Har du satt opp et likviditetsbudsjett?

Alt om likviditetsstyring – slik får du kontroll på bedriftens penger

God likviditet betyr at du har penger til å dekke både forventede og uforutsette utgifter.

Likviditet betyr kort og godt betalingsevne. Begrepet beskriver din bedrifts evne til å betale løpende utgifter som regninger, lønn, skatt og utviklingskostnader. Likviditeten sier altså noe om hvor god kjøpekraft virksomheten din har i øyeblikket.

Med likvide midler menes de eiendelene som lett og hurtig kan omsettes, slik at du kan foreta et kontant kjøp her og nå. Kontanter er derfor det mest likvide middelet bedriften din har.

God likviditetsstyring dreier seg om å iverksette tiltak og utarbeide rutiner som gir deg enda bedre kontroll og oversikt over betalingsevnen og kjøpekraften. Likviditet måles normalt i likviditetsgrader. Dette er viktige nøkkeltall som gir svar på om likviditeten er god eller dårlig.

Likviditetsgraden er faktisk et av nøkkeltallene som forverrer seg mest før en konkurs.

Har du et likviditetsbudsjett?

Likviditetsbudsjett er din bedrifts oversikt over planlagte innbetalinger og utbetalinger i en fremtidig periode. Budsjettet forteller deg om du har penger nok til å betale løpende utgifter.

Et likviditetsbudsjett hjelper deg med å kartlegge hvor mye penger du har til rådighet i fremtiden. Dette sees i sammenheng med forpliktelsene dine, for eksempel betaling av regninger, skatter, avgifter og lønnskostnader.

Bedre oversikt med likviditetsprognose

En likviditetsprognose er et verktøy som gir deg saldooversikt for en bestemt periode. En enkel likviditetsprognose for fire uker frem i tid, kan eksempelvis være: dagens banksaldo pluss budsjettert kontantsalg og kundefordringer som forfaller om maks 30 dager, minusleverandørgjeld (inkludert ikke godkjente faktura), lån, skatt og lignende som forfaller innen 30 dager. For å lage en slik prognose trenger du informasjon fra banken, oppdatert regnskap, generelt budsjett og likviditetsbudsjett.

Les mer om hvordan du kan bruke likviditetsprognose og hvilke tiltak du kan iverksette lenger ned i artikkelen.

Slik setter du opp et enkelt likviditetsbudsjett

Budsjett, likviditetsbudsjett og likviditetsprognose er viktige verktøy som kan bidra til bedre likviditet. Bruk budsjettallene dine til å sette opp likviditetsbudsjettet. Husk å legge på moms på de kontoene som har fradrag eller tillegg for dette. Ta bort de kostnadene som ikke er betalbare. For de aller fleste gjelder dette kun avskrivinger.

Legg inn forskyvning på de inntektene og kostnadene som har betalingsbetingelser (ikke kontant). Bruk et gjennomsnitt per konto eller summer opp betalingen i måneden den utføres på – for eksempel kvartalsvis husleiebetaling. Arbeidsgiveravgiften (AGA) betales for eksempel måneden etter terminen den er kostnadsført i.

Det kan være litt utfordrende å få momsen korrekt inn i likviditetsbudsjettet. Et eksempel: Betaler du en kvartalshusleie på 30 000 kroner eksklusiv moms, vil momsen på denne regningen utgjøre 7 500 kroner i tillegg. Hele beløpet på 37 500 kroner skal føres som én utgift den måneden regningen skal betales, mens du skal trekke de 7 500 kronene fra «momspotten» i den måneden momsoppgjøret finner sted.

I eksempelet nedenfor har vi også lagt inn arbeidsgiveravgift. Et forenklet resultat- og likviditetsbudsjett vil dermed se slik ut:

Resultatbudsjett

Resultatbudsjett1

Likviditetsbudsjett

Likvdiditetsbudsjett1

Som eksempelet viser, går 37 500 kroner ut av konto i januar og 40 000 kroner ut av konto i mars, for betaling av husleie og arbeidsgiveravgift. Ved avgiftsoppgjøret for første termin, som finner sted i april, får vi momsen tilbake.

Du må altså ha 37 500 kroner på konto i januar og 40 000 i mars, for å kunne betale utgiftene. Dette til tross for at den regnskapsmessige kostnaden egentlig bare er 30 000 kroner i januar og februar, og 10 000 kroner i mars.

I tillegg til kostnadene i resultatbudsjettet må du også inkludere en del andre opplysninger i likviditetsbudsjettet: moms (se eksempel), skatt, forskuddstrekk, investeringer (investeringsbudsjett), låneopptak, avdrag på lån og så videre.

Bruk budsjett og likviditetsbudsjett for å se på likviditetseffekten av de forskjellige målene som settes. Hvis det settes mål om 20 prosent vekst, må du beregne hvilken effekt dette har på andre kostnader i budsjettet:

  • Må bemanningen økes? Hvilke kostnader vil dette medføre?
  • Vil du få økte kontorkostnader, bilkostnader, forsikringer, regnskapshonorar, revisjonshonorar, arbeidstøy eller rentekostnader?
  • Hva med rekrutterings- og opplæringskostnader?
  • Er lokalene egnet for veksten eller må det leies nye?

Denne listen er på ingen måte utfyllende og er avhengig av bransje og lokale forhold.

Sjekk hvordan veksten slår ut på likviditeten

Så er spørsmålet hvordan 20 prosents vekst slår ut på likviditetsbudsjettet – utover resultateffekten over. Må lageret økes for å kunne oppnå vekst? Hvor mye? Vil kundefordringene øke ved vekst? Hvor mye? Hvilke investeringer må gjøres for å oppnå veksten? Vil avdrag endres? Må veksten finansieres med låneopptak? Hva er effekten på betaling av moms, skatt og avgifter?

