Prosjektgruppe i arbeid

8 tips – Hvordan lykkes med prosjektledelse?

Med nærmere én million treff på Google, kan vi trygt slå fast at «prosjektledelse» er et hett tema. Du er med andre ord ikke alene om å ville bli America’s (Norges) Next Top prosjektleder.

Det er ikke riktig at prosjektlederen er «poteten» på jobben. Du skal ikke bidra inn i alle prosesser; tvert i mot er ditt mandat å organisere, lede og motivere. Les videre for å finne ut av hvordan du – og prosjektgruppen – kan løpe jublende ut av kontoret etter ethvert endt prosjekt.

Vil du ha enda flere tips?

De åtte punktene under er en liten smakebit på en typisk prosjektleders oppgave. Ønsker du enda mer innsikt i hva som ligger bak hvert punkt? Da passer det bra at Visma har laget en praktisk sjekkliste til akkurat deg.

Din rolle som prosjektleder

Prosjektleders mandat er å organisere prosjektgruppen og lede arbeidet mot målet – vel innenfor gitte kostnads- og tidsrammer. Nettopp derfor er en uvurderlig egenskap å jobbe strukturert og målrettet, samtidig som du evner å motivere.

Brief og debrief med kunde

God kommunikasjon er avgjørende for å avklare oppgaven. Etter at du har fått presentert briefen fra kunden, bør du avtale en debrief. Har dere forstått hverandre? Sitter du som fagperson igjen med et presist inntrykk av prosjektets mål og hensikt? Svaret finnes bare ett sted: hos kunden, men dette er likevel viktig begge veier. En debrief legger grunnlaget for god, åpen og ærlig kommunikasjon hele veien.

Les også: Prosjektets faser: Hvorfor er oppstarten så kritisk?

Avklar arbeidsgruppen

Tenk nøye gjennom hvilke ressurser du trenger, samt hvilke kompetanser og egenskaper disse menneskene bør besitte. Sørg for at alle i arbeidsgruppen kjenner til prosjektets mål og rammer. Hvor reiser vi fra, med hvilke mellomlandinger og til hvilken destinasjon skal vi?

Kartlegg behov og utfordringer

Gå tilbake til skrivebordet. Nå starter researchfasen. Det er lett å la seg rive med når man kjenner på et brennende engasjement. Får man i tillegg vann på mølla i form av ivrige prosjektdeltakere, er det enkelt å hoppe rett til løsningen. Noter deg gjerne løse idéer og tanker, men forsikre deg om at dere begynner fra begynnelsen: kartlegging av kundens behov og utfordringer.

Dette, i tillegg til egen innsikt og research, legger grunnlaget for det videre arbeidet. Med god innsikt i bunn, er det lettere å fatte beslutninger og stå med sterkere faglig tyngde mot kunde, i de tilfeller det er innvendinger.

Lag en god prosjektplan

Mangfoldet i et prosjekt kan være stort – både i form av fagområde, ekspertise og mennesker. Det kan være sprik i alt fra alder til teknisk kompetanse. Sørg for å gjøre prosjektplanen så kompleks som nødvendig, men likevel så enkel som mulig.

Legg frem en fremdriftsplan fra A til Å. Er det parametere eller informasjon som ikke er relevant for deler av eller hele arbeidsgruppen? Da trenger det heller ikke være tilgjengelig. På samme måte er det å sette på kopi noen som ikke får verdi av å følge korrespondansen, også unødvendig.

Hold et øye med budsjettet

Det er lettere sagt enn gjort å gjennomføre et prosjekt på estimert tid. En undersøkelse fra 2012, utført av The Standish Group International tar for seg 90 000 gjennomførte prosjekter innen IT og software. Undersøkelsen viser at:

  • kun 39 % av prosjektene ble levert på tid, innenfor budsjett og med ønsket resultat
  • 43 % ble fullført, men ikke i henhold til planen
  • hele 18 % av prosjektene feilet

Dette går i sin tur utover bedriftens lønnsomhet. Derfor er det viktig med gode rutiner for å holde seg innenfor budsjett – uansett om prosjektet går på fastpris eller timepris.

Riktig og effektiv fakturering

Går prosjektet på timepris? Da er det viktig at alle fakturerbare timer registreres. Samtidig er det viktig at det ikke faktureres feil, slik at kunden blir misfornøyd og bedriften må bruke mye tid på å forsøke å rette opp. Å ha ett system som forener fakturaer og rapporter, sparer deg for tid og reduserer sjansen for feil. Korrekt fakturering gir fornøyde kunder.

Les også: Slik gir god prosjektstyring økte driftsinntekter

Grundig evaluering av prosjektet

Å gjøre en grundig evaluering i etterkant, kan ofte nedprioriteres fordi det er nye viktige oppgaver å ta fatt på. Dette er imidlertid viktig å gjøre en god jobb her, slik at virksomheten kan lære hvordan de best håndterer prosjekter.

Det er alltid noe å lære, alltid noe man kunne gjort bedre og man skaper seg et erfaringsgrunnlag som kan brukes i neste prosjekt. Med gode prosjektrapporter og analyser kan man lære av de gode prosjekt gjennomføringene og hedre de ansatte som bidrar på en positiv måte i gjennomføringen. Innsikten man sitter igjen med her, brukes til å tette lukene og jobbe enda mer produktivt i neste prosjekt.

Tonje Fjeldberg Fineide er produktsjef i Visma Software. Hun er ansvarlig for vår løsning for prosjektstyring.
Connect with Tonje: