Digitalisering av offentlig sektor

Digitalisering av offentlig sektor

Flere kommuner tar betydelige steg for digitalisering

IT i praksis 2016 kartlegger bruken av IT i de 500 største private og offentlige virksomhetene i Norge, og dette er niende gang undersøkelsen blir gjort. I tillegg til hva som er praksis i dag, legges det også vekt på å peke på utfordringene som kommer i årene fremover. Undersøkelsen gjennomføres av Rambøll, i samarbeid med IKT Norge og Visma. Digitalisering av offentlig sektor er en stor del av rapporten.

Også tilfredsheten i tjenestene som blir tilbudt har blitt undersøkt: Mer enn 1000 innbyggerne har kommet med sine betraktninger om sine møter med det offentlige.

Rapporten fra den omfattende undersøkelsen er på 137 sider. Vi ønsker i en serie med artikler å se nærmere på viktige områder i rapporten, hvor vi setter spesielt lys  på  kommunale muligheter og utfordringer i en stadig mer digitalisert hverdag.

I dette innlegget prøver vi å belyse at flere kommunene nå tar betydelige steg, og at der markedet eller staten bidrar med standard løsninger, gjøres de største sprangene.

Digitalisering av offentlig sektor går for sakte

Det har vært en positiv utvikling og en økt digitalisering av det offentlige tjenestetilbudet det siste året – men det går sakte fremover. Offentlig sektor er mindre digitalisert enn ambisjonsnivået tilsier.

Det har blitt en økt IT-modenhet i offentlig sektor med staten i tet med kommunene litt etter. Kommunene tilbyr dog mer avanserte digitale tjenester så fort markedet eller staten har lagt til rette for standardiserte løsninger, som for eksempel digital post, søknad om barnehageplass, skole-hjem dialog,  eller byggetillatelse.

Vi klarer ikke å ta kvantesprangene vi gjorde tidligere, konkluderer rapporten. Den gode nyheten er at det likevel går fremover, og der noen gjør en jobb for fellesskapet gjøres også de største sprangene.

Offentlige virksomheter viser en positiv utvikling ved at tjenestene sakte men sikkert går oppover i tjenestetrappen. Blant annet har generelle tjenester gått ned fra 67 prosent i 2015 til 54 prosent i 2016, mens de individuelle tjenestene har økt fra 17 prosent i 2015 til 32 prosent i 2016. Ulempen er at de avanserte individuelle og proaktive tjenestene omtrent står på stedet hvil.

Stort potensial for digitalisering i kommunene

Ledere i kommunal sektor ser ut til å være med positiv til digitalisering enn i stat: Mens hele 91 prosent av IT-lederne i kommunene ser et potensial for mer digitalisering mot innbyggerne, deler kun 40 prosent av statlige IT-ledere den samme oppfatningen. Dette gjelder både kommunikasjon mellom offentlige virksomheter, mellom offentlige og private virksomheter, og til og fra innbyggerne.

Virksomhetsledere i kommunene har med andre ord tro på ytterligere digitalisering, og her er det mye potensial å hente ut – hvilket vil øke både effektiviteten og lønnsomheten.

Faktisk ser 24 prosent flere ledere i kommunene større muligheter i digital kommunikasjon med næringslivet enn staten, mens det tilsvarende tallet for digital kommunikasjon til og fra innbyggerne er på hele 36 prosent i kommunenes favør.

Utfordringen her er at kommunene ikke helt vet hvordan de skal ta ut effekten ved å digitalisere tjenestetilbudet. Som det står i IT i praksis 2016: “Mens 63 prosent av kommunene har konkrete mål for hvilke tjenester som skal digitaliseres, har bare 16 prosent identifisert hvilke gevinster dette skal gi for sluttbrukerne og 23 prosent har identifisert hvilke gevinster det skal gi internt i kommunen.”

Det må derfor gjøres klart og tydelig for ansatte i kommunene hva de får ut av å digitalisere tjenestene sine.

Stadig flere kommuner har fokus på innbyggertjenester og gevinster

Vismas erfaring med å jobbe med kommuner og digitalisering er at kommunene stadig blir mer fokusert på verdier for innbyggere og på gevinster ved digitalisering.

Et område som peker seg ut er innen skole, hvor stadig mer av dialogen mellom elever, foresatte, skolen og myndigheter går digitalt.  

Et annet område hvor det skjer mye er innen tjenesteområder hvor fagfolk er ute på besøk hos innbyggere, slik som i omsorgstjenesten og barnevernet.  Idag har fagfolk ha med seg all informasjon de trenger på veien, ved at journalinformasjon og annen nyttig informasjon er tilgjengelig på nettbrett.  Besparelsene her er betydelige og tjenestene blir bedre for innbyggeren.  

