Automatiser fakturering med Visma AutoInvoice

Ved å benytte Visma AutoInvoice kan Visma Services Norge AS tilby sine regnskapskunder en effektiv håndtering av fakturaer og kreditnotaer. Det er et betydelig effektiviseringspotensiale både for fakturaer som håndteres elektronisk og for de som skal sendes på papir.

De aller fleste av Visma sine systemer er i dag direkte integrert med Visma AutoInvoice. Det betyr at dersom du eller din regnskapsfører benytter f.eks. Visma.net Financials, Visma Business, Visma Global, Mamut, Visma Webfaktura osv. kan du i dag enkelt fra ditt eget regnskapssystem sende fakturaer direkte til skytjenesten Visma AutoInvoice som sørger for videre automatisk håndtering av fakturaen.

Du kan også motta fakturaer som er sendt til deg elektronisk enten direkte i ditt dokumentflytsystem, f.eks. Visma Dokumentsenter, eller laste de ned på ønsket format direkte fra Visma AutoInvoice.

Ved tradisjonell fakturering skal du etter at du har fakturert i ditt ERP-system skrive ut fakturaen, legge den i konvolutt og sende denne. Dette gjør fakturering til en tidkrevende og kostbar prosess.

Visma AutoInvoice kan effektivt gjøre denne jobben for deg til en kostnad som er konkurransedyktig. Selv om man kun måler mot de direkte kostnadene ved fakturaproduksjon (porto og kontorrekvisita). I tillegg sparer du all tiden dette tar i dag. I tillegg kan du sende fakturaer elektronisk til mottakere som ønsker eller krever dette.
Alle statlige virksomheter i Norge er pålagt å kreve elektroniske fakturaer og kreditnotaer på varer og tjenester levert på avtaler inngått etter 1. juli 2012.

Visma AutoInvoice sjekker mot ELMA (elektronisk mottakeradresseregister) og andre formidlingssentraler Visma AutoInvoice har samtrafikkavtale med om mottakeren av din faktura er i stand til å motta denne elektronisk. Dersom fakturaen kan mottas elektronisk oversendes denne umiddelbart til mottaker. Dersom mottaker ikke er registrert i ELMA blir fakturaen levert i alternative kanaler (enten ved at den oversendes pr. e-post eller at den skrives ut og sendes pr. post). Tidligere har sending og mottak av elektroniske fakturaer stort sett vært avhengig av at det inngås avtaler mellom fakturautsteder og fakturamottaker som ivaretar bla. formater, leveringsmåte osv. Med ELMA har Norge en «telefonkatalog» over hvem som kan motta fakturaer elektronisk og formater og leveringsmåte er også standardisert slik at det ikke kreves ytterligere avtale mellom partene.

En effektiv fakturaprosess er også viktig for å redusere tiden det tar fra utstedelse av fakturaen til fakturaen mottas hos din kunde. Undersøkelser viser også at fakturaer som sendes elektronisk blir i vesentlig høyere grad betalt rettidig. Stortinget vedtok også 16. mars en endring i forsinkelsesrenteloven initiert av EU som medfører at kostnadene ved å ikke betale fakturaer i tide vil øke vesentlig både mht. forsinkelsesrenter og purregebyr.

Alle regnskapskunder av Visma Services Norge AS kan i dag benytte funksjonaliteten i Visma AutoInvoice både for sending og mottak av fakturaer. Og alle kunder som benytter et dokumentflytsystem i forbindelse med regnskapsleveransen vil som standard settes opp for mottak av elektroniske fakturaer og registreres i ELMA.

Les mer om Visma AutoInvoice på: https://www.visma.no/autoinvoice

Rein Baardsen jobber som Special Project Manager i Visma Software International AS. Han har i over 17 år jobbet med effektive løsninger i grenselandet mellom regnskap, lønn og teknologi.
Kontakt Rein: