Elektronisk reiseregning

Elektronisk reiseregning og utlegg: Hvorfor og hvordan?

Er du lei av å se arbeidstimene forsvinne mellom fingrene på deg – og dine ansatte – fordi det stadig må graves opp papirkvitteringer som må føres, leveres og behandles?

At 2 av 3 norske bedrifter ikke fører reiseregninger og utlegg i en digital løsning, vitner om at norske bedrifter har et stort potensiale til å bruke tiden sin betraktelig smartere.

I min hverdag møter jeg kunder med forskjellige utfordringer knyttet til lønn og HR hver eneste uke. Felles for alle er at de lurer på hvordan ulike løsninger fungerer i praksis. Her gir jeg deg svaret på de tre vanligste spørsmålene jeg får om elektroniske reiseregninger:

  1. Hvorfor automatisere reiseregninger?
  2. Hvordan fungerer elektronisk reiseregning?
  3. Hvordan velge riktig løsning for min bedrift?

Les også: Derfor er norske bedrifter dårlige på digitalisering

1. Hvorfor automatisere reiseregninger?

Norsk næringsliv kan spare 1,2 milliarder

Norske arbeidstakere fører hvert år over 16 millioner reiseregninger. Hvert eneste utlegg må fylles ut, papirkvitteringer spares på, leveres til overordnet, leses og behandles, og alt må kontrolleres mot gjeldende lover og regler før de til slutt kan godkjennes og betales ut. Var det noen som sa tungvint – ja, kanskje til og med vrient?

Originalitetskravet for reise- og utleggsregninger ble opphevet 1. juli 2014. Det betyr at du ikke lenger trenger å spare på krøllete restaurantkvitteringer og skrive ut billetter du kun har tilgjengelig elektronisk. Regelendringen kom i kjølvannet av en utredning fra NRS om forenklinger i regelverket for bokføring. Der ble det anslått at gevinsten ved fulldigitalisering av reise- og utleggsregninger i norsk næringsliv lå på 1,2 milliarder kroner. Når ett utlegg tar 10 minutter å behandle, hvor mye tror du din bedrift kan spare?

Ta bort en byrde fra de ansatte

Det er få arbeidsoppgaver det klages så mye over som reiseregninger. Utfylling av reiseregninger blir av mange betraktet som en byrde man utsetter så lenge som mulig. Alle slike oppgaver som henger over oss kan bidra til motløshet og dermed sette kjepper i hjulene for produktiviteten. Ved å automatisere kan du løfte store deler av byrden bort fra de ansattes skuldre.

Mer nøyaktig kostnadsbilde

Resultatet av at mange arbeidstakere vegrer seg for å fylle ut reiseregninger og skjema for utgiftsrefusjon er at kostnadene ikke kostnadsføres når de oppstår. Alle utsettelser i oppføring av både inntekter og kostnader bidrar til at man får et unøyaktig bilde av selskapets økonomi. Ved å automatisere kan man kostnadsføre reisen når den oppstår.

Ingen papirkvitteringer på avveie

Mistede kvitteringer, krøllete kvitteringer og kvitteringer man ikke helt husker hva var for: Å skulle ta vare på papirkvitteringer og bruke disse i utfylling av reiseregninger kan by på problemer. Dette er en av årsakene til at utfylling av reiseregninger kan være frustrerende for de ansatte.

Fra og med 1. juli 2014 ble kravet om å legge ved originalbilag på papir opphevet. I dag holder det å legge ved bilde av kvittering eller en elektronisk kvittering.

Slipp å lese regelverk med lupe

Å fylle ut reiseregninger kan være komplisert fordi man må holde seg oppdatert på gjeldende satser og stadige regelendringer. Dette resulterer ofte i mangelfulle eller feil utfylte reiseregninger. Ved en manuell prosess betyr dette en tidkrevende og ofte frustrerende prosess:

La oss si at en ansatt fyller ut reiseregning med feil og mangler og leverer til lønningsansvarlig. Lønningsansvarlig gjennomgår reiseregninger og oppdager feil og mangler. Reiseregning leveres tilbake til medarbeider med beskjed om å fylle ut på nytt. Ved automatisering vil løsningen automatisk sørge for riktige satser, og den vil si ifra dersom opplysninger mangler.

Automatiske rutiner gir færre feil

Som nevnt i forrige punkt må reiseregningen leveres til lønningsansvarlig som må taste de samme tallene inn i sitt system. Ved feil eller mangler må lønningsansvarlig sende billaget i retur. Ved å automatisere, vil alle tall automatisk dukke opp i lønnssystemet, så sant reiseregningen er integrert mot lønnssystemet, noe vi anbefaler på det sterkeste. Lønningsansvarlig slipper dermed å måtte bruke tid på å punche data.

Elektronisk reiseregning

2. Hvordan fungerer elektronisk reiseregning?

Her er et eksempel på hvor enkelt en reiseregning kan fylles ut med en digital løsning:

Kredittkortet kobles til løsningen

Alle transaksjoner ligger tilgjengelig i løsningen når den ansatte skal fylle ut reiseregning. Ved å trykke på en knapp kan alle betalingsdata fra kreditt- eller visakort innhentes. Deretter huker man av for de transaksjonene som hører til den reiseregningen man holder på å fylle ut.

Ta bilde av kvitteringer

Når den ansatte får en kvittering tar vedkommende bilde av den. Ved hjelp av en app kan man med ett tastetrykk på mobilen sende kvitteringen rett inn i systemet. Når man fyller ut reiseregning trenger man kun å trykke på en knapp eller lignende som kalles «Kvitteringer». Da får man opp alle kvitteringer du har sendt inn, og så er det bare å huke av for de kvitteringene som tilhører reiseregningen man holder på å fylle ut.

App som tracker kjøringen

Det finnes flere kjørebok-apper på markedet, altså apper som tracker kjøringen. Dersom man for eksempel skal kjøre fra Oslo til Sandefjord, vil appen regne ut kjørelengde og hva man skal ha i kjøregodtgjørelse. Appen tar også med seg utgifter som bompenger i regnestykket.

Automatisk beregning av satser og oppdatert regelverk

Det eneste manuelle arbeidet er å gi reisen et navn, velge dato og fortelle løsningen om det var innenlands- eller utenlandsreise. Løsningen vil deretter regne ut alle satser automatisk. Løsningen vil alltid være oppdatert med siste lover, regler, diettsatser og valutakurser. Det er med andre ord ikke nødvendig å rote i regelverk eller ta frem lommekalkulatoren.

Fyll ut på mobil

Enkelte løsninger lar brukeren fylle ut reiseregningen på mobil. Det gjør at reiseregningen kan fylles ut på toget hjem eller mens man venter på flyplassen.

Les også: Utfylling av reiseregning – strenge og kompliserte krav

Elektronisk reiseregning

3. Hvordan velge riktig løsning for min bedrift?

Under har jeg listet opp mine tre enkle tips for hvordan du velger riktig løsning for elektronisk reiseregning og utlegg for din bedrift.

Skaff oversikt over tidsbruken

Først bør du som leder gjøre et lite overslag, hvor mye reiser dine ansatte? Eller hvor mange ansatte har utlegg i løpet av et år? Tenk så over tiden de bruker på å føre reiseregninger, utlegg – skanne kvitteringer. Det skaper frustrasjon, og er dårlig tidsbruk.

Snakk med leverandører

Sørg deretter for at både du, men gjerne også lønningsansvarlig, tar en prat med leverandør av et brukervennlig system for reiseregninger og utlegg. Om lønningsansvarlig er usikker, tror jeg hun eller han ganske snart vil skjønne at det både er enkelt å komme i gang med en løsning for elektronisk reiseregning og utlegg, at lover og regler blir ivaretatt i løsningen slik at det blir mindre å passe på og følge opp for lønningsansvarlig, samtidig som de vil ha full kontroll og god oversikt over alle data.

Velg en løsning med reiseregninger på mobil

Til sist vil jeg anbefale deg å velge et system hvor du kan føre og godkjenne reiseregninger og utlegg fra mobilen. Det gjør arbeidet mye enklere både for de ansatte, for dere som ledere (som skal godkjenne), og de som sitter på lønn. I tillegg kan det være smart å ha en løsning som kan ta bilde av kvitteringen, slik at alt foregår papirløst.

Ga denne artikkelen deg vann på mølla?

Om du etter å ha lest dette, ble nysgjerrig på å lære mer om hvordan du kan effektivisere din bedrift ved overgang til digital reiseregning, vil jeg anbefale et besøk på nettsiden vår. Der kan du lære mer om våre løsninger innenfor lønn og HR.

Ja! Jeg vil finne ut mer om elektronisk reiseregning

Torstein Stølan jobber med salg innenfor HRM-området i Visma Software AS. Han har jobbet i Visma siden 2008 og har et brennende engasjement på hvordan norske bedrifter kan effektivisere og digitalisere sine HR-rutiner.
Connect with Torstein: