Hvilke bransjer bør bruke elektronisk signatur?

elektronisk signering

Fordi ulike bransjer har vidt forskjellige behov, kan det være vanskelig å vite hva som egentlig er relevant når man søker etter informasjon. Når det kommer til elektronisk signering, er det et verktøy som kan – eller skal jeg si bør – brukes på tvers av alle fagmiljøer.

Alle ønsker effektivitet

Som produktsjef i Visma snakker jeg med kunder over hele landet; følelsen av å være en virksomhet med unike behov står sterkt hos mange. Men er de unike? Min erfaring tilsier at mange, uavhengig av bransje, har de samme grunnleggende behovene: de ønsker tid til verdiskapning og god datasikkerhet.

Derfor har jeg laget denne oversikten, slik at du enkelt kan se hva elektronisk signering kan bidra med i din hverdag:

  • bank, finans & forsikring
  • advokat & økonomi
  • salgsorganisasjoner
  • medlemsorganisasjoner
  • reiseliv & booking
  • håndverk, bygg & anlegg
  • helse & omsorg
  • eiendom & utleie

Les også: Slik jobber den moderne HR-avdelingen

Bank, finans & forsikring

I en bransje som historisk har vært preget av papir og stempler, har det skjedd fantastiske ting på teknologisiden bare de siste årene.

Det er dog fremdeles skjemaer og dokumenter som sendes, skrives ut og skannes inn i mange prosesser. Kunden forventer å bli møtt med enkle prosesser i brukervennlige flater.

Eksempler på skjemaer og dokumenter som signeres:

  • forsikringsavtaler
  • fullmakter
  • låneavtaler
  • selskapspapirer
  • helseerklæringsskjema

Advokat & økonomi

I en bransje som tradisjonelt har vært preget av papirtunge og manuelle prosesser, har digitaliseringen slått til for fullt. Både advokat og regnskapsfører jobber nå i skyen og tilbyr sine kunder smidige løsninger for å kommunisere rundt oppdragene.

Fremdeles må likevel skjemaer og dokumenter sendes, skrives ut og skannes inn i mange prosesser. Kunden forventer å bli møtt med enkle prosesser i brukervennlige flater.

Eksempler på skjemaer og dokumenter som signeres:

  • oppdragsavtaler
  • kundekontroll skjema
  • ID-kontrollskjema
  • fullmakter
  • styredokumenter

Salgsorganisasjoner

ABC, Always Be Closing. Uansett produkt eller tjeneste så ønsker man som selger å få en aksept så fort og enkelt som mulig. Det er viktig med sporbarhet og med elektronisk signering er det ingen tvil om hvem som gjorde hva, når, i en salgsprosess.

Det er fremdeles skjemaer og dokumenter som sendes, skrives ut og skannes inn i mange prosesser. Kunden forventer å bli møtt med enkle prosesser i brukervennlige flater.

Eksempler på skjemaer og dokumenter som signeres:

  • ordrebekreftelse
  • bestillingsskjema
  • søknadsskjema
  • kontrakter
  • taushetserklæringer

Les også: Selgerens 6 fordeler med elektronisk signering

Medlemsorganisasjoner

For å håndtere medlemsmasse kreves smidige løsninger for innmelding og administrasjon. Ved å bruke BankID sikrer organisasjonen ID på medlemmet som melder seg inn. Videre kan forsikringer og tjenester bestilles og ved elektronisk signering sikres sporbarhet og juridisk binding.

Det er fremdeles skjemaer og dokumenter som sendes, skrives ut og skannes inn i mange prosesser. Kunden forventer å bli møtt med enkle prosesser i brukervennlige flater.

Eksempler på skjemaer og dokumenter som signeres:

  • innmeldingsskjema
  • skjema for kollektiv forsikringsavtale
  • bestillingsskjema for tjenester (kurs osv.)
  • oppsigelsesskjema annen organisasjon
  • utmeldingsskjema

Reiseliv & booking

I en bransje som har vært tidlig ute med å digitalisere og effektivisere gjøres det meste digitalt. Lave marginer og fokus på volum gjør at aktører som effektiviserer og strømlinjeformer kundereisen best, vinner.

Det er dog fremdeles skjemaer og dokumenter som sendes, skrives ut og skannes inn i mange prosesser. Kunden forventer å bli møtt med enkle prosesser i brukervennlige flater.

Eksempler på skjemaer og dokumenter som signeres:

  • bookingskjema
  • gruppeoversikter
  • ordrebekreftelser
  • egenerklæringsskjema
  • reklamasjonsskjema

Håndverk, bygg & anlegg

Ofte oppstår det uenigheter rundt hva som egentlig var avtalen. Byggmester og kunde er enige når arbeidene starter men valg og uforutsette ting underveis endrer betingelsene. I en bransje som er flinke på kjernevirksomheten sin, er det ofte mye tid og bry å spare på å ha god sporbarhet i kundeforholdet.

Det er skjemaer og dokumenter som sendes, skrives ut og skannes inn i mange prosesser. Kunden forventer å bli møtt med enkle prosesser i brukervennlige flater.

Eksempler på skjemaer og dokumenter som signeres:

  • kontrakt / Ordrebekreftelse
  • endringsskjema
  • tilvalgsskjema
  • bestillingsskjema
  • protokoller

Helse & omsorg

I både privat og offentlig helsesektor produseres det daglig flere tonn unødvendig papir. Enkle skjemaer og dokumenter som skal fylles inn og signeres, sendes Norge rundt i posten og per e-post. Mange må skrives ut å returneres i original form.

Eksempler på skjemaer og dokumenter som signeres:

  • helseerklæringsskjema
  • ansettelsesavtaler
  • instrukser
  • taushetserklæringer
  • fullmakter

Eiendom & utleie

I eiendom er det til enhver tid mye som skal signeres. En standard leiekontrakt kan bestå av mange sider som skal signeres og paraferes av flere parter i 3-4 eksemplarer. Dette er en tids og ressurskrevende prosess. Med elektronisk signering slipper leietaker/kjøper å legge ved kopi av legitimasjon. Det er enkelt å spore hvem som har signert – i tillegg til at partene slipper å møte fysisk, dersom avstanden er stor.

Eksempler på dokumenter som signeres:

  • leiekontrakter
  • kjøpskontrakter
  • salgskontrakter
  • andre avtaler

Vil du lære mer om digitalisering?

Vi er i digtaliseringens andre bølge. Denne gangen gjelder det alle. Den eksponentielle teknologiutviklingen krever at alle bransjer må tilvende seg nye arbeidsmetoder.

I den årlige rapporten Visma Digital Index 2019 kan du lese statistikk, intervjuer og råd om hvordan du kan komme i gang med (eller fortsette) digitaliseringen.

Last ned rapporten Visma Digital Index 2019