Det har ført til at mange kommuner er usikre. De vet de at må digitalisere, men mange vet ikke hvordan. De lurer på om de har teknologi, kompetanse og nok penger til å starte – eller til å komme videre.
Men sannheten er at de fleste kommunene allerede har mange gode verktøy og løsninger. Som det er enkelt å bygge videre på. Egentlig er det ikke så mye som skal til for å få full fart på digitaliseringen. Det handler bare om å ta de riktige neste skrittene. Vi i Visma mener det er viktig å tenke på hvorfor kommunene skal digitalisere. Å være tydelig på at man gjør det for å levere bedre tjenester, for samme budsjetter. Og samtidig øke trivselen for innbyggerne og de ansatte.
Digitalisering for ansatte
For en kommune er det viktig å ta inn over seg at de ansattes arbeidsdag har endret seg. I dag skal de både utføre en tjeneste og dokumentere arbeidet der og da. Slik var det ikke før, hvor det var et tydeligere skille. Så hvordan unngå ekstra arbeidsbelastning? Hvordan ivareta trivsel og motivasjon? Hvordan bevare den samme kvaliteten på tjenestene? Når eldrebølgen setter inn for fullt og budsjettene ikke øker? Å spørre seg hvordan man kan bruke teknologi riktig og digitalisere på en brukervennlig måte kan være gode innganger i gevinstanalyser. Svarene kan vise at gevinstene kommer innen økonomi, ressursbruk, trivsel, motivasjon og rekruttering.
I Lyngdal kommune er de gode på digitalisering. Der er digitalisering ikke et mål i seg selv, men et middel for å fortsette å levere bedre tjenester. Og få enda mer fornøyde ansatte.
Lyngdal kommune bruker en IT-løsning for å administrere turnusarbeid i kommunen. Utfordringen har vært at denne applikasjonen er vanskelig tilgjengelig for sykepleiere og andre som jobber turnus. Man må logge seg på et system på en PC. Men nå er det laget en enkel app, som gjør tjenesten tilgjengelig for alle ansatte.
Med den nye appen har det blitt enklere og raskere for de ansatte å søke på ledige vakter. Det resulterer i at det blir flere aktive søknader på ledige vakter. De bruker også gjerne aktivt funksjonen med å sette seg tilgjengelig, eller utilgjengelig.
De ansatte scroller seg gjennom oversikten i appen, og kommer for eksempel over en helg som de vet at de er bortreist. Da setter de seg som utilgjengelig den helga, og så får lederen beskjed om det når hun eller han skal bemanne den helga. Det er fint med digitalisering for den ansatte å slippe å bli oppringt hvis det ikke passer.
Slik sett løser appen noen av de sosiale problemstillingene som mobiltelefonen har ført med seg, at det kan være vanskelig å alltid være tilgjengelig for arbeidsgiveren. Denne appen er blitt svært populær blant ansatte i Lyngdal kommune.
Sett fra et lederperspektiv er gevinsten også åpenbar, i alle fall om man forestiller seg følgende situasjon:
– Når du som leder står der en søndags morgen og skal til å ringe etter folk, så er det ganske fint å se at det lyser grønt på en del personer. Da vet du at de kommer til å si ja, fordi de har satt seg tilgjengelig. Og du vet at det er greit å ”forstyrre”. Dette er spesielt viktig med tanke på helg, fordi det ofte er da det er vanskelig å få tak folk.
Apper i hverdagen
I dag har fagfolk i kommunen moderne apper på mobilen for å fungere optimalt der de er til enhver tid. Nå kan hjemmesykepleieren slå opp i journalen til den eldre ved et hjemmebesøk, en lærer kan føre et fravær på en elev i klasserommet, en barnevernskonsulent kan raskt hente frem en handlingsplan eller vedtak for en familie ved et hjemmebesøk.
En leder kan godkjenne fakturaer eller fravær på en app, får inn alle reiseregninger digitalt og kan konsentrere seg om å kontroll og tiltak. Saksbehandling foregår fortløpende ved hjelp av enkle applikasjoner på mobile enheter.
Ansatte får også lønnsslippen på mobil, eller kanskje trenger de å føre en reiseregning eller endre en vakt i turnuslisten. Ja, nesten alt en fagperson trenger, har de på fingertuppen hvor som helst og når som helst.
Terskelen for å komme i gang med digitalisering blir altså stadig lavere, og det handler om å ta de enkle skrittene for å komme i gang.
Er du opptatt av digitalisering i din kommune? Last ned vår digitaliseringsguide med fokus på digitalisering i kommunal sektor.