Et tredje område er Digital Post.  Kommuner sender ut mange hundre tusen brev om vedtak og annen viktig informasjon til innbyggeren.  Ved å koble Sikker Digital Post med Sikker Digitalt Arkiv, kan denne type brev nå sendes ut elektronisk.  Og mange kommuner er godt igang. Besparelsene er betydelige, lett å forstå og lett å regne ut.

Visma kommer i tiden fremover til å belyse konkrete eksempler, hvor kommuner lykkes med digitalisering, både med innbyggertjenester og med fokus på gevinstanalyser.  Følg gjerne med på våre websider om Kommunereform & Digitalisering for å lære mer om dette.

Skytjenester er veien å gå

Vi blir mer og mer positive til bruk av digitale kanaler i det offentlige, og vi bruker dem også mer. Fra 2012 til 2016 har innbyggernes foretrukne kommunikasjon med det offentlige praktisk talt blitt snudd på hodet: Personlig fremmøte har sunket fra 25 til 11 prosent, og kontakt via telefon har gått ned fra 27 til 13 prosent. Begge disse kommunikasjonsformene har altså blitt mer enn halvert.

I den samme tidsperioden har foretrukket kommunikasjon via nettside eller elektronisk selvbetjeningsløsning økt fra 20 til 36 prosent – med andre ord nesten doblet. I 2016 har for øvrig 75 prosent av innbyggerne i Norge kommunisert med det offentlige på denne måten.

At digitale kanaler foretrekkes i stadig større grad betyr at befolkningen ønsker å bruke den kanalen som faktisk er billigst for offentlig sektor, og nettopp derfor bør spesielt kommunene i større grad legge til rette for denne typen løsninger for innbyggerne.

En fordel i så måte er at brukerne kommer stadig tettere på offentlige digitale tjenester som utvikles med utgangspunkt i hva som skaper gevinster for både innbyggerne og næringslivet. Fra 2015 til 2016 økte dette fra 87 til 93 prosent, mens involveringen av innbyggerne brukerne økte fra 30 til 50 prosent.

Å sette brukeren i sentrum er en av hovedsatsingene i offentlig IT-politikk, og fra 2015 til 2016 har virksomheter som i høy eller noen grad involverer brukerne økt fra 30 til 52 prosent. Skal digitalt være førstevalget må det gi verdi for både forvaltningen og brukerne.

I Digital agenda står det at “tjenestene skal oppleves som helhetlige og sammenhengende, og at brukerne skal ha en reell medvirkning for å sikre at synspunkter og behov ivaretas i den digitale tjenesteutviklingen.” Hvis dette oppfylles, forventes større brukertilfredshet i offentlige tjenestetilbud i årene som kommer – det er tross alt brukerne løsningene skal lages for.

Skytjenester peker seg på mange områder ut som det beste alternativet: Det gir verdi for offentlig forvaltning og brukerne, samtidig som det setter brukerne i sentrum. Videre er skytjenester kostnadseffektive siden det ikke er behov for investeringer i programvare, de er enkle i bruk både for offentlige virksomheter og brukerne, og de er skalerbare. I IT i praksis 2016 står det at “Hvis det ikke er spesielle hindringer for å ta i bruk skytjenester, og virksomheten ser at dette gir den mest hensiktsmessige og kostnadseffektive løsningen, bør en velge slike tjenester.”

Våre erfaringer i Visma er at kommuner er svært positive til å ta i bruk skytjenester der de er tilgjengelige. På områder som skoleadministrasjon, saksbehandling i pp-tjenesten, individuelle planer, administrative løsninger for reiseregninger, etc. finnes det gode skyløsninger.  

Kommuner er raske til å ta i bruk disse nye og enkle løsningene.  Det vi ser er at, selv om funksjonaliteten er redusert i omfang forhold til gamle lokalinnstallerte løsninger, er fordelene så store med tanke på hurtighet, tilgjengelighet, publikumsvennlighet, sikkerhet, kostnader, etc.  at gevinstene overgår med stor margin tap av ofte overflødig funksjonalitet.

Visma vil i tiden fremover vise til konkrete eksempler hvor skybaserte løsninger bringer store verdier for innbyggerne og hvor gevinstene er store for kommunene.  Følg gjerne med på vår webside for Kommunereform & Digitalisering for å lese om konkrete eksempler.

Bengt jobber som markedssjef i Visma Unique, som leverer virksomhetskritiske løsninger til offentlig sektor. Han er engasjert i hvordan IT kan bidra til at offentlig sektor gjennomgående kan digitalisere sitt tjenestetilbud til publikum.
Kontakt Bengt: