For å finne svaret må vi først se på hva et budsjett er. Hvilke typer budsjetter finnes? Hva skal budsjettet brukes til og hvordan? Hva er målet med budsjettering?
La oss starte med det aller enkleste, nemlig hva et budsjett faktisk er. Et budsjett er en oppstilling av fremtidige kostnader og inntekter, innenfor et begrenset tidsperspektiv. Vi kan si at det er et forventet regnskap for kommende periode. Du er pliktig å føre regnskap, men du er ikke pliktig å sette opp budsjett. Likevel – definisjonen gir på mange måter en indikasjon på hvor viktig budsjett faktisk er.
Vil du ha gode råd utenfra, kan du for eksempel få hjelp til budsjettering fra en økonomisk rådgiver.
Tre metoder
Det finnes flere typer budsjetter. Du kan enten lage budsjetter som er låst innenfor et tidsrom (ett år er det mest vanlige), eller vi kan lage et rullerende budsjett som hele tiden legger på én måned i enden. Sistnevne variant er vanskeligere å administrere, men gir bedre dynamikk. Ikke minst er det interessant å se på hva som er utgangspunktet for budsjettarbeidet. Vi skiller gjerne mellom tre ulike metoder for budsjettering:
- Budsjetter basert på historiske tall, eller at vi starter med hvordan ting bør være.
- Et såkalt top down-budsjett, hvor du starter med å skrape i overflaten og deretter går ned i detaljene, eller et bottom up-budsjett, hvor du starter i bunnen av bassenget og jobber deg oppover mot overflaten.
- En tredje metode er mer passiv, nemlig å bruke fjorårets tall som budsjett for årets regnskap – med eller uten en lik prosentvis endring på hele linjen.
Forskjellige utgangspunkt
Det er verdt å merke seg forskjellene ved de ulike tilnærmingene. Tar budsjettet utgangspunkt i kostnader, eller er det først og fremst et budsjett for inntektsiden? Det kan være lettere å jobbe med kostnadsbildet hvis du bruker historiske tall.
Er utgangspunktet inntektssiden eller topplinje, kan det være mer hensiktsmessig å se på hva du kan hente ut fra markedet, gitt markedssituasjonen og ikke historien.
Kanskje er det nettopp dette topplederen jeg henviste til i innledningen tok utgangspunkt i, da han uttalte at hans selskap ikke jobber etter budsjett? I dette tilfellet kan potensialet være målet, mens du setter opp et realistisk budsjettet som kan ses i sammenheng med kostnadssiden. Da vil salg kunne jobbe aktivt mot potensialet uten å jobbe etter budsjett, hvis det er en utfordring eller hemmende.
Dersom selskapet jobber i et marked med små endringer, og ikke er sensitiv for endringer på makronivå, kan det være hensiktsmessig å bruke fjoråret pluss en prosentendring som neste års budsjett.
Slik kan du gå frem
Det er flere ulike tilnærminger til budsjettarbeidet. Fremgangsmåten avhenger av hva du ønsker å oppnå. Det kan for eksempel være smart å gå for en tilnærming med utgangspunkt i følgende nivåer og metoder:
- Ledelsen kan starte på topp og definere hva topplinjene og kostnadsbildet bør være. Dette setter de øvre rammene og målet.
- Salg kan ta utgangspunkt i markedet og egen portefølje, og jobbe seg oppover. Dette er det vi kaller en «bottom-up»-tilnærming. Denne metoden gir en detaljert tilnærming på inntektsiden.
- Økonomi kan ta for seg historiske tall på kostnadssiden og jobbe seg oppover. Det vil si: hva var kostnadssiden og hva vil kjente endringer gjøre med kostnadsbildet for neste år?
Hvis vi tar utgangspunkt i disse tre tilnærmingene, får vi en interessant og lærerik diskusjon når vi ser avviket. Gjennom økonomisk rådgivning kan du få overblikket og hjelp til å komme videre i budsjettprosessen.
Slik kan budsjettet brukes
Så, hva kan vi egentlig bruke budsjettering til? Det mest åpenbare er å forstå den perioden vi går inn i. Her er alle bransjer ulike. Noen er mer forutsigbare enn andre og noen påvirkes mer av eksterne hendelser enn andre. Men det er ett fellestrekk: Uforutsette ting oppstår. Nettopp derfor er det så viktig å rydde litt i fremtiden. Budsjettet er et av de viktige elementene som gjør fremtiden noe mer forutsigbar. Budsjettet viser hva regnskapet vil være, gitt de forutsetningene vi har lagt til grunn.
Jobber du i en bransje som oppleve store svingninger og mange uforutsette hendelser? Det kan løses gjennom å jobbe med reviderte budsjetter. Alternativt kan det settes opp en modell som tar for seg svingninger og tar høyde for flest mulig uforutsette hendelser. Men å ikke ha budsjett er ingen løsning. Da forstår du enda mindre av det som kommer til å skje!
Videre bruker vi budsjettet til mer praktiske ting, men som like fullt er svært viktige: Å sørge for at vi har penger på konto når regninger kommer, å oppdage, vurdere og kunne sette inn tiltak ved større avvik, og dokumentasjon overfor banker, investorer og andre forbindelser.
Hva med økonomisjefen?
En CFO står gjerne overfor tre store utfordringer. For det første legger budsjettprosessen beslag på store ressurser i en bedrift. For det andre er det gjerne mange involverte personer fra ulike funksjoner. For det tredje vil budsjettet møte større eller mindre motstand, enten hele eller deler av det. Dette gjelder spesielt dersom det skal strammes inn på kostnadssiden, eller at det kreves en vesentlig økning på inntektsiden.
Et budsjett reflekterer også retningen til selskapet og kravene fra eierne. Samtidig sitter de ulike funksjonene og ansatte med sine forventninger. Dette kan gi grobunn for en klassisk interessekonflikt.
En velprøvd budsjettmodell
Det mange har behov for, er en solid budsjettmal – og gjerne en som er utviklet over mange år. Malen bør ta utgangspunkt i historiske tall og møter med nøkkelpersoner. Det bør tas høyde for vesentlige endringer i selskapet og markedssituasjonen. Det bør også tas høyde for ulike sesongsvingninger for å få et så identisk budsjett som mulig.
Det er ingen tvil om at budsjettet er et godt styringsverktøy. Det som kanskje er mest interessant, er at budsjettprosessen i seg selv gir en solid, historisk oversikt over egen drift. Den gir dessuten et klarere bilde av fremtiden – ut fra selskapets strategi og visjon.
For å møte de ulike interessekonfliktene en budsjettprosess kan avdekke, er det viktig med en åpen og faktabasert prosess. Dette er grunnleggende elementer som ivaretas med en velprøvd budsjettmodell. Skapes det en felles forståelse for input som legges inn, vil det også gi en bedre forståelse for den output som budsjettprosessen og modellen resulterer i.
Alle selskaper trenger budsjett
Alle har behov for en oppstilling av fremtidige kostnader og inntekter. Så får man heller diskutere hvor dyptpløyende man bør gå til verks i prosessen og i hvilken grad selskapet måler seg ut fra budsjetter. Men dette gjelder nok i større grad topplinjen enn kostnadsbildet. Det er helt avgjørende å forstå kostnadene i selskapet når du går inn i en ny periode. Derfor er et budsjett helt nødvendig.
Et godt budsjett gir deg oversikt og hjelp til å ta beslutninger på riktig grunnlag.
