Bytte ERP-systemer?

ERP-systemer: Bør du bytte?

Et velfungerende ERP-system ligger i kjernen av god forretningsdrift. Med god informasjons- og prosessflyt frigjør du tid og ressurser som isteden kan brukes på vekst og verdiskaping. Derfor bør alle virksomheter evaluere effektiviteten i sitt ERP-system med jevne mellomrom. Dersom forretningssystemet viser tegn til å være en bremsekloss i den daglige driften, kan det være tid for å se på nye ERP-systemer.

– ERP-systemet er bedriftens kjernesystem. Derfor er et bytte en omfattende og prosess som bør planlegges og utføres på ideelt vis, sier David Aarstein, produktsjef for Visma Business.

Under tar vi for oss 13 sentrale spørsmål du bør stille deg ved bytte av ERP-system i din virksomhet. Last ned vår guide for en enda mer utførlig gjennomgang av emnet.

Spørsmål og svar rundt bytte av ERP-systemer?

1. Bør du bytte ERP-systemer?

Ofte er det en sum av ulike faktorer som avdekker behovet for et nytt ERP-system. Men hvis informasjons- og prosessflyten i virksomheten din er ineffektiv, hvis jobbhverdagen fylles av mange manuelle rutiner, er det vanligvis et tydelig tegn. Dersom selskapet ditt har opplevd betydelig vekst og/eller forandringer, er det også mulig at du benytter et ERP-system som ikke er tilpasset nye oppgaver og rutiner. I andre tilfeller er leverandørens ERP-løsning simpelthen blitt avleggs fordi leverandøren ikke har hengt med i tiden med tilfredsstillende oppdateringer og nyversjoner.

2. Hva er konsekvensene av å bytte ERP-system?

Det krever tid og innsats å bytte ERP-systemer. Men selve bytteprosessen vil ofte også gi gevinster når ulike prosesser blir analysert og evaluert i forbindelse med byttet. Da er det gode sjanser for at du vil identifisere blindveier og flaskehalser i den daglige driften som du ikke tidligere var bevisst på. Mange ansatte vil dessuten få større forståelse for nøkkelprosessene som er motoren i virksomheten. Samtidig er forandringer alltid en utfordring. Gamle vaner må vrakes, nye må adopteres. Derfor er det viktig med en god plan for internkommunikasjon og opplæring underveis gjennom byttet av ERP-system.

3. Hva er et godt tidspunkt å bytte ERP-løsning på?

Overgangen til et nytt ERP-system bør planlegges slik at den nye løsningen er implementert i god i tid før den tas i bruk for alvor. Tidspunktet for full skroting av det gamle systemet og innføring av nytt kan med fordel legges til en periode på året da virksomheten ikke er på sitt mest travle. Da får alle involverte muligheten til å bli vant med det nye systemet og ta hånd om eventuelle oppstartsproblemer. Dersom du vurderer å bytte servere, kan det også være en fordel å samordne dette med bytte av ERP-system. Da kan du vurdere hvorvidt det skal investeres i nye servere eller om det vil være et smart alternativ å gå over til en nettbasert ERP-løsning.

4. I hvilke tilfeller vil det ikke lønne seg å bytte ERP-systemer?

Et nytt og formålstjenlig ERP-system gir ikke effektivitetsgevinster på egenhånd. Løsningen er kun et verktøy som skal effektivisere jobbhverdagen til brukerne. Et vellykket skifte av ERP-løsning innebærer derfor at byttet gjennomføres helhjertet, med god planlegging og prosjektering, samtidig som alle ansatte som skal bruke løsningen blir godt forberedt. Hvis ikke er det en betydelig risiko for at prosjektet ender opp i halvveisløsning, hvor mulighetene i det nye ERP-systemet ikke blir utnyttet. Dersom virksomheten på det nåværende tidspunkt ikke kan frigjøre tilstrekkelig med ressurser til å gjennomføre byttet på en god måte, kan det være smarte å vente til en roligere periode.

5. Hva er de vanligste hindringene?

Det nytter ikke med en engasjert prosjektgruppe om ikke virksomheten som helhet er klar til å støtte opp om prosjektet. Et bytte av ERP-systemer innebærer i de fleste tilfeller en såpass betydelig endring i den daglige driften at prosjektet må være godt forplantet i hele organisasjonen. Samtidig må prosjektplanen være tydelig på fremdriftsmål, tid og ressursbruk. Planen bør utarbeides i tett dialog med ERP-leverandøren. Underveis i prosjektet er det i neste omgang avgjørende med tydelig kommunikasjon, slik at prosjektleder og ERP-leverandør er på nett med hensyn til tidsrammer mål og delmål, og slik at organisasjonen som helhet er oppdatert på fremdriften.

