Krassi Rynning er leder for dokumentsenteret i Vestlands-kommunen Os (fra 01.01.2020 Bjørnafjorden kommune). Hun har ansvar for at alle kommunens dokumenter arkiveres i henhold til lover og regler slik at blant annet hensynet til personvern blir ivaretatt. Kommunen bruker løsning med elektronisk arkiv innenfor helse- og omsorgssektoren. Løsningen er enkel og brukervennlig, og erstatter dagens papirarkiv.
Rynning forteller at Visma Samhandling Arkiv effektiviserer hele arkiveringsprosessen med elektronisk saksbehandling og leverer ferdige koblinger mellom fagsystem og arkivkjerne. Dermed kan saksbehandler bruke fagløsningene på samme måte som tidligere, mens arkiveringen skjer elektronisk.
– Vi er stolte over å ha bidratt til dette sammen med Visma, sier Rynning.
Løsningen er laget etter Noark 5-standarden, en standard Visma er sertifisert etter.
Sikker arkivering
Os kommune har vært pilot for Visma Samhandling Arkiv et knapt år og er godt fornøyd med løsningen.
– Vi bruker Visma Samhandling Arkiv i en lukket kjerne. Det vil si at alle opplysninger som inneholder sensitiv data, som for eksempel personopplysninger, lagres i Visma Samhandling Arkiv, sier Rynning.
Implementeringen av løsningen har ført til endrede arbeidsrutiner.
– All saksbehandling skjer fortsatt i Visma Omsorg Profil, og dataen blir automatisk lagret i arkivet. På den måten slipper saksbehandleren å kopiere, skrive ut og postlegge. Nå skjer alt elektronisk. Videre skal også arkivløsninger for barnevern, NAV og PP-tjenesten innføres, forklarer Rynning.
Effektiv og brukervennlig
Os kommune har opplevd flere fordeler ved å gå over til Visma Samhandling Arkiv, og Rynning forteller om erfaringene de har med arkivløsningen.
– Det er flere fordeler ved den nye arkivløsningen. Vi ser blant annet de økonomiske fordelene ved at vi ikke lengre trenger å skrive ut fem kopier, ved for eksempel en søknad om en sykehjemsplass. Dette sparer oss for penger og ikke minst miljøet, sier Rynning.
Løsningen er også mye sikrere med tanke på håndtering av personopplysninger og kommunen unngår at papirer kommer på avveie.
– Hverdagen blir mer effektiv. Ved hjelp av søkefunksjonen får vi enkelt tilgang til den informasjonen vi trenger, og sparer mye tid når vi skal finne informasjon i de arkiverte opplysningene. Løsningen er ryddig og intuitiv, og man trenger ingen opplæring for å bruke systemet. Du finner alt du trenger på en arbeidsflate, det gjør det enkelt å navigere og innhente informasjon, sier lederen ved dokumentsenteret.
Kommunen benytter også flere av Visma sine fagsystemer. Visma var derfor et naturlig valg da de skulle velge leverandør for arkivering i sikker sone.
– Vi har et tett samarbeid med Visma og holder strategiske møter to-tre ganger i året der vi snakker om utvikling av produktet. Visma har vært tett på prosessen hele tiden og holdt oss oppdatert med informasjon om status og utvikling av produktet underveis, avslutter Rynning.
