Har du som daglig leder et strategisk forhold til lønn og HR?

lønn og hr

Å være en overordnet person som holder i trådene, ligger i en daglig leders natur. Da sier det seg selv at man ikke kan være dypt involvert i alle prosesser. Her er 5 grunner til hvorfor du bør engasjere deg i hvordan bedriften jobber med HR- og lønnsprosesser.

Hvorfor tar lønn og HR så mye tid?

Som ansatte i en bedrift har vi en del fellesnevnere – ledere så vel som øvrige ansatte. Vi får alle lønn (heldigvis). Alle har vi ferie, de aller fleste også fravær og sykmeldinger. Mange er på reise og leverer reiseregning, eller har en taxitur eller et utlegg som jobben skal dekke. Noen har muligens firmabil, og de fleste har velferdspermisjon. Mange av ansattdataene skal rapporteres til myndighetene. Hver måned.

Det er en grunn til at alle bedrifter bruker mye tid på alt arbeidet rundt lønn og HR. Det er mye å ha kontroll på, som følgelig spiser av arbeidsdagen til både de som jobber med lønn og hr, og de ansatte som skal registrere og rapportere.

Men det er kanskje ikke nødvendig å gjøre det mer komplisert enn nødvendig for dine ansatte?

Spørsmål du bør ha svaret på

  • Er det enkelt for meg som leder å få oversikt over hvordan «ståa» i bedriften er? Har jeg oversikt over hvordan det står til med sykefraværet eller om feriekabalen er i boks? Eller er jeg avhengig av å få rapporter fra lønnskontoret for å få denne oversikten?
  • Har vi ulike systemer for timeregistreringer, fravær, reiseregninger og utlegg? Mange bedrifter bruker papirbaserte systemer, eller excel-ark for denne jobben.
  • Hvor enkelt og tilgjengelig er det for mine ansatte å føre timer, utleggsrefusjoner og ferieforespørsler?
  • Har jeg oversikt over hvor mye tid lønnsansvarlig bruker på å samle riktig data fra de ansatte hver måned, før lønnen kan utbetales?
  • Hvordan foregår godkjenninger av alle ansattforespørsler i dag? På papir eller kanskje epost?
  • Og hva med utbetaling av lønn? Må lønnsansvarlig gjøre utregninger og beregninger manuelt? Og kreves det at den ansatte logger inn i nettbanken og laster opp betalingsfilen manuelt for å få lønnen utbetalt?
  • Kort oppsummert: Hvordan forvalter mine ansatte tiden sin i dag? Bruker de tiden sin riktig? Hvordan kan jeg tilrettelegge for en mer produktiv arbeidsdag?

Les også: Norske bedrifter sakker akterut på digitalisering

5 grunner til å jobbe smartere med lønn og HR

Nye løsninger innen HR-teknologi gjør det enklere for de ansatte å bli involvert i lønnsarbeidet. Som et direkte resultat av dette, kan de bruke tiden sin vesentlig mer produktivt og fornuftig enn tidligere. Under finner du de fem viktigste grunnene til at du som daglig leder bør ta grep om lønn og HR i din bedrift. Disse punktene forteller deg kort og godt hvorfor du bør investere i HR-teknologi!

1. Involverte og engasjerte ansatte

Hvorfor punche når de ansatte kan gjøre jobben selv? Med brukervennlige apper, som veldig mange lønnsløsninger har i dag, fører de ansatte timer, registrerer overtid, ferie, fravær og utlegg – alt på mobilen. De tar bilde av kvitteringen, og sender regningen inn til godkjenning. Hva med lønnsslippen på mobilen? Ja, takk! Glade ansatte er grunnlaget for en god arbeidshverdag.

Les også: Hvorfor er elektronisk reiseregning og utlegg så viktig?

2. Alle har innsikt i bedriften  

Hvordan står det egentlig til i bedriften? Er feriekabalen i boks? Hvor mange dager med sykt barn har de ansatte igjen? Et moderne lønnssystem gir de ansatte tilgang til sine data, men samtidig også ledere innsikt i verdifull data i bedriften. Det betyr at du som leder ikke lenger trenger å be om rapporter.

3. Lønnsansvarlig får mer tid

Å jakte og etterlyse informasjon, gjøre beregninger og punche data manuelt, det hører fortiden til. Hvorfor ikke automatisere det som kan automatiseres? På den måten frigjør du tid til å gjøre de viktige oppgavene for de ansatte og bedriften. Det betyr mer automatikk og mindre manuelle prosesser for deg, for dine ansatte og bedriften som helhet.

4. Svært enkel godkjenning

For ledere setter et nettbasert lønnssystem punktum for all papirflytting eller skjema som er lokalt lagret på datamaskinen. Alt som skal godkjennes, finnes i løsningen, og leder godkjenner enkelt og greit fra mobilen eller datamaskinen sin. Også om du har flere teamledere som skal godkjenne.

5. En fleksibel arbeidsdag for alle

På reise? Null problem. Jobbe hjemmefra? Funker det også. Å ha et skybasert lønnssystem betyr at alle i bedriften har tilgang til alt de trenger hele døgnet, hvor enn de er. Alle jobber i én og samme løsning. Det bidrar til en mer fleksibel arbeidsdag med produktivitet i forsetet.

Det er viktig at daglig leder tilrettelegger for en så effektiv og enkel arbeidshverdag for de ansatte. Og det er ikke nødvendigvis så mye som skal til. Å ta grep om lønns- og HR-området, som alle ansatte i bedriften daglig forholder seg til og er «en del av», er et smart første steg.

Hvilke prosesser er digitalisert i din bedrift?

Vi lever i en tid hvor ny teknologi spiser gamle vaner til frokost. Som daglig leder mister du ditt konkurransefortrinn, om ikke du holder deg oppdatert. I våre gratis guider finner du nyttig lesestoff om økonomi, logistikk, lønn og HR. Bli kjent med muligheter, lover og regler, og få inspirasjon til å effektivisere bedriften din. God lesning!

Finn ut mer om våre populære guider her