Legg inn effektene i likviditetsbudsjettet og se hvordan dette slår ut. Negativ likviditetsbeholdning krever tiltak. Det kan ta tid før tiltakene får effekt, og noen ganger krever tiltakene en investering som på kort sikt gir en negativ effekt. Derfor er det lurt å gjennomføre tiltakene så raskt som mulig – og helst i prioritert rekkefølge. Fokuser heller på ett tiltak om gangen, og sørg for at hvert enkelt tiltak blir prioritert og gjennomført med full tyngde.

Ikke prøv å gjøre alt samtidig.

Det er også viktig at du setter opp klare delmål for å styrke likviditeten i bedriften din. Her er noen eksempler til inspirasjon:

  • Vi skal redusere varelageret med 10 prosent (etter veksten på 20 prosent) gjennom å innføre elektronisk varelager og forbedre innkjøpsrutinene våre.
  • Vi skal inngå avtaler med alle store leverandører om økt kredittid fra 20 til 30 dager.
  • Vi skal redusere kredittiden på kundefordringer fra 45 til 25 dager ved å forbedre innfordringsrutinene og redusere kunders kredittid fra 30 til 14 dager.

Disse tiltakene kan langt på vei finansiere veksten på 20 prosent. Hvis likviditetsbudsjettet viser at det blir mangel på penger i juli, iverksetter du tiltak i eller rett etter budsjettprosessen. Vekst bør finansieres med langsiktige lån.

Finn ut mer om hvordan du frigjør penger når bedriften vokser.

Dette er forskjellen på et resultat- og likviditetsbudsjett

Utgifter og inntekter i regnskapssammenheng er ikke det samme som ut- og innbetalinger fra bedriftens bankkonto eller kontantkasse. Her er et par eksempler på dette:

Salg av tjeneste

Du selger en tjeneste for 20 000 kroner eks. mva. til en kunde i april. Kunden får 30 dagers kreditt og fakturaen forfaller derfor ikke før i mai. I regnskapet vil transaksjonen bli inntektsført i april, og tilsvarende vil driftsbudsjettet (gitt at du hadde budsjettert med salget) vise inntekten i april. Pengene for salget inkl. mva. får du derimot ikke på konto før i mai måned. Det er nemlig her inntekten vil bli synlig i likviditetsbudsjettet. I tillegg må momsen betales til myndighetene ved terminforfall, som er 10. juni.

Kaffeautomaten

Et annet eksempel er innkjøp av splitter ny kaffeautomat – selve livsnerven på kontoret. Denne kjøper du inn for 20 000 kroner eks. mva. i april. Kaffeautomaten har en levetid på mer enn tre år og regnes derfor som en investering som må nedskrives. Det betyr at kjøpsprisen fordeles over flere år i regnskapet, etter fastsatte regler. Betalingen av kaffeautomaten skjer imidlertid kontant og hele beløpet går ut fra bedriftens konto med én eneste gang. I driftsbudsjettet vil altså kjøpsprisen bli fordelt over flere år, mens i likviditetsbudsjettet vil kjøpsprisen bli reflektert i den perioden kjøpet skjedde. I tillegg må du betale momsen ved kjøpet. Momsen får du tilbake på neste momsoppgjør, som nevnt over. Da vil eksempelet se slik ut:

Resultatbudsjett

resultatbudsjett

Likviditetsbudsjett

likviditetsbudsjett

 

Likviditetsprognose gir bedre kontroll

Er likviditeten presset? Som nevnt er likviditetsprognosen et viktig verktøy for å få kontroll. Det finnes mange gode verktøy som snakker med de fleste av regnskapsprogrammene på markedet. Det går også an å bruke Excel-uttrekk fra regnskapssystem og bank i en enkel modell. Dette kan løse behovet for likviditetsoversikt 14-30 dager frem i tid.

Sørg for at prognosen oppdateres ukentlig. Da blir det enklere for deg å se når du eventuelt må iverksette følgende fire kortsiktige tiltak:

  • Ringe de største kundene for å få inn pengene på forfall
  • Kontakte de største leverandørene for å få betalingsutsettelse
  • Begrense varekjøpet i en liten periode
  • Kontakte banken, eller annen finansinstitusjon, og be om utvidet kreditt i en periode (basert på budsjettene og likviditetsprognosen)

Hold regnskapet oppdatert

En forutsetning for god og fornuftig likviditetsstyring er at regnskapet til enhver tid er ajour. Vurder å benytte deg av smarte, digitale løsninger. Regnskapet ditt vil rett og slett oppdateres mye raskere.

EHF (elektronisk handelsfaktura) eller faktura på e-post bokføres raskere enn postfaktura i fysisk form. Samtidig elimineres muligheten for menneskelig svikt i form av kjedelige tastefeil som kan få store konsekvenser. Ville det ikke også være fint om bankdata kunne oppdateres i regnskapet samme dag som transaksjonen skjer i banken?

Likviditet er et komplekst område, men med relativt enkle grep kan du komme langt. Helt til slutt spanderer vi derfor fem gode råd for å få kontroll på pengene:

  1. Ha et oppdatert regnskap til enhver tid
  2. Lag klare mål på hva som skal forbedres
  3. Lag et godt gjennomarbeidet resultatbudsjettet
  4. Bygg et likviditetsbudsjett på resultatbudsjettet
  5. Ta jevnlig ut prognoser
Roy er rådgiver i Visma Services Norge. Han er faglig dyktig og har lang erfaring. Som rådgiver har Roy spesialkompetanse innenfor generell bedriftsrådgivning, effektiv systembruk, årsoppgjør, konsernregnskap og selskapsstruktur.
Kontakt Roy: