Elektronisk signering - HR-avdelingen

Digitalisering av HR gjennom elektronisk signering

Må du fremdeles frem med penn og papir når du skal ansette en ny arbeidstaker? Den moderne HR-avdelingen jobber med endring, utvikling og strategi – ikke manuelle administrative oppgaver som fint kan gjøres automatisk.

HR-avdelingen har en avgjørende rolle på arbeidsplassen. Det forventes at avdelingens arbeidsmetoder skal være toneangivende for resten av bedriften. Ikke minst er administrative oppgaver en stor del av hverdagen; her står digitale løsninger i kø for å bli brukt.

Les også: Hvilke bransjer bør bruke elektronisk signatur?

Rekruttering og onboarding

Rekruttering og onboarding av nyansatte er ofte svært manuelle og tidkrevende prosesser som generelt krever samarbeid mellom flere avdelinger. Bruken av elektronisk signering i disse prosessene bidrar til å forenkle arbeidshverdagen og redusere kostnadene.

Arbeidsavtaler, kontraktsforslag og lignende kan signeres på et blunk. Det sparer både arbeidsgiver og arbeidstaker for mye tid. Videre gir det et positivt inntrykk til den nyansatte – og viser at bedriften ikke kaster bort tiden sin.

Signering er nødvendig hele arbeidslivet

Med mindre du elsker å stille deg selv spørsmålet «I hvilken fane, i hvilken ringperm, i hvilken hylle, i hvilket rom var det jeg arkiverte dette igjen?» – gjør elektronisk signering arbeidshverdagen både lystigere og mer effektiv. Å ha alt i et digitalt format gjør det enkelt å søke opp og finne frem til riktig kontrakt. Søk bare opp navnet til den ansatte, og vips! har du dokumentet foran deg.

Fornyelse av kontrakt, lønnsøkning, foreldrepermisjon, sykefravær, oppsigelse – i løpet av et karriereliv er det mange dokumenter som må signeres. Alle disse dokumentene går naturligvis gjennom HR-avdelingen. Jo større volum, desto større er også fordelene med elektronisk signering.

Fordelaktig også for HR-avdelingen selv

Bruken av elektroniske signering har også mange fordeler internt i HR-avdelingen:

Mindre tid på administrativt papirarbeid

Å fjerne manuelle prosesser gir HR-avdelingen mer tid til verdiskapende oppgaver, som: å søke etter nye talenter, planlegge interne arrangementer, oppfølging og utvikling av menneskene i bedriften og så videre.

Lavere kostnader over hele linja

Å sende dokumenter og kontrakter til signering digitalt, betyr at du ikke lenger trenger å ta turen innom kopirommet. Resultatet er betydelig reduksjon av mange kostnader: papir, blekk og vedlikehold av printer.

Ikke la talentene gå til spille … eller konkurrenter

Å sørge for at HR-personalet har verktøy som letter arbeidshverdagen, øker selvfølgelig produktiviteten. Men det fører også til mer fornøyde ansatte, som slipper å bruke halve arbeidsdagen på repeterende oppgaver – som fint kunne vært løst på enklere måter.

Les også: Selgerens 6 fordeler med elektronisk signering

Jobber du med HR?

Vi lever i en digital tidsalder, og HR-avdelingene må tilpasse seg. Det er bare et tidsspørsmål om elektronisk signering er innlemmet i enhver HR-avdeling, da det gir store fordeler – både til avdelingen selv, men også til hele bedriften.

Jobber du med HR, har du utvilsomt hatt erfaring med å hente inn signaturer fra ansatte, nye som gamle. Vår løsning for elektronisk signering passer perfekt til å signere kontrakter, avtaler, referanser og andre dokumenter som trenger signatur. Les mer på våre nettsider.

Ja, jeg vil bli en enda bedre HR-medarbeider!

Edwin Myrvold-Sijtsma er produktsjef i Visma Software AS, blant annet for Visma Sign, Visma.net Insights. Han jobber også med spørsmål knyttet til sikkerhet i våre løsninger. Edwin har jobbet i Visma i 15 år.
Connect with Edwin: