Automatisk fakturering: En vaksine mot dårlig likviditet

Automatisk fakturering

Dårlig lønnsomhet = konkurs? Ja, men også manglende likviditet er en vanlig årsak. Det er med andre ord mange lønnsomme bedrifter som har gått konkurs mens de har ventet på penger fra kunder. Nettopp derfor må du ha en god prosess for å inndrive penger fra kunder og betale bedriftens regninger.

Hva betyr det å automatisere faktureringen?

Hva er det første du tenker på når jeg sier “faktura”? Kanskje er det inkassovarselet du fikk forrige uke, eller de fakturaene som forfaller i morgen. Eventuelt er det noen fakturaer du har til gode å sende avgårde. Eller hva med den ene kunden din som du alltid må purre på? Fakturering er så mangt, faktisk en hel prosess:

  • å sende en faktura
  • å purre på en faktura
  • å sende inkasso
  • å motta en faktura
  • å godkjenne en faktura
  • å betale en faktura

Og det er klart at dette tar tid! Tradisjonelt har utgående fakturering vært tidkrevende arbeid. Først kom utsendingsprosessen, så registrering av innbetalinger, så purring på alle fakturaer som ikke var betalt, og til slutt inkasso og dobbelreskontro. Summen av det hele er kostbare administrative rutiner som en bedrift kan spare mye penger på å automatisere. Å automatisere faktureringen betyr at datamaskinen gjør alle oppgaver som ikke trenger menneskelig innblanding.

Godkjenne alle fakturaer fra Bente Bedrift – som ikke overstiger 5000 kroner? Sende purring til alle som ikke har betalt innen 7 dager etter forfall? Dette er oppgaver du kan styre systemet til å gjøre: Du sitter alltid på kontrollen, mens systemet gjør den faktiske jobben.

Lurer du på hvor mye bedriften kan spare? Prøv vår fakturakalkulator!

Store forskjeller mellom bedriftene

For en bedrift er det i hovedsak to ting som gjelder: Å ha kontroll på inntektene, og å ha kontroll på kostnadene. Hvordan får du kontroll på dette? Jo, du sørger for å fakturere kundene dine for det varer eller tjenester de har benyttet seg av. Og så sørger du for at de regningene du selv får, blir betalt. Aller helst før det kommer purregebyr.  

Felles for alle bedrifter er også at de bruker et økonomisystem for å ha kontroll på inntekts- og kostnadsstrømmene. Alle bedrifter sender og mottar fakturaer. Men måten bedrifter driver disse prosessene på, varierer veldig.

Vår rapport fra 2019 viser at 66 % bedrifter mottar og sender fremdeles fakturaer på papir eller epost, og 64 % logger inn i nettbank for å få betalt regninger eller sjekke at fakturaer har blir betalt. De fleste har altså ikke tatt i bruk automatiseringsmulighetene som allerede er tilgjengelig i økonomisystemet de bruker. 

Les rapporten her: 34 milliarder kroner står på spill

Hvorfor duger ikke PDF-faktura på epost?

Fakturerer dere på papir, per epost (PDF) eller med efaktura? De fleste forstår i 2019 at det er ineffektivt å sende fakturaer som brevpost. Å sende epost-faktura går raskere; likevel er efaktura å foretrekke for alle som ikke er videre begeistret for tidstyver.

Hva er så galt med PDF-faktura på epost, da? tenker du kanskje. Å behandle en slik faktura tar selvsagt mindre tid enn en papirfaktura, men mottar må likevel punche dataene inn i sitt system. Kanskje må faktuaren også skrives ut, for så å arkiveres.

En efaktura, derimot, inneholder en datafil som som leses av programvare som håndterer inngående fakturaer. Fakturaen leses og arkiveres automatisk. Tidsbesparelsene ved elektronisk fakturering er derfor store på mottakersiden.

Les også: 7 av 10 nordmenn ønsker efaktura

Hva er status i Norge i 2019?

  • Kun 39 % av alle sendte fakturaer i Norge er efaktura (til tross for at besparelsen per mottatte faktura er 91 kroner)
  • …og den potensielle besparelsen for inngående faktura er 55 kroner ved bruk av efaktura
  • Bare 10 % av efaktuaer må purres (noe som er vesentlig lavere enn papirfaktura på 28 % og epost-faktura på 34 %)
  • Hele 74 % ønsker å motta fakturaer elektronisk til nettbank eller mobilløsning, f.eks. Vipps (kilde: Visma 2019)

Disse tallene gjør at det er vanskelig å forstå hvorfor ikke flere har automatisert faktureringsprosessen i sin bedrift. Er du fremdeles ikke overbevist? Finn ut mer i guiden som tar deg gjennom hele faktureringsprosessen.