Automatisk fakturering – en vaksine mot dårlig likviditet

Automatisk fakturering

Manglende likviditet er en vanligere årsak til konkurs enn manglende lønnsomhet. Det er med andre ord mange lønnsomme bedrifter som har gått konkurs mens de har ventet på penger fra kunder. Nettopp derfor må du ha en god prosess for å inndrive penger fra kunder og betale bedriftens egne regninger viktig.

Store forskjeller mellom bedriftene

I enhver bedrift er det to premisser som er avgjørende for suksess: Å ha kontroll på inntektene, og å ha kontroll på kostnadene. Hvordan får du kontroll på dette? Jo, du sørger for å fakturere kundene dine for det varer eller tjenester de har benyttet seg av. Og så sørger du for at de regningene du selv får, blir betalt. Aller helst før det kommer purregebyr.  

Felles for alle bedrifter er også at de bruker et økonomisystem for å ha kontroll på inntekts- og kostnadsstrømmene. Alle bedrifter sender og mottar fakturaer. Men måten bedrifter driver disse prosessene på, varierer veldig.

Vår rapport fra 2019 viser at 66 % bedrifter mottar og sender fremdeles fakturaer på papir eller epost, og 64 % logger inn i nettbank for å få betalt regninger eller sjekke at fakturaer har blir betalt. De fleste har altså ikke tatt i bruk automatiseringsmulighetene som allerede er tilgjengelig i økonomisystemet de bruker. 

Les rapporten her: 34 milliarder kroner står på spill

Hva betyr det å automatisere faktureringen?

Å automatisere faktureringen betyr at du trykker på én knapp: send faktura. Så kan du snu deg og få andre gjøremål gjort mens du venter på at pengene er inne på konto.

Tradisjonelt har utgående fakturering vært tidkrevende arbeid. Først kom utsendingsprosessen, så registrering av innbetalinger, så purring på alle fakturaer som ikke var betalt, og til slutt inkasso og dobbelreskontro. Summen av det hele er kostbare administrative rutiner som en bedrift kan spare mye penger på å automatisere.

Lurer du på hvor mye bedriften kan spare? Prøv vår fakturakalkulator!

Hvorfor duger ikke PDF-faktura på epost?

Fakturerer dere på papir, per epost (PDF) eller med efaktura? De fleste forstår i 2019 at det er ineffektivt å sende fakturaer som brevpost. Å sende epost-faktura går raskere; likevel er efaktura å foretrekke for alle som ikke er videre begeistret for tidstyver.

Hva er så galt med PDF-faktura på epost, da? tenker du kanskje. Å behandle en slik faktura tar selvsagt mindre tid enn en papirfaktura, men mottar må likevel punche dataene inn i sitt system. Kanskje må faktuaren også skrives ut, for så å arkiveres.

En efaktura, derimot, inneholder en datafil som som leses av programvare som håndterer inngående fakturaer. Fakturaen leses og arkiveres automatisk. Tidsbesparelsene ved elektronisk fakturering er derfor store på mottakersiden.

Les også: 7 av 10 nordmenn ønsker efaktura

Status i Norge i 2019

Hvert år sendes og mottas det 766 millioner fakturaer i Norge. Av disse fakturaene, er andelen elektroniske fakturaer 39 %. Fakturaer sendt mellom bedrifter utgjør om lag 40 % av volumet, mens fakturaer sendt fra bedrift til privatkonsumenter, utgjør om lag 60 %.

Våre beregninger viser en gjennomsnittlig tidsforbruk på mottak av ikke-elektroniske fakturaer på 18,5 minutt. Tidsbruk for mottak av en elektronisk faktura er på 7 minutter. Med norske lønnssatser fra 2019 tatt i betraktning, ligger den potensielle besparelsen på å motta fakturaen elektronisk på 91,22 kr. Finn ut mer i vår store faktureringsguide.

Last ned gratis guide: Helautomatiser faktureringen i bedriften