Norsk næringsliv i dag står overfor en digitaliseringsbølge de færreste ser rekkevidden av. Koronakrisen har gjort tilgangen til digitale verktøy ikke bare viktig, men kritisk.
– For mange bedrifter har livet vært behagelig i mange år. I begynnelsen av mars var alt normalt. Så smalt det. Når vi er i en kritisk situasjon, ser vi endringsvilje og tilpasningsevne på et helt annet nivå. Dette mulighetsrommet må vi alle benytte oss av.
Lav terskel, stort skritt
Ifølge styrelederen i Visma er ikke bare tidspunktet riktig, men også terskelen for å bytte ERP-system har aldri vært lavere.
«Heldigvis krever ikke skybaserte ERP-systemer store investeringer ved oppstart.»
– Det er ikke så mange bedrifter som ønsker å gjøre store investeringer akkurat nå. Heldigvis krever ikke skybaserte ERP-systemer store investeringer ved oppstart. De løpende abonnementsutgiftene er langt mer forutsigbare enn prismodellene de aller fleste bedrifter er vant med i dag. Oppgraderinger kommer av seg selv, uten kost, og driftsmiljøet håndteres av leverandøren, forklarer Moan.
Les også: Hva er et ERP-system?
Moan legger likevel ikke skjul på at innkjøring av et nytt skybasert ERP-system er utfordrende. Ikke bare på det rent tekniske, men vel så mye i arbeidsmetodikk, organisering og mentalitet.
– Bedriften må også endre interne rutiner, prosesser og tenkesett i bedriften. Når du tar i bruk en topp moderne drill, kan du ikke bruke den som om den var en manuell skrutrekker. Det er kanskje her den største utfordringen med digitalisering ligger for de fleste bedrifter.
«Når du tar i bruk en topp moderne drill, kan du ikke bruke den som om den var en manuell skrutrekker.»
ERP som motor for digitalisering
Men hvorfor er det ERP-systemet bedriftene skal prioritere nå? Ifølge Moan ligger kjernen i en effektiv drift nettopp i ERP-systemet.
– Det er oppgaver som kanskje sees på som kjedelige, men de er helt virksomhetskritiske. ERP-systemet dekker jo bedriftens behov innenfor finansstyring, logistikk, prosjekt, rapportering, analyse samt lønn og HR. Med god informasjons- og prosessflyt, frigjør du tid og ressurser som heller kan brukes på vekst og verdiskaping.
Ofte er dette oppgaver som i stor grad kan automatiseres. Og om du skal få fart på bedriften din, må de rutinepregede arbeidsoppgavene erstattes med automatiserte systemer. Dette betyr ikke at menneskelig arbeidskraft tas ut av regnestykket, men at den snarere brukes til å yte personlig service og rådgi kundene – ikke til å punche ordre mellom forskjellige systemer.
«Bedrifter med lavt endringstempo og liten innovasjonsgrad blir raskt hengende etter.»
– Vi er inne i en tid der omstillingstakten skyter fart, og koronakrisen har økt tempoet betraktelig. Bedrifter med lavt endringstempo og liten innovasjonsgrad blir raskt hengende etter. Å ta i bruk teknologi som understøtter den fremtidige forretningsmodellen, er avgjørende for ikke å havne i bakleksa.
Les også: ERP-system: Når bør du bytte og hvorfor?
Må snu opp ned på gamle vaner
Moan mener det en en misoppfatning der ute at du kan fortsette som før, bare med digitale systemer.
– Når vi utvikler systemer, designer vi ikke dem for å understøtte tradisjonelle arbeids- og tankemønstre. Tvert imot bygger vi våre skybaserte systemer for å legge til rette for en ny digital hverdag ute hos kundene.
I skyen har brukerne ubegrenset fleksibilitet og mobilitet. Kjerneprosesser innen regnskap, logistikk og lønn automatiseres og regelstyres. Automatisk hendelsesrapportering med påfølgende avvikshåndtering erstatter manuelle rutiner. Stadig flere oppgaver håndteres på mobilen. Og kontinuerlige oppdateringer fra systemleverandør sørger for forbedringer i programvaren fra én uke til den neste – uten at kunden behøver å løfte en finger.
– Fordelen med et skysystem er at det fungerer 24/7. Det har ny funksjonalitet rundt hver sving og er til enhver tid er oppdatert i henhold til statlige krav og reguleringer. Og feilretting gjennomføres kontinuerlig.
Mange har stor teknisk gjeld
Det rette tidspunktet for å melde overgang til et ERP-system i skyen vil variere fra virksomhet til virksomhet. Men det er ingen tvil om at det straffer seg å sitte fast i systemer som for lengst har passert foreldelsesfristen.
Moan mener «teknisk gjeld» er et begrep enhver forutseende bedriftsleder i dag må legge seg på minne først som sist.
– Teknisk gjeld beskriver avstanden mellom ideell og reell teknisk modenhet i din bedrift. I en verden hvor rett bruk av IT-teknologi veier stadig tyngre for lønnsomheten i alle bedrifter, er dette et hensyn som får økt relevans for hver dag som går. Det er bedrifter som omstiller seg, som evner å forvalte og minimere sin tekniske gjeld på en god måte, som vil lykkes i fremtiden.
Tegn på at din bedrift bør ha et nettbasert ERP
Men når er det riktig tidspunkt for meg å flytte til skyen, tenker du kanskje. Det enkle svaret er: jo før, jo bedre. Svarer du ja på ett eller flere av spørsmålene under, har du enda flere grunner til å vurdere overgang allerede nå:
- Benytter dere flere systemer for å administrere ulike avdelinger, men systemene snakker ikke sammen?
- Benytter dere ulik programvare, som dere må oppgradere med jevne mellomrom?
- Har dere høye vedlikeholds- eller lisenskostnader?
- Har du liten oversikt over faktiske IT-kostnader?
I guiden «10 grunner til å velge nettbasert ERP-system» får du rådene du trenger for å ta den riktige avgjørelsen for ditt neste ERP-system. Kanskje det blir et nettbasert et?