6. Hvor mye ekstraarbeid vil bytte av ERP-system bety for de ansatte?

Ressursbehovet ved bytte av ERP-system avhenger av kompleksiteten i den nye løsningen. Selve implementeringen kan ta alt fra en dag til et år. Standardiserte løsninger kan ofte innføres relativt raskt, mens ERP-systemer med mange tilleggsmoduler og skreddersøm vil kreve mer tid og større ressurser. En nettbasert løsning vil kunne gå ekstra raskt, ettersom det ikke er behov for lokal installasjon og tilpasning.

7. Hvem er den rette prosjektlederen?

Prosjektleder må kjenne virksomheten godt, og har gjerne bakgrunn fra ulike avdelinger i organisasjonen. Samtidig kan det ofte være en fordel å utnevne en prosjektleder som ikke er preget av gamle tankemønstre om hvordan virksomheten skal drives. Dette kan tale for en ung og sulten prosjektleder, som har lett for å komme med nye og friske ideer, men som samtidig må har struktur og gjennomføringskraft. Det er egenskaper som er viktig i en endringsprosess.

8. Hva er ledelsens rolle i forbindelse med bytte av ERP-systemer?

Ledelsen i organisasjonen har stor innflytelse på hvorvidt ERP-prosjektet blir vellykket. Det er ledelsens oppgave å forplikte hele virksomheten til å gjennomføre prosjektet fra begynnelse til slutt. Ledelsen må også være tilgjengelig og proaktiv med hensyn til eventuelle organisatoriske endringer som blir nødvendige i forbindelse med byttet. Det kan for eksempel vise seg at rutiner som utføres i en avdeling med fordel kan flyttes til en annen avdeling med den nye ERP-løsningen.

9. Hvilke kostnader vil bytte av ERP-systemer medføre?

Utgiftene knyttet til bytte av ERP-løsning omfatter blant annet prosjektkostnader, lisenskostnader og eventuelle månedlige abonnementskostnader ved bruk av nettbaserte løsninger. I tillegg tilkommer arbeidskostnader forbundet med prosjektet, som vil avhenge av tiden og ressursene som kreves for gjennomføringen. ERP-leverandøren vil gi kostnadsestimater under salgssamtalene, før kostnadsbildet så blir enda tydeligere under utarbeidelsen av prosjektplanen.

10. Hvor nøyaktige er de foreløpige kostnadsestimatene?

Underveis i en endringsprosess forekommer det ofte at du blir oppmerksom på nye moduler og funksjoner som kan bli nyttige. Det innebærer i så fall at både arbeidsmengde og kostnader kan komme til å overskride de opprinnelige estimatene. Slike tids- og kostnadsoverskridelser bør alltid godkjennes av styringsgruppen, men det er en fordel om det er økonomisk rom til å kunne foreta denne formen for endringer underveis.

11. Hvordan bør man gå frem når man skal bytte ERP-system?

Et bytte av ERP-systemer går vanligvis gjennom fire faser: 1) Definisjonsfasen, hvor det utarbeides prosjektplan, kommunikasjonsplan og gjennomføringsplan. 2) Realiseringsfasen, hvor virksomhetens eksperter på de ulike områdene kommer med innspill og forslag til hvordan en ny ERP-løsning kan effektivisere deres hverdag. 3) Treningsfasen, hvor sluttbrukerne får opplæring i det nye systemet. 4) Gjennomføringsfasen, hvor det utføres en gjennomgang for å sikre at alle prosesser fungerer korrekt, før det gamle ERP-systemet så stenges fullt og helt og det nye regnes som implementert.

12. Hvordan vil byttet av ERP-systemer påvirke produksjonen?

Implementeringen av den nye løsningen skal alltid planlegges slik at produksjonen ikke blir stoppet som følge av implementeringsprosessen. Det betyr at virksomhetens essensielle prosesser skal fungere også i overgangsperioden.

13. Hva er rollen til din virksomhet ved bytte av ERP-systemer?

Prosjekteier skal blant annet definere mål og begrensninger i samarbeid med ERP-leverandøren. I neste omgang skal prosjektet planlegges, prosjektleder og styringsgruppe utnevnes, og ansvarsområder skal fordeles. Underveis i prosjektet er det viktig med god og jevnlig internkommunikasjon knyttet til fremdriften i endringsprosessen. Til slutt skal resultatet av prosjektet evalueres og godkjennes.

Full gjennomgang av tematikken

Dersom du ønsker deg en inngående gjennomgang av hvert punkt er du velkommen til å laste ned vår guide for bytte av ERP-system. Her får du grundigere svar på disse 13 spørsmålene, ispedd gode tips til hvordan din virksomhet kan gjennomføre en ryddig og effektiv planleggings- og implementeringsprosess.

Visma Business landets mest brukte ERP-system, med en kundetilfredshet på hele 90 prosent, rettet mot større bedrifter. Visma Global er på sin side rettet mot bedrifter med mindre enn 50 ansatte.

 

Hei, jeg jobber med tekst, video og animasjon på digitale flater i Visma. På bloggen skriver jeg om effektivisering og smarte løsninger for næringslivet i Norge.
Kontakt Henrik: