Det er innholdet, og ikke formen, som er viktig når du skal lage en faktura. Likevel: Selv om du i prinsippet kan plassere opplysningene der du selv synes det er best, er det lurt å bruke et tradisjonelt oppsett. Da irriterer du ikke mottakeren unødvendig.
Krav til innhold i en faktura
Fakturaen/salgsdokumentet skal minst inneholde:
- Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen.
- Angivelse av partene.
- Ytelsens art og omfang.
- Tidspunkt og sted for levering av ytelsen.
- Vederlag og betalingsforfall.
- Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift.
- Ordet Foretaksregisteret, hvis du har AS eller NUF. Dette må skrives på norsk også dersom du fakturerer til utlandet, eventuelt med engelsk oversettelse i parentes. Det er ingen krav til hvor på dokumentet du plasserer ordet.
- For NUF og AS: Hovedkontorets adresse må framgå av salgsdokumentet, og hvis selskapet er under utvikling må dette også opplyses.
Send faktura i tide
Du skal som hovedregel sende faktura for levert vare eller tjeneste senest en måned etter levering. Dette handler om at kostnader/inntekter skal bli registrert på riktig periode. Denne regelen, som ble innført for noen få år siden, gjør at du med bokføringsloven i hånden kan si til kunden at du har plikt til å sende ut fakturaen innen en måned etter levering. Dette gir deg et «trumfkort» overfor trege kunder (som helst ikke vil betale før neste år en gang).
Vær presis og gi nok informasjon på fakturaen
Ifølge Skatteetaten er manglende spesifikasjoner av hvilken tjeneste/produkt som er levert en typisk mangel på fakturaer.
Eksempel: ”Arbeid utført ifølge avtale” er etter skattemyndighetenes tolkning en typisk variant av upresis angivelse av ytelsens art og omfang.
I tillegg opplever skattemyndighetene ofte at eventuell underliggende dokumentasjon mangler.
Andre eksempler på dårlig bilagskvalitet:
- Angivelse av partene: Kjøper er ikke identifisert. Dette har betydning for å avgjøre fradragsretten.
- Organisasjonsnummer: Dette mangler, eller MVA bak organisasjonsnummeret mangler.
NB! Skatteetaten opplever under sine kontroller også at det beregnes merverdiavgift uten at foretaket er registrert i MVA-manntallet.
