De 5 viktigste grepene for å digitalisere bedriften

Digitalisere bedriften

Mens nordmenn er verdensmestre i å bruke digitale løsninger privat, er situasjonen en annen for norske bedrifter. Faktisk har over halvparten av norske bedrifter ikke digitalisert sine vanligste rutiner. Har du ikke iverksatt disse tiltakene i egen virksomhet, er det penger å spare. Les vår digitale sjekkliste her.

Erlend Sogn i Visma Software

– Vi tror ikke det handler om uvilje eller uvitenhet. Vårt inntrykk er at de aller fleste ledere rett og slett er så opptatt med den daglige driften at det er vanskelig å finne tid til å legge den digitale strategien for bedriften, forklarer administrerende direktør Erlend Sogn i Visma Software.

Nysgjerrig på din digitale modenhet? Last ned Visma Digital Index 2019

Digital sjekkliste

Det har ingen hensikt å digitalisere kun for digitaliseringens skyld. For å lete etter områder hvor digitalisering kan gi innsparing, er det viktig å ta utgangspunkt i rutiner som repeteres.

– Det er på oppgaver som hele tiden gjentas, at man virkelig kan spare ressurser, forklarer Sogn.

Basert på sin erfaring som totalleverandør til det norske bedriftsmarkedet, har vi satt sammen en sjekkliste over de fem viktigste områdene enhver bedrift bør ta utgangspunkt i om de ønsker å jobbe mer effektivt (se den digitale sjekklisten nedenfor).

– Om man er daglig leder og ser noe på denne listen som ikke er iverksatt i egen bedrift, bør man snakke med IT-sjefen sin og forhøre seg om mulighetene, sier Erlend Sogn.

Les også: Hvorfor er norske bedrifter dårlige på digitalisering? 

Ressurser kastes bort

Beregninger gjort av Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser at man kan spare opptil 10 minutter per faktura man mottar elektronisk sammenlignet med å motta den på papir eller e-post.

Eksempelet er godt for de som lurer på hva gevinsten ved digitalisering er for dem, mener Sogn:

– Det er bare å gange ti minutter med antall fakturaer du mottar hvert år. Summen av antall timer vil trolig overraske mange. Når du legger til fakturaene du sender, vil kostnadsbildet forverres ytterligere.

Å sende en faktura på epost, er blant de største tidstyvene, og det overrasker mange. Grunnen? De drukner i innboksen, og blir i langt mindre grad betalt på forfall enn fakturaene du sender elektronisk.

Men det stopper ikke med papirfakturaer.

– Ett minutt arbeidstid koster i gjennomsnitt ca. 5 kr. Det sier seg selv at det blir dyrt å la ansatte gjøre oppgaver unødvendig tungvint. Det gjelder alt fra reiseregninger og utlegg til timelister og fraværsregistrering. Her gjøres det mye manuell punchejobb. Legger du sammen alle timene bedriften bruker på slike repeterende rutiner, er det ikke vanskelig å ane totalomfanget av hva man kan spare, sier Erlend Sogn.

Les også: Fem ting norske ledere bør vite om skytjenester

VISMAS DIGITALE SJEKKLISTE

1) Skaff oversikt!

Hvilke systemer og rutiner har bedriften i dag? Brukes disse på best mulig måte? God innsikt i nåsituasjonen for bedriften, er avgjørende for å lykkes.

2) Om du vil starte raskt – start med dette

Tre enkle grep alle kan starte med: Send og motta fakturaer direkte i et økonomi- eller fakturabehandlingssystem. Gjør reiseregninger og utleggsrefusjoner elektroniske. Innfør elektronisk timeføring.

3) Let etter oppgavene dere repeterer

Det første stedet digitalisering kan redusere utgifter og gjøre en forskjell, er for rutiner som er repeterende. Snakk med økonomiavdelingen eller HR-avdelingen om hvilke oppgaver de tror kan automatiseres.

4) Let etter oppgavene kundene repeterer

Frustrerte kunder er ikke bra for inntektene. Snakk med kundeservice og finn ut om de får tilbakemeldinger på prosesser som kan forenkles for kundene.

5) Gjør hele bedriften proaktiv

Gode løsninger og ideer kommer ikke av seg selv – og de kan komme fra uventet hold. Klarer dere å forstå hvordan dere gjennom teknologi kan understøtte, forenkle og effektivisere arbeidsprosesser, har dere kommet langt. Sørg for at din organisasjon kombinerer forretningsforståelse med grunnleggende teknisk kunnskap.

Vil du lære mer om digitalisering i din bedrift?

Rapporten Visma Digital Index 2019 gir deg svar på om du er over eller under gjennomsnittlig digital, gode intervjuer og råd til hvordan du kan komme i gang med digitaliseringen.

Last ned Visma Digital Index 2019 her