisk enn det var tidligere. Du kan dermed aldri være sikker på at fakturaen faktisk når fram til innboksen til mottakeren.

4. Økt sikkerhet og bedre sporbarhet

Datakriminelle prøver stadig ut nye metoder for å lure deg med falske fakturaer på epost. De er profesjonelt laget og ser troverdige ut. I 2016 så vi for eksempel at Telenor-kunder ble gjenstand for et svindelforsøk via epostfaktura. Mange av disse svindelfakturaene kan også inneholde virus. Bruker du derimot efaktura, gir dette bedre sporbarhet, samt økt sikkerhet og kontroll mot andre avsendere med onde hensikter.

Hvor mye sparer bedriften på efaktura?

Med efaktura bruker du kun halvparten av tiden det tar å sende vanlig papirfaktura. Prisen blir også halvert. Det er et enkelt valg, men i tilfelle du ikke er overbevist, vil vår kalkulator vise deg hvor mye tid og penger du sparer på å komme i gang med efaktura.

Efaktura – et bedre alternativ

Det er ikke uten grunn til at stadig flere, både private bedrifter, offentlige virksomheter og ikke minst privatpersoner, foretrekker efaktura. Det er enklere, billigere – og du har bedre kontroll og oversikt.

Lær mer om fordelene med efaktura

Kilder

Forenklingsundersøkelsen 2017

NOU 2007: 12 Offentlig innkreving