Gevinstrealisering gjennom digitalisering i praksis

Digitalisering er et tema som har fått ny og kraftigere vind i seilene etter at regjeringen i april la fram sitt digitaliseringprogram. Det har så langt vært mye fokus på «hva», dvs hva beskriver og inneholder digitaliseringsprogrammet. De ønskede effektene av programmet vil imidlertid først komme som et resultat av gjennomføring. Ord må bli til handling – løsninger må realiseres for å kunne høste gevinster.

Sett fra et overordnet perspektiv bør Norge ha et godt utgangspunkt for å drive digitaliseringen av offentlig sektor videre framover. De politiske hovedlinjene er beskrevet i digitaliseringsprogrammet. Det finnes flere gode eksempler på digitalisering allerede, og flere av dem er bygget på prinsippene som digitaliseringsprogrammet  beskriver, så både erfaring og kompetanse er på plass i verktøykassen. I tillegg har den teknologiske utviklingen over tid gjort at teknologien som skal til for å digitalisere offentlige tjenester med tilstrekkelig sikkerhet allerede finnes. Fundamentet for å gjennomføre digitaliserings- og moderniseringsprosjekter, og dermed også realisering av gevinster, bør med dette være på plass. Men hva er det egentlig som driver de store gevinstene?

Den offentlige forvaltningen består av mange verdikjeder og arbeidsprosesser av forskjellig kompleksitet. Viktige gevinstdrivere for digitaliseringen av offentlige tjenester er derfor effektivisering, automatisering, integrasjon og samhandling av prosessene, og prioritering og forenkling vil være en nødvendighet. Gjennom effektivisering av arbeidsprosesser vil man oppnå raskere gjennomføring, bedre ressursutnyttelse og mer korrekte resultater, og det er mye å hente ved å standardisere arbeidsprosesser både innenfor den enkelte virksomhet og på tvers av etater. Gjennom automatisering kan arbeidsprosesser utføres uten at mennesker er involvert. Korrekt bruk av IT representerer et enormt potensiale for å automatisere prosesser. Integrasjon og samhandling er en forutsetning for å kunne oppnå effektivisering og automatisering, og for å sikre sammenhengende verdikjeder på tvers av offentlige virksomheter. Integrasjon og samhandling vil sørge for helhetlige tjenester og integrert dataflyt, som for innbyggere vil bety at de får dekket sine behov gjennom digitale kanaler, i stedet for å måtte sende papirskjemaer til flere offentlige etater i samme verdikjede.

Det største potensialet for gevinstrealisering fra digitaliseringen ligger sannsynligvis i samhandling på tvers av etater. For å realisere disse stilles det imidlertid større krav til organsiering og samhandling på tvers av etatsgrenser. Dette skyldes at de fleste nok vil være mer fokusert på å løse interne behov før de tar på seg ansvaret for å drive samhandling med andre etater, både fordi det er mer komplekst å samhandle med flere utenforstående parter, men også fordi man ikke har ansvar og myndighet utenfor egen etat. Et viktig grep her vil være en pådriver som faktisk har makt og myndighet til å påvirke at digitaliseringen skjer i praksis, som sørger for overordnet styring og motivering til samhandling, og som samtidig sikrer balanseringen med etatsinterne prioriteringer. Den korteste veien til mål vil kanskje være å tillegge Difi denne myndigheten.

Det er også helt sentralt at fokus på gevinstrealisering starter tidlig nok. Man må kartlegge dagens situasjon, sette opp mål for hva man vil oppnå, og faktisk forstå hva og hvordan man skal måle for å kunne vite om gevinstene blir realisert eller ikke. Fokuset på gevinstrealisering må også opprettholdes gjennom utviklingsprosjektet, også dersom prosjektet ikke utvikler seg helt slik man hadde planlagt og ønsket. Dersom man skal se om prosjektet blir en suksess før man måler gevinstrealiseringen vil det være vanskelig å peke på hva gevinstene faktisk har blitt.

Sist, men ikke minst er det viktig å være klar over at gevinstrealisering kan være brutalt. Gevinstene kommer som følge av at man gjør noe annerledes enn før, at man slutter med noe, at man faktisk har mot til å realisere gevinstene. I digitaliseringen av offentlig tjenester kan det eksempelvis bety at en papirbasert tjeneste fjernes når den digitale tjenesten er på plass, at arbeidskapasiteten omdisponeres, eller at den totale bemanningen faktisk reduseres. Spørsmålet er: Tør vi ta ut gevinstene?

Vidar is the Managing Director of Visma Consulting in Norway. He has held various positions in the company, and has been a part of the company since January 2000.
Kontakt Vidar: