Over 68.000 småbedrifter driver med varehandel i Norge. I forbindelse med at vi skulle utvikle en ny lager- og innkjøpsmodul til Visma eAccounting gjennomførte vi en spørreundersøkelse blant små bedrifter som driver innenfor varehandel i Norge. Her fremkom flere utfordringer de opplever i hverdagen, men spesielt kontroll på varelageret gikk igjen hos de fleste.
I dette innlegget vil vi komme med 5 tips til hvordan man bør gå frem for å løse disse utfordringene og få bedre kontroll på varene på lager.
Les også: Småbedrifter frustrerte over manglende verktøy for lagerstyring
1. Få en oversikt over varene dine!
Med dette mener vi, finn ut hvilke av dine varer selger godt og hvor raskt. Vi bruker betegnelsen “omløpshastighet” og det handler om hvor lenge en vare er på lager før den går ut igjen.
Det ideelle er at en vare ligger så kort tid som mulig på lageret. For å være så effektiv som mulig vil det være smart å ha et bestillingspunkt for slike varer som er høyt. Altså når du rebestiller disse varene har du fortsatt nok på lager til å serve dine kunder inntil de nye er kommet inn. Da går du aldri tom for akkurat den varen og risikerer ikke å tape salg.
Det motsatte gjelder en vare som ligger lenge på lager, kanskje en service vare eller tilsvarende som selges sjelden. Denne kan da ha et lavt bestillingspunkt, slik at du ikke sitter med mange på lager og binder kapital som kan brukes til andre varer med høyere omløpshastighet.
Se også dette i sammenheng med sesongvariasjoner. Kanskje noen varer selger mer mot slutten av året enn i begynnelsen. Da vil det være fornuftig med et lavt antall varer i starten av året, men øke bestillingstakten mot slutten av året. Her vil historiske salgsrapporter kunne være gode verktøy i en slik analyse.
2. Sørg for gode innkjøpsrutiner
Når du føler du har god oversikt over hvilke varer du selger mye av bør du undersøke om du har optimale innkjøpsrutiner opp mot ditt behov. Mange bestiller bare det samme som de bestilte sist uten å ta inn over seg hva man bør bestille med hensyn på antall på lager.
Et bestillingspunkt er fornuftig å sette på hver vare slik at du aldri bestiller noe før antallet synker under dette. Uten et godt system som gir deg bestillingspunkt, kan dette være vanskelig å gjøre og man ender opp med å fylle lageret med varer som ikke har høy omløpshastighet, da man bare bestiller det samme som sist.
Husk også å være nøye med å registrere varer som mottatt når du får varene inn på lager. Dette er noe flere slurver med, og du vil plutselig få avvik i antall på lager og kollegaer begynner å miste tillit til systemet man bruker.
3. Etabler gode innkjøpsavtaler
Selv om man er en liten bedrift er det fullt mulig å forhandle med leverandører for bedre priser og rabatter. Her er det igjen viktig å gå tilbake til hvilke av dine varer som selger godt, og bruke de tallene opp mot leverandørene for å presse frem bedre avtaler. Husk også at det ikke bare handler om pris, men også kredittid!
La oss si at du har 10 dagers betalingsbetingelser på en vare som i snitt ligger 20 dager på lager. Da har du 10 dager der du har redusert kapital/kontanter fordi du har betalt din leverandør, før du har solgt din vare. Tenk deg så at du kan forhandle frem 30 dagers betalingsbetingelser. Da vil du allerede ha solgt varene før du må betale fakturaen til din leverandør. Dette vil gi deg bedre likviditet!
4. Kvitt deg med ukurante varer!
En ukurant vare defineres ofte som en vare som blir liggende lenge på lager og selger dårlig. Gjerne fordi den ikke passer med sesongen eller begynner å bli utdatert for eksempel. Disse varene er det viktig å kvitte seg med før man ikke får solgt de i det hele tatt. Her kan man se mange praktiske eksempler der høytidsvarer selges rimelig etter høytiden, slik at man ikke sitter inne med varen helt til neste høytid eller eventuelt må kaste de.
Et annet eksempel er teknologiske varer som kan bli utdatert. Med kontroll på hva du har på lager kan du forutse dette og kanskje kjøre kampanjer og tilbud for å ikke brenne inne med disse produktene og dermed risikere å tape penger.
5. Registrer lagerbevegelser fortløpende
Det ideelle er å ha et så lavt antall varer på lager som mulig, samtidig som du alltid kan levere varer på kort tid til dine kunder. Med lang leveringstid risikerer man å tape salg, samt at kunder oppfatter dette som dårlig service. Det er også oppfattet som svært dårlig service dersom man opplyser at man har en vare, for så oppleve at dette ikke stemmer når man skal plukke en ordre for å sende til kunde.
Vær nøye med å registrere alle lagerbevegelser fortløpende. En lagerbevegelse er en hendelse der en vare gjerne går inn eller ut av lagerbeholdningen. Det kan skyldes andre ting enn bare kjøp og salg, som for eksempel reklamasjoner, brekkasje, tyveri eller lignende. Om man er nøye med å føre ting ut av lager når man oppdager slike hendelser, så vil lagerbeholdningen i systemet være enda mer pålitelig.
Gratis webinar
For å følge opp disse 5 tipsene trenger man systemer og rutiner. Bli med på webinaret hvor vi viser deg lagermodulen i Visma eAccounting, og hvordan denne kan hjelpe deg med å ha bedre kontroll over ditt lager og dine innkjøp!
