Hva skjer i skyen? Betale faktura

Hva skjer i skyen
Hva skjer i skyen? er en serie i 11 deler for deg som er nysgjerrig på digitalisering. Det snakkes om sky, effektivisering og bærekraft over en lav sko, men hva betyr det for deg? Hvilke prosesser kan du automatisere? Hva er fordelene og hvor starter du?

Vel, la oss starte med å snakke om …

Å betale faktura

47 % av fakturaene norske bedrifter mottar fra leverandørene sine, betales automatisk – direkte fra lønnssystemet, uten innlogging i nettbanken. Det viser Visma Digital Index 2019.

I en manuell prosess registreres fakturaen i bedriftens ERP-system. Etter godkjenning utarbeides det et betalingsforslag som lagres lokalt i en betalingsfil. Ansvarlig person logger inn i nettbanken, laster opp betalingsfilen og signerer. Man får deretter returfilen fra banken, som forteller at banken har mottatt filen og om betalingen er gjennomført eller ikke. Deretter lastes filen ned manuelt, før man igjen laster den opp i økonomisystemet for å oppdatere der.

Les også: Hva er et ERP-system?

En digital løsning erstatter alle manuelle steg. Etter at den innkommende fakturaen er godkjent og bokført, overføres den digitalt til banken slik at den blir betalt på forfall. Du trenger ikke håndtere noen filer, noe som både sparer tid og øker sikkerheten rundt betalingen. En digital løsning vil også sørge for å oppdatere økonomisystemet helt automatisk. Dermed vil bedriftens reskontro og hovedbok til enhver tid være oppdatert.

3 uunnværlige faktaopplysninger

  • Automatikken i en digital løsning bidrar til høyere sikkerhet enn ved manuell innblanding, fordi du for eksempel ikke har mulighet til å endre på transaksjoner. 
  • Både europeiske og norske bankinstitusjoner har de siste årene implementert standarder for inn- og utbetalinger. Det siste standardformatet som ble innført var ISO 20022.
  • Med digitale løsninger kan du enkelt kombinere eller ha separate innbetalings- og utbetalingsavtaler.

Så hvordan setter du i gang?

  • Kontakt banken din for å sette opp elektronisk betaling direkte i regnskapssystemet. 
  • Sjekk at din ERP-leverandør støtter de nyeste standardene for bankformidling. 
  • Sørg for å legge til rette for automatisk oppdatering fra bank til økonomisystemet også på innbetalingene dine.

Skjer det noe annet i skyen, da?

0