Gå til hovedsiden

Bruker du Excel? På tide å bruke hodet!

Mange bedrifter kan dra nytte av å gå bort fra Excel, og over til et skybasert rapporteringsverktøy. Simen Tønsberg i Visma forklarer deg hvorfor.

Simen Tønsberg, Rådgiver for budsjetterings-og rapporteringsverktøy i Visma
Simen Tønsberg, Rådgiver for budsjettering- og rapporteringsverktøy i Visma

– En gang i tiden var Excel det beste rapporterings- og budsjetteringsverktøyet. Arbeidsmarkedet i dag stiller høyere krav enn tidligere. Vi må samarbeide mer, og vi må håndtere større datamengder, sier Simen Tønsberg, rådgiver for rapportering og budsjettering i Visma.

I tillegg har ansatte en forventning om at de ikke skal sitte med manuelle og gjentakende oppgaver.

–Dermed klarer ikke verktøy, som Excel, å gi bedriftene det frasparket de trenger for å jobbe automatisert og smart, sier han.

Les guiden: Hvilke rapporter gir best innsikt i den økonomiske situasjonen for din bedrift?

Tønsberg mener det er fem faktorer som viser om bedriften er moden for å gå vekk fra Excel. Kan du svare ja på flere av spørsmålene under? Da er det kanskje på tide å se på en nyere løsning:

1. Tar rapporteringsprosessen for lang tid?

En rapporterings- og budsjetteringsprosess i Excel består av manuelle trykk, gjentakende oppgaver, e-poster med sensitiv data, samt mangel på oversikt og kontroll. Endringer i Excel-filer er vanskelige å administrere, og det er fort gjort å glemme å oppdatere lenker og formler.

Styret og økonomisjefer er avhengige av å få tilgang til riktige tall. Feil i regneark kan føre til lange prosesser for godkjenning, da dobbelt- og kanskje trippelsjekk, samt feilsøk i tusener av rader, celler og versjoner, er tidkrevende. Dessuten kan du lett å miste motivasjon og bli frustrert av å gjøre de samme arbeidsoppgavene gang på gang.

2. Har du for mange versjoner av rapportene og budsjettene?

Rapportmaler i Excel settes opp, deles og samles manuelt. Det gjør at det er utfordrende å ha kontroll over rapportene. Med mange versjoner av det samme regnearket, er det vanskelig å finne ut når den siste endringen ble gjort, hva som eventuelt ble endret, og ikke minst av hvem. Uten versjonskontroll, kan dette føre til feil, og mye bruk av tid til å feilsøke og revidere.

Les også: CFO: – Sårbart å kun basere budsjettene på Excel

3. Er det vanskelig å konsolidere data?

Er dataen i Excel adskilt fra økonomisystemene dine? Budsjettering krever ofte konsolidering av datakilder fra hele bedriften, og det er viktig å kunne gjøre denne prosessen på en rask og fleksibel måte.

4. Er det rom for å forbedre samarbeidet?

Bedrifter som vokser merker at behovet for samarbeid på tvers øker. Å sende regneark frem og tilbake gjør det altfor enkelt å slette rader og celler, eller gjøre feil med formler og lenker. I tillegg kan du ikke følge med på endringer som andre har gjort. Dette er en lite effektiv måte å jobbe sammen på, som ofte fører til feil.

5. Er datasikkerheten din i praksis litt for dårlig?

Har du uheldigvis sendt rapporten til noen som egentlig ikke skulle se den? Når du sender e-poster frem og tilbake, er det fort gjort å plutselig sende av gårde et dokument til feil person. Rapporter og budsjett inneholder sensitiv informasjon, for eksempel detaljerte utgifter til forskjellige avdelinger og lønn. Du ønsker ikke at disse opplysningene skal komme på avveie.

Hvilke versjoner ligger hvor og hos hvem? Med statiske regneark som er sendt rundt omkring, er det vanskelig å holde styr på hvilke data som ligger hvor. 

Kjenner du deg igjen?

Det viktigste for deg er ikke å sette sammen dataen – men hva dataen kan fortelle deg. Akkurat det gjør rapporteringsverktøyet OneStop Reporting. Finn ut hvilke gevinster du få av å jobbe i en skybasert løsning:

Book en prat med oss her

Mest populære