Diett på dagsreiser – en kilde til skattesmell?

I følge en artikkel i Dagens Næringsliv 13.1.2014 har Oslo Kemnerkontors kontroller avdekket feil ved reiseregningene hos 14 av de 18 arbeidsgiverne som ble kontrollert. Reiseregninger for 36 millioner kroner var innberettet feil.

For å få trekkfritak for dagdietter er det et krav at man følger særavtalene i staten. I særavtale for reiser innenlands kan det kun gis diett til de ansatte som er på «tjenestereise». En tjenestereise er, jf særavtalens § 2:

«Pålagte og/eller godkjente reiser av ikke fast karakter i oppdrag for arbeidsgiver/oppdragsgiver.»

Det er faktisk ikke alle som faller inn under slike reiser. Mange arbeidsgivere er ikke klar over at det er en egen særavtale for de som har faste og rutinemessige reiser. I følge denne særavtalen kan det ikke betales ulegitimert diett på reiser som er faste og rutinemessige.

I og med at muligheten for å få dagdiett trekkfritt er knyttet opp til særavtalene vil det derfor foreligge trekkplikt og skatteplikt på diett utbetalt på reiser som er faste og rutinemessige. Det er her mange arbeidsgivere har gått i fella og likevel betalt diett uten at det er trukket skatt og innberettet dietten i lønns- og trekkode 614. Dietten skulle strengt tatt vært innberettet som lønn i kode 111-A.

Hvem er på faste og rutinemessig reiser?

Det er ikke lett å vurdere hvilke arbeidstakere som er på reiser som defineres som rutinemessige. Bestemmelsene i særavtalene er vage og lite konkrete.

Like fullt er det arbeidsgivers ansvar å foreta en korrekt vurdering slik at grunnlaget for skattetrekk blir riktig.

Hvem er det da som kan sies å være på rutinemessige reiser og dermed falle utenfor muligheten til å motta trekkfri diett? Det stilles opp tre vilkår for at en reise skal sees på som fast og rutinemessig:

1. Reisen må være rutinemessig

Reisen må være rutinemessig for den berørte arbeidstaker, og ha et visst omfang/hyppighet. Reisen må inngå i arbeidstakerens ordinære arbeidsoppgaver.

Hvor mange reiser som kreves for å kalle reisevirksomheten fast og rutinemessig er ikke veldig klart, og det er ikke satt noen eksakt grense for antall reiser per år eller måned

Jeg vil nok tro at en til to reiser hver måned nok ikke vil anses som rutinemessig. Foretas det ukentlige reiser vil nok dette etter all sannsynlighet defineres som hyppig nok til å sees på som rutinemessig.

2. Arbeidstakeren utfører ordinært arbeid

Med ordinært arbeid menes at man utfører et rutinemessig arbeidsoppdrag som er nødvendig for å oppfylle de plikter som følger av arbeidsforholdet.

For selgere vil reiser normalt anses å være vedkommendes ordinære arbeidsoppgaver. Det samme vil gjelde konsulenter, servicearbeidere, ol.

Andre reiser f eks deltakelse på kurs anses ikke som ordinære oppgaver og vil anses som tjenestereise.

3. Reisen krever ingen spesiell godkjenning

For tjenestereiser kreves etter særavtale for reiser innenlands samtykke.

De som har faste og rutinemessige reiser hvor det utøves ordinære arbeidsoppgaver trenger sjeldent slikt samtykke til å foreta sine reiser.

Ved kontroll blir man sjeldent hørt med at slike reiser krever samtykke fra overordnede.

Er disse punktene oppfylt kan du ikke betale diett på de daglige reisene. Det er derfor viktig at arbeidsgivere sørger for å ha rutiner og systemer for å fange opp og vurdere ansatte som har slik reiseaktivitet. Av erfaring, også fra support, er det mange arbeidsgivere som uten å tenke seg om betaler diett uten å vurdere om den faktisk kan utbetales trekkfritt eller ikke.

Konsekvensen av feil vil kunne bli store både for arbeidsgiver og arbeidstaker ved en eventuell kontroll.

Overnattingsreiser

Selv om du sikkert har skjønt det i fra teksten over, velger jeg likevel å presisere at det er helt i orden å betale diett på reiser som medfører overnatting. Begrensningene over gjelder kun daglige reiser.

Dagsreiser til utlandet?

Begrensningene for de som har faste og rutinemessige reiser gjelder kun for dagsreiser som foretas i Norge. Reiser arbeidstaker på dagsreiser til f eks Sverige er det i orden å betale diett på reiseregning.

Refusjon av mat i stedet for diett?

Syntes du det som er beskrevet over blir litt i overkant vanskelig å forholde seg til? Da er det mulig å la de ansatte reise på regning i stedet for diett. Mat etter regning kan dekkes dersom det ikke er tilgang til kantine eller spiserom på oppdragsstedet (arbeidsstedet), og de derfor må ut og kjøpe seg mat på, f eks på en kafe eller veikro. Utgiftene er trekkfrie når de dokumenteres med bilag og dette leveres til arbeidsgiver. Det er ingen konkrete grenser oppad, men det må dreie seg om fornuftige merutgifter. I staten har man riktignok laget noen øvre grenser, disse finner du her.

Få kontroll på reiseregningene

Med Visma.net Expense får du og dine kolleger god hjelp til å fylle ut reiseregningene, slik at du overholder gjeldende lover og regler. Løsningen sørger også for at registrering og behandling av reiseregninger blir en enkel og rask oppgave, og du slipper å ta vare på kvitteringene.

Les mer om Visma.net Expense!

Tormod Johansen jobber som juridisk rådgiver i legal-avdelingen i Visma Software. Han er utdannet skatterevisor fra Skatteetatskolen i Oslo, og har jobbet med kontrollvirksomhet i Skatteetaten i flere år. Han har lang fartstid i Visma, hvor han jobber med lønn og skatt som spesialområde. Jobben består i hovedsak av support til Visma sine kunder og en utstrakt kursvirksomhet, i tillegg til å skrive artikler og oppdatere Visma sine oppslagsverk på lønnsområdet.
Kontakt Tormod: