Hvorfor er elektronisk reiseregning og utlegg så viktig?

Elektronisk reiseregning

Er du lei av å se arbeidstimene forsvinne mellom fingrene på deg – og dine ansatte – fordi det stadig må graves opp papirkvitteringer som må føres, leveres og behandles?

At 2 av 3 norske bedrifter ikke fører reiseregninger og utlegg i en digital løsning, vitner om at norske bedrifter har et stort potensiale til å bruke tiden sin betraktelig smartere.

I min hverdag møter jeg kunder med forskjellige utfordringer knyttet til lønn og HR hver eneste uke. Felles for alle er at de lurer på hvordan ulike løsninger fungerer i praksis – og hva fordelene er.

Les også: Derfor er norske bedrifter dårlige på digitalisering

Norsk næringsliv kan spare 1,2 milliarder

16 millioner reiseregninger i året

Norske arbeidstakere fører hvert år over 16 millioner reiseregninger. Hvert eneste utlegg må fylles ut, papirkvitteringer spares på, leveres til overordnet, leses og behandles, og alt må kontrolleres mot gjeldende lover og regler før de til slutt kan godkjennes og betales ut. Var det noen som sa tungvint – ja, kanskje til og med vrient?

Ikke lenger krav om original kvittering

Originalitetskravet for reise- og utleggsregninger ble opphevet 1. juli 2014. Det betyr at du ikke lenger trenger å spare på krøllete restaurantkvitteringer og skrive ut billetter du kun har tilgjengelig elektronisk.

Hvor mye kan du spare?

Regelendringen kom i kjølvannet av en utredning fra NRS om forenklinger i regelverket for bokføring. Der ble det anslått at gevinsten ved fulldigitalisering av reise- og utleggsregninger i norsk næringsliv lå på 1,2 milliarder kroner. Når ett utlegg tar 10 minutter å behandle, hvor mye tror du din bedrift kan spare?

Hvorfor automatisere reiseregninger og utlegg?

Ta bort en byrde fra de ansatte

Det er få arbeidsoppgaver det klages så mye over som reiseregninger. Utfylling av reiseregninger blir av mange betraktet som en byrde man utsetter så lenge som mulig. Alle slike oppgaver som henger over oss kan bidra til motløshet og dermed sette kjepper i hjulene for produktiviteten. Ved å automatisere kan du løfte store deler av byrden bort fra de ansattes skuldre.

Mer nøyaktig kostnadsbilde

Resultatet av at mange arbeidstakere vegrer seg for å fylle ut reiseregninger og skjema for utgiftsrefusjon er at kostnadene ikke kostnadsføres når de oppstår. Alle utsettelser i oppføring av både inntekter og kostnader bidrar til at man får et unøyaktig bilde av selskapets økonomi. Ved å automatisere kan man kostnadsføre reisen når den oppstår.

Ingen papirkvitteringer på avveie

Mistede kvitteringer, krøllete kvitteringer og kvitteringer man ikke helt husker hva var for: Å skulle ta vare på papirkvitteringer og bruke disse i utfylling av reiseregninger kan by på problemer. Dette er en av årsakene til at utfylling av reiseregninger kan være frustrerende for de ansatte.

Fra og med 1. juli 2014 ble kravet om å legge ved originalbilag på papir opphevet. I dag holder det å legge ved bilde av kvittering eller en elektronisk kvittering.

Slipp å lese regelverk med lupe

Å fylle ut reiseregninger kan være komplisert fordi man må holde seg oppdatert på gjeldende satser og stadige regelendringer. Dette resulterer ofte i mangelfulle eller feil utfylte reiseregninger. Ved en manuell prosess betyr dette en tidkrevende og ofte frustrerende prosess:

La oss si at en ansatt fyller ut reiseregning med feil og mangler og leverer til lønningsansvarlig. Lønningsansvarlig gjennomgår reiseregninger og oppdager feil og mangler. Reiseregning leveres tilbake til medarbeider med beskjed om å fylle ut på nytt. Ved automatisering vil løsningen automatisk sørge for riktige satser, og den vil si ifra dersom opplysninger mangler.

Automatiske rutiner gir færre feil

Som nevnt i forrige punkt må reiseregningen leveres til lønningsansvarlig som må taste de samme tallene inn i sitt system. Ved feil eller mangler må lønningsansvarlig sende billaget i retur. Ved å automatisere, vil alle tall automatisk dukke opp i lønnssystemet, så sant reiseregningen er integrert mot lønnssystemet, noe vi anbefaler på det sterkeste. Lønningsansvarlig slipper dermed å måtte bruke tid på å punche data.

Les også: Utfylling av reiseregning – strenge og kompliserte krav

Hvordan funker det og hvordan velge riktig løsning?

Vi er i en periode hvor mange norske bedrifter må effektiviseres betraktelig for å øke konkurransekraften. Det finnes mange løsninger som effektiviserer reiseregningsprosessen.

Å lukke øynene og vente på at «digitaliseringsmannen» skal gå videre til neste dør, hemmer den fremtidige lønnsomheten din. Ett sted du kan starte (eller fortsette) din reise til et papirfritt arbeidsliv, er å laste ned vår guide og lese mer om elektronisk reiseregning og utlegg.