Den gode gamle fakturaen
Historisk har fakturaene blitt mottatt som post og du som mottar må punche KID-nummer, bankkonto, beløp og forfallsdato. Dette er en tidkrevende jobb hvor et feil siffer kan føre til mer jobb, forsinkelsesrente, og i verste fall inkassokrav. Slikt blir det dårlig stemning av, og ikke bare hos deg som mottaker som må betale mer, men også hos utstederen som må drive ekstra administrasjon og som får inn pengene mye senere enn beregnet.
Dette kan også vises med reelle tall. Av fakturaer som betales til forfall er:
- 66% papirfakturaer
- 72% PDF-fakturarer
- 90% elektroniske fakturaer
Med andre ord er det mye større sannsynlighet for å motta betalingen innen den fastsatte fristen ved å unngå «gamle» og stadig mer utdaterte metoder.
Send faktura slik du selv ønsker å motta dem!
Så før du sender en ny faktura i PDF-format som vedlegg i en epost, tenk på følgende — Hvordan foretrekker du selv å motta fakturaer?
Heldigvis er teknologien i stadig endring og det finnes nye og bedre løsninger – noe som spesielt gjelder regnskap- og fakturabransjen.
7 av 10 privatpersoner oppgir nemlig at de ønsker å få fakturaer elektronisk, og ikke på epost eller som papirfaktura. Et klart flertall foretrekker altså å motta såkalte elektroniske faktura, og dette uten å se på bedriftene som opplever de store fakturavolumene.
Uansett om du skal sende en faktura til en privatperson eller en bedrift, så kan du med sikkerhet vite at du forenkler mottakers jobb ved å sende eFaktura.
Men hva er egentlig elektronisk faktura, hva er de faktiske fordelene, og hvordan kan du sende slike fakturaer?
Hva er egentlig en elektronisk faktura?
Fakturaens innhold er som sagt lovregulert i Norge, og alle typer faktura inneholder derfor samme informasjon. Likevel er det en vesensforskjell i hvordan ulike fakturaformater sendes, mottas og behandles.
Mange forveksler hva som menes med en elektronisk faktura, epost, eFaktura og EHF-faktura. Dette er ikke så rart, da det finnes mange ulike måter å sende faktura på. Men generelt er elektronisk faktura en faktura som sendes elektronisk og som kan åpnes og behandles automatisk i mottakers system.
Elektroniske faktura-format:
- eFaktura sendes fra bedrift til privatkunde (B2C)
- EHF (elektronisk handelsformat) sendes fra bedrift til bedrift (B2B)
Verd å merke seg er at EHF er obligatorisk å benytte for alle offentlige virksomheter, så om du for eksempel utfører en kommunal tjeneste så må du ha mulighet for å sende EHF-faktura.
Vipps har en samarbeidsavtale med Nets om behandling av eFaktura og går inn under denne kategorien.
Når du mottar en faktura rett i nettbanken slipper du å fylle inn kontonummer, KID-nummer, beløp og forfallsdato. Dette legges inn helt automatisk og alt du trenger å gjøre som mottaker er å godkjenne fakturaen som så betales til forfall.
Ikke-elektroniske faktura:
- Papirfaktura er en fysisk faktura som sendes som brev
- PDF-faktura er en faktura sendt som vedlegg til epost i PDF-format
Felles for disse to faktura-typene er at de må behandles manuelt og ikke kommer automatisk inn og behandles i mottakerens system.
Elektronisk faktura koster, men smaker
I den offentlige rapporten Kartlegging av bruk av elektronisk faktura fra 2020 heter det at «Tidsgevinsten ved overgang til elektronisk faktura anslås til ca. 1 minutt for avsender og 3 til 5 minutter for mottaker». Dette betyr altså at den som sender sparer noe tid, men at den virkelige gevinsten ligger hos mottakeren.
Ved å sende elektroniske faktura vil altså mottaker bli mer fornøyd, spare tid og trolig oppfatte avsender som en profesjonell aktør. Dette kan utgjøre den lille forskjellen som gjør at dine kunder kommer tilbake til deg, og dermed gir et konkurransefortrinn ovenfor dine konkurrenter.
I 2015 var det kun 10% av det totale fakturavolumet som ble sendt elektronisk. I 2019 var dette tallet 42%. Andelen elektroniske faktura har altså steget kraftig, men det er fortsatt mange som benytter gamle løsninger. Dette kan være på grunn av kostnaden ved å sende eFaktura og EHF.
I Visma eAccounting koster det 3 kr for å sende en eFaktura eller EHF-faktura. For mange kan dette fremstå som mye når man kan sende faktura på epost kostnadsfritt, men det er ikke mye som skal til før det lønner seg.
La oss si at du driver en liten bedrift som sender ut 30 fakturaer i måneden. Kostnaden for å sende dette som eFaktura eller EHF-faktura vil være på beskjedne 1095kr for et år. Besparelsene vil derimot være store med en direkte tidsbesparelse på 6 timer, mer fornøyde kunder, raskere innbetalingstid, og mindre sjanse for purring, inkasso og administrasjonsarbeid.
Enkelt å komme i gang
I det store bildet smaker eFaktura og EHF mer enn det koster. Dette er det stadig flere som oppdager og gjør noe med. For, heldigvis er det ikke vanskelig å komme i gang med elektronisk fakturering.
I Visma eAccounting ligger tjenesten klar og alt du trenger å gjøre er å aktivere tjenesten før den kan tas i bruk. Les mer om hvordan du kommer i gang.
Kilder
- 1 og 3: Kartlegging av bruk av elektronisk faktura
- 2: Respons 2019
- Bilder
