Automatisk fakturering: En vaksine mot dårlig likviditet

Dårlig lønnsomhet = konkurs? Ja, men også manglende likviditet er en vanlig årsak. Det er med andre ord mange lønnsomme bedrifter som har gått konkurs mens de har ventet på penger fra kunder. Nettopp derfor må du ha en god prosess for å inndrive penger fra kunder og betale bedriftens regninger.

Hva betyr det å automatisere faktureringen?

Hva er det første du tenker på når jeg sier “faktura”? Kanskje er det inkassovarselet du fikk forrige uke, eller de fakturaene som forfaller i morgen. Eventuelt er det noen fakturaer du har til gode å sende avgårde. Eller hva med den ene kunden din som du alltid må purre på? Fakturering er så mangt, faktisk en hel prosess:

• å sende en faktura
• å purre på en faktura
• å sende inkasso
• å motta en faktura
• å godkjenne en faktura
• å betale en faktura

Og det er klart at dette tar tid! Tradisjonelt har utgående fakturering vært tidkrevende arbeid. Først kom utsendingsprosessen, så registrering av innbetalinger, så purring på alle fakturaer som ikke var betalt, og til slutt inkasso og dobbelreskontro. Summen av det hele er kostbare administrative rutiner som en bedrift kan spare mye penger på å automatisere. Å automatisere faktureringen betyr at datamaskinen gjør alle oppgaver som ikke trenger menneskelig innblanding.

Godkjenne alle fakturaer fra Bente Bedrift – som ikke overstiger 5000 kroner? Sende purring til alle som ikke har betalt innen 7 dager etter forfall? Dette er oppgaver du kan styre systemet til å gjøre: Du sitter alltid på kontrollen, mens systemet gjør den faktiske jobben.

Lurer du på hvor mye bedriften kan spare? Prøv vår fakturakalkulator!

Store forskjeller mellom bedriftene

For en bedrift er det i hovedsak to ting som gjelder: Å ha kontroll på inntektene, og å ha kontroll på kostnadene. Hvordan får du kontroll på dette? Jo, du sørger for å fakturere kundene dine for det varer eller tjenester de har benyttet seg av. Og så sørger du for at de regningene du selv får, blir betalt. Aller helst før det kommer purregebyr.  

Felles for alle bedrifter er også at de bruker et økonomisystem for å ha kontroll på inntekts- og kostnadsstrømmene. Alle bedrifter sender og mottar fakturaer. Men måten bedrifter driver disse prosessene på, varierer veldig.

Vår rapport fra 2019 viser at 66 % bedrifter mottar og sender fremdeles fakturaer på papir eller epost, og 64 % logger inn i nettbank for å få betalt regninger eller sjekke at fakturaer har blir betalt. De fleste har altså ikke tatt i bruk automatiseringsmulighetene som allerede er tilgjengelig i økonomisystemet de bruker. 

Les rapporten her: 34 milliarder kroner står på spill