Dette betyr E-skattekort for deg som registrerer lønn

Nå i 2013 har AltInn startet et prøveprosjekt på elektroniske skattekort (RF-1211). Fra og med neste år vil alle få elektroniske skattekort. Hva betyr dette for deg som registrerer lønn?

Til neste år vil alle ansatte motta en skattetrekks melding i stede for skattekort.  Og alle arbeidsgivere er pliktig til å innhente skattekort elektronisk for sine ansatte, både ved overgangen til nytt inntektsår og ved endringer gjennom året.

Mine erfaringer

Ved innhenting av vanlige skattekort fungerer ordningen veldig bra. Imidlertid har vi erfart at skattekort for de med D-nummer (arbeidsinnvandring) ikke er tilgjengelig før den ansatte har vært og legitimert seg. Enda i år er det ikke mulig å få hentet inn frikort via RF-1211. Siden året 2013 er et prøveår håper vi at dette vil være på plass i 2014.

I 2013 var det dermed to måter å hente inn skattekort på.  RF-1212 som har fungert i flere år var også i år mulig å bruke for innhenting av skattekort for begynnelsen av året.  Men denne løsningen hadde den begrensningen at du bare fikk informasjon om det skattekortet som ble dannet i desember 2012. Dersom den ansatte har fått endret skatteopplysninger etterpå, ville du ikke få inn disse opplysningene. Dersom det ansettes nye personer senere på året, vil det ikke være mulig å hente inn skattekort lysninger for disse via RF-1212. RF-1212 fases nå ut i løpet av mars 2013.

Ulovlig å hente inn informasjon om tidligere ansatte

Siden det elektroniske skattekortet har informasjon om både tabell- og prosentopplysninger, må det være en dialog mellom arbeidsgiver og ansatte for å stadfeste om arbeidsgiveren skal være hoved- eller biarbeidsgiver slik at riktig skatteberegning blir benyttet.

I følge Personopplysningsloven er det ikke lov å hente inn elektronisk skattekort for personer man ikke skal utbetale trekkpliktige ytelser for. Det er derfor viktig at alle arbeidsgivere rydder opp i statusen på sine ansatte slik at de ikke henter inn opplysninger om personer som har sluttet.

Hvem som helst kan være med og teste ut

I år kan alle som ønsker delta i prøveordningen, og man kan gå over til å delta når som helst i løpet av 2013, så hvorfor ikke start opp og gjøre dine egne erfaringer?

Selv om dere har hentet inn skattekortene via RF-1212 tidligere i år, er det ikke noe problem å fortsette med RF-1211 senere i 2013. Her vil dere fange opp om de ansatte har fått endret skattekort etter at dere leste inn RF-1212 i januar, eller hvis dere har nyansatte etter januar, alle nye/ endrede opplysninger vil bli hentet inn.

Det anbefales å starte opp med RF-1211 allerede i år, slik at dere får brukt prøveåret til å gjøre dere noen erfaringer og få innarbeidet rutiner. Det kan være lurt å tenke igjennom hvordan dette bør gjennomføres. Skal dedikerte personer gjøre dette, eller skal hver enkelt lønnsansvarlig følge opp sine egne firmaer? Den som skal hente inn opplysningene fra AltInn må ha rollen «Utfyller/ Innsender».  Det kan derfor være lurt å tenke igjennom dette allerede nå, siden det fra 2014 blir arbeidsgiveren sitt ansvar å fremskaffe riktige skattekort før HVER lønnskjøring, eller så fort en ansatt har gjort endringer på sine skattekort opplysninger.

Start opp allerede nå

Slik det fungerer mot AltInn i dag, så vil det gå 24 timer fra en forespørsel blir sendt til AltInn før det kommer en retur-fil. Da er det for sent å sende en forespørsel om nye skattekort samme dag som lønna skal overføres til banken.  Det finnes en tjeneste som gir deg beskjed dersom noen har endret skattekort opplysningene sine, men da må en lage seg rutiner på å sjekke opp dette i god tid før neste lønnskjøring.

Vi oppfordrer alle til å starte opp og bruke RF-1211 så fort som mulig. Når 2014 kommer bør alt gå på skinner siden dette må gjøres allerede i januar når det er hektisk med mange frister som krever full konsentrasjon.  Husk at i 2014 MÅ alle hente inn elektroniske skattekort, siden de ansatte ikke får noe skattekort å legge fram.

Visma Lønn

I Visma Lønn får du beskjed når ansatte i din bedrift får nytt skattekort. Deretter kan du få hentet det elektroniske skattekortet automatisk inn i Visma Lønn fra AltInn.

Dersom dere ikke har et program som kan tilby innlesing av elektroniske skattekort via RF-1211, oppfordrer vi dere til å se nærmere på Visma Lønn, et lønnsprogram som er med i utviklingen og som vil gjøre hverdagen din enklere.

 

Supportkonsulent. Jeg startet min karriere i et regnskapsbyrå og har i tillegg vært regnskapsansvarlig i en annleggsbedrift i over 10 år. De siste 12 årene har jeg jobbet med support mot regnskapsbyråer, først i DI Systemer, nå i Visma Software.
Kontakt Beathe R.: