Alt regnskapsmateriale kan lagres digitalt fra 2013

Nye regler fra regnskapsår som starter 1. januar 2013 eller senere likestiller elektronisk lagring av alt regnskapsmateriale med bedriftens nåværende papirarkiv. Alt kan lagres digitalt.


Pliktige regnskapsrapporter

Konsekvensene av dette er at bedriften ikke lenger trenger skrive ut pliktige regnskapsrapporter. Bedriften kan også velge å erstatte absolutt alle fysiske regnskapspapirer med lagring i digitalt format.

Det har tidligere vært et krav at spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering skal utarbeides (skrives ut) for hver enkelt periode.

Dette blir altså endret til at den bokføringspliktige skal være i stand til å utarbeide regnskapsrapportene hvis det kreves.

Det er et krav her at regnskapssystemet må gi mulighet for betryggende lukking av regnskapsperioder. Det innebærer at de må kunne låses slik at bokførte opplysninger i tidligere perioder ikke kan endres eller slettes.


Bokføringsloven § 5
De endringene i bokføringsloven som vi skriver om i denne artikkelen omfatter alle spesifikasjoner nevnt i bokføringslovens § 5:

«For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal det utarbeides bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon, kundespesifikasjon, leverandørspesifikasjon, spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet, spesifikasjon av salg til eiere og deltakere og spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte.

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal det dessuten utarbeides spesifikasjon av merverdiavgift, spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser og spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap.»


Også for tidligere år
Endringene innebærer at bokføringspliktige også for tidligere regnskapsår enn 2013 heretter kan slippe å oppbevare ferdig utarbeidede spesifikasjoner på papir av pliktig regnskapsrapportering.

Betingelsen er at regnskapssystemet også i regnskapsårene før 2013 hadde en funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder som tilfredsstiller de nye kravene.


Betryggende sikring
Kravene til funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder er spesifisert i bokføringsforskriften (ny) § 7-6:

«Regnskapsperioder skal lukkes innen fristene som nevnt i bokføringsloven § 7 annet ledd. Lukkingen skal skje på en måte som gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger.

Det skal foreligge en beskrivelse av regnskapssystemets funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder, herunder hvordan lukkingen gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger. Beskrivelsen skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.»

Merk! Bestemmelsene ovenfor gjelder ikke for bokføringspliktige som oppbevarer utarbeidede spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering på papir.

Tips! Ytterligere veiledning om dette finnes i Norsk Bokføringsstandard NBS Sikring av regnskapsmateriale punkt 8.


Unntak for refusjoner til ansatte
Men selv om man kan velge å kaste alle papirdokumenter hvis man oppbevarer materiale elektronisk i henhold til øvrige krav i lov, forskrift og god bokføringsskikk, gjelder dette ikke for utleggsbilag som dokumenterer refusjoner til ansatte. Slike bilag er for eksempel

  • reiseregninger,
  • privat abonnement på bredbånd eller
  • middag med kunder.

Her må originalbilagene fortsatt oppbevares.


Mer om kravene til digital lagring
Det viktigste kravet er at oppbevaringsmåten skal opprettholde lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden, uavhengig av format eller medium. Det er ikke listet opp hvilke konkrete elektroniske medier som godtas, men eksterne harddisker, minnepenner, CD og DVD er nevnt .

Tips! Det er viktig å huske at det originale regnskapsmaterialet på papir ikke kan kastes før du er helt sikker på at opplysningene er overført til et elektronisk medium og at det også foreligger en digital sikkerhetskopi.


Hvor lenge må opplysningene lagres?
Kravet om at bokførte opplysninger som i «utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt» er ikke nytt, men det er nå konkretisert.

Formålet med denne bestemmelsen er at de bokførte opplysninger skal være tilgjengelige for etterkontroll, fortrinnsvis gjennom overføring til analyseverktøy på data.

Det er ifølge Adekvat Info ikke tilstrekkelig å lagre opplysningene i en pdf-fil.

Kilde: Regnskaps-ABC

Av Otto Risanger – www.risanger.no

I over 20 år har Visma Mamut gjort det enklere å starte og drive egen bedrift. Visma Mamuts administrative programvareløsninger og nettbaserte tjenester til små og mellomstore virksomheter, gjør driften av din virksomhet mer effektiv.
Kontakt Visma: