KS estimerer at de økonomiske gevinstene ved å ta i bruk Digital Post, ved KS SvarUt, fremfor brevpost i kommunen er anslagsvis 40 kroner per forsendelse. For en middels stor kommune er potensialet for besparelser anslått til å ligge mellom 800.000 og 2 millioner kroner per år.
På bare de tre første kvartalene i 2019 ble det sendt 8,5 millioner forsendelser med SvarUt, til en besparelse på 445 millioner kroner og 193 tonn papir.
1. Store økonomiske besparelser
I Visma Flyt Skole (VFS) kan man både produsere og sende dokumenter digitalt ved hjelp av SvarUt. Forsiktige beregninger gjort av fagkonsulentene i Visma viser at potensialet for besparelser ved å ta i bruk Digital Post i skolen for en liten kommune er så mye som 100.000 kroner årlig, når man regner sammen porto, print og arbeidstimer. I en større kommune vil potensialet selvsagt være mye større.
Arendal kommune innførte Visma Flyt Skole i 2016 og har benyttet seg av SvarUt siden starten. Skolesjef i kommunen, Øystein Neegaard, forteller de kun har gode erfaringer og kan virkelig anbefale SvarUt i skolen.
– Jeg vil si at SvarUt, med tilhørende arkivintegrasjon, er av den funksjonaliteten som har gitt størst gevinst og effekt av å bruke Visma Flyt Skole, sier han.
2. Mer effektiv saksbehandling
Arendal kommune har ikke utarbeidet noe tallmateriale for hvor mye de har spart, men at de ved bruk av SvarUt har en mer effektiv saksbehandling er skolesjefen helt sikker på.
– Det er en rask og effektiv løsning som sparer både tid og ressurser, sier Neegaard og legger til:
– Kommunen sparer både tid og penger på å bruke SvarUt i VFS. Vi har redusert bruken av porto vesentlig. Dette kunne også vært løst i vårt saksbehandlersystem, men saksbehandlertiden og mulighetene i VFS er vesentlig bedre enn i saksbehandlersystemet vårt, så tidsbesparelsen og enkelheten er nok vel så viktig.
3. Raskere svar på henvendelser til skolen
– Vi i Arendal kommune har utarbeidet en del dokumentmaler og ved funksjonaliteten i VFS kan vi raskt og enkelt nå ut til de foresatte på en god måte. Det er muligheter for å masseprodusere dokumenter og ekspedere mange brev på en gang, forklarer Neegaard.
Og om foresatte ikke er digitale, løser systemet også dette.
– Dersom foresatte ikke er registrert for Digital Post håndteres dette av SvarUt. Løsningen for print og utsendelse rask, sier skolesjefen.
Er du allerede kunde av Visma Flyt Skole og bruker av community? I vår webshop kan du sjekke leveransebetingelser for Digital Post i skolen og enkelt bestille løsningen eller ta kontakt med oss for et tilbud.
4. Imøtekommer foresattes forventning om digitalisering og sikkerhet
I dag forventer de aller fleste at post fra kommunene skal være digital. SvarUt er den eneste digitale løsningen som tilfredsstiller gjeldende lover og regler for sikker Digital Post. E-post kan ikke benyttes for personinformasjon og heller ikke til annen informasjon som er viktig for mottaker.
Neegaard i Arendal kommune forteller at overgangen fra papir til Digital Post i skolen har vært enkel.
– Vi har ikke endret noen rutiner i vesentlig grad annet enn at vi saksbehandler en del dokumenter i VFS og ikke i kommunens sentrale saksbehandlersystem. Oppsettet da med arkivintegrasjon og SvarUt er nøkkelen til at det er en god og effektiv løsning, forteller han.
5. Foresatte kan lese brev fra skolen på mobil og nettbrett
SvarUt virker slik at når det utgående brevet er ferdigstilt i VFS og godkjent i sak-/arkivsystemet, ekspederes det fra sak-/arkivsystemet til SvarUt. SvarUt sender brevet videre til Altinn.
Gjennom Altinn varsles foresatte om at de har mottatt et brev fra kommunen. Varslet inneholder lenke til selve brevet som kan åpnes og leses via den tilsendte lenken. Dette kan også gjøres fra mobil og nettbrett, så lenge man har aktivert sin digitale postkasse. For å lese post fra det offentlige må du logge inn via ID-porten.
Vil du ha en gratis, uforpliktende demo, eller vite mer om Digital Post i skolen?
