Derfor bør du ikke sende faktura på epost

37 % av norske virksomheter sender faktura på epost. Er du en av dem? Her er fire gode grunner til at du bør slutte med det i dag.

  1. Du får raskere innbetalinger og langt flere betaler til forfall når fakturaen blir sendt elektronisk. Det viser flere undersøkelser. (Og nei, epost er ikke elektronisk – se neste avsnitt).
  2. Det er faktisk ikke gratis å sende faktura på epost. Om for eksempel fakturaen ikke har kommet fram til mottakeren, og du må sende den ut på nytt, vil det som i praksis virket som den “billigste” løsningen, likevel bli det dyreste alternativet. Bruker du mer enn ett minutt på å følge opp en PDF-faktura, vil det koste deg mer enn å sende den elektronisk.
  3. Epost har blitt en mye mindre trygg måte å sende fakturaer på. Spamfilteret er mer kritisk enn det var tidligere. Du kan dermed aldri være sikker på at fakturaen faktisk når fram til innboksen til mottakeren.
  4. Datakriminelle prøver stadig ut nye metoder for å lure deg med falske fakturaer på epost. De falske fakturaene er profesjonelt laget og ser troverdige ut. For litt over ett år siden var det mange som fikk en faktura fra Telenor i innboksen sin, som viste seg ikke være fra Telenor. Mange av disse svindel-fakturaene kan også inneholde virus.

Men er ikke faktura på epost (PDF) en elektronisk faktura?

Nei, en PDF-faktura sendt med epost er ikke en elektronisk faktura i denne sammenheng, selv om den “sendes elektronisk”. En elektronisk faktura er laget for at datasystemer skal forstå dem og hjelpe deg med å behandle dem automatisk. En PDF-faktura er bare laget for å kunne åpnes elektronisk på pc-en din, men er ikke forståelig for et datasystem og kan ikke behandles elektronisk. Dermed oppnår du ikke samme effekt som når du bruker elektronisk faktura. Dette fordi den som mottar fakturaen på PDF, fremdeles må punche inn alle dataene manuelt for å få regningen betalt.

Prøv vår kalkulator og se hvor mye din bedrift kan spare på å ta i bruk elektronisk faktura

Elektronisk faktura – et bedre alternativ

Det er ikke uten grunn til at flere og flere, både private bedrifter, offentlige virksomheter og ikke minst privatpersoner, foretrekker elektronisk faktura. Det er enklere, billigere – og du har bedre kontroll og oversikt.

Les også: Blogg om “Hva er elektronisk faktura?

Kilder
Forenklingsundersøkelsen 2017
NOU 2007: 12 Offentlig innkreving

Lær mer om fordelene med elektronisk faktura

 

 

Kaja Falck-Ytter jobber med kommunikasjon og som tekstforfatter i Visma Software AS. Kaja har mastergrad i språkvitenskap fra NTNU, og har jobbet med tekst og formidling i flere år. Kaja startet i Visma i 2015.
Connect with Kaja